Тема 4. Оформление управленческих документов.

Лабораторная работа №9. Тема «Работа с несекретными документами и обращениями граждан».

План лабораторной работы.

Цель занятия: Дать навыки составления и оформления с несекретными документами и обращениями граждан.

В результате выполнения задания студенты должны:

• знать основные положения о конфиденциальной информацией;

• знать функциональные обязанности должностей;

• иметь представление о Постановлении Правительства РФ «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» №35 от 05.12.1991.;

• изучить ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан» от 02.05.2006.

Задания:

1. Перечислите виды информации, являющаяся коммерческой (некоммерческой) информацией.

2. Определить - кто и в какие сроки проводит инструктажи по соблюдении коммерческой тайны.

3. Перечислить информацию, которая не может составлять коммерческую тайну.

Источники и литература

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт России, 2003

2. Постановление Правительства РФ «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» №35 от 05.12.1991

3. ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан» от 02.05.2006.

4. Делопроизводство: Учебник для вузов/Под ред. Т.В.Кузнецовой. М.: МЦФЭР, 2004. С.163-176

5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-синтез", 2003. С.127-143

Документы и материалы к занятию

ЕГСД, ГСДОУ, ГОСТ Р 6.30-2003, УСОРД, Словарь видов управленческих документов, сборник управленческих ситуаций.

7. Итоговый тестовый контроль.

Билет 1.

Вопрос 1.

Устав организации, положение о структурном подразделении относятся к документам:

А. Распорядительным

Б. Организационным

В. Информационно-справочным

Вопрос 2.

Должностная инструкция, положение о структурном подразделении относятся к документам:

А. Распорядительным

Б. Организационным

В. Информационно-справочным

Вопрос 3.

Составьте реквизит - регистрационный номер письма, если индекс структурного подразделения – 02; номер дела по номенклатуре дел – 15; порядковый номер письма – 140.

Составьте шапку письма, составленного двумя организациями.

Билет 2.

Вопрос 1.

Штатное расписание, структура и штатная численность, договор-контракт относятся к документам:

А. Распорядительным

Б. Организационным

В. Информационно-справочным

Вопрос 2.

Приказ, распоряжение относятся к документам:

А. Распорядительным

Б. Организационным

В. Информационно-справочным

Вопрос 3.

Составьте реквизит «Адресат» для ОАО «Чайка», находящийся по адресу М.О. г.Ногинск, ул. Климова д. 74. 142400. Финансовому директору Петровой Алле Евгеньевне.

Билет 3.

Вопрос 1.

Указание, распоряжение относятся к документам:

А. Распорядительным

Б. Организационным

В. Информационно-справочным

Вопрос 2.

Акты, справки, докладные записки относятся к документам:

А. Распорядительным

Б. Организационным

В. Информационно-справочным

Вопрос 3.

Составьте реквизит утверждения документа (Устав организации) у директора филиала РГГУ в г.Электросталь Пчелинцева Эдуарада Александровича

Билет 4.

Вопрос 1.

Объяснительные записки, деловые письма относятся к документам:

А. Распорядительным

Б. Организационным

В. Информационно-справочным

Вопрос 2.

Служебные телеграммы, телефонограммы относятся к документам:

А. Распорядительным

Б. Организационным

В. Информационно-справочным

Вопрос 3.

Составьте гриф согласования акта о купле продажи у Ректора Финансовой академии Смирнова Андрея Владимировича и расположите на листе А4 в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Билет 5.

Вопрос 1.

Информационно-справочные документы предназначены:

А. Для регламентации деятельности организации

Б. Для отражения деятельности организации

В. Для использования в информационно-справочных целях

Вопрос 2.

Распорядительные документы предназначены:

А. Для регламентации деятельности организации

Б. Для отражения деятельности организации

В. Для использования в информационно-справочных целях

Вопрос 3.

Билет 6.

Вопрос 1.

Организационные документы предназначены:

А. Для регламентации деятельности организации

Б. Для отражения деятельности организации

В. Для использования в информационно-справочных целях

Вопрос 2.

Наименование организации-автора документа, наименование вида документа, дата издания, регистрационный номер документа – это реквизиты

А. Содержательной части документа

Б. Заголовочной части документа

В. Оформительной части документа

Вопрос 3.

Составьте докладную записку директору ОАО «Компас» от 20.05.2010 о командировании Петрова И.Н. в связи с производственной необходимостью с 25 по 30 мая. Записка от начальника производственного отдела Андреева М.А.

Билет 7.

Вопрос 1.

Заголовок к тексту, текст документа – это реквизиты

А. Содержательной части документа

Б. Заголовочной части документа

В. Оформительной части документа

Вопрос 2.

Подпись, печать, гриф утверждения – это реквизиты

А. Содержательной части документа

Б. Заголовочной части документа

В. Оформительной части документа

Вопрос 3.

Составьте докладную записку генеральному директору детского лагеря ООО «Умка» Петрову И.Н. от 10 апреля текущего года о привозе некачественного товара в столовую детского лагеря 9 апреля. Записка от начальника пищевого блока Марковой Н.А.

Билет 8.

Вопрос 1.

Подпись, печать, гриф утверждения – это реквизиты

А. Содержательной части документа

Б. Заголовочной части документа

В. Оформительной части документа

Вопрос 2.

Документы оформляются в соответствии с требованиями

А. Научного стиля

Б. Публицистического стиля

В. Официально-делового стиля

Вопрос 3.

Составьте гриф согласования ПРИКАЗА об увольнении инженера Российской Академии Наук Смирнова Андрея Владимировича у Генерального директора Власова Марка Николаевича и расположите на листе А4 в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Билет 9.

Вопрос 1.

Отличительная особенность официально-делового стиля обязательное наличие:

А. Изобразительных средств речи

Б. Элементов разговорного стиля

В. Устойчивых словосочетаний

Г. Научных терминов

Вопрос 2.

Документооборот – это

А. объем документов, проходящих через организацию за определенный период времени

Б. Движение документов в заданном направлении

В. Движение документа от момента его создания или получения до отправления или уничтожения.

Вопрос 3.

Составьте реквизит - регистрационный номер письма, если индекс структурного подразделения – 01; номер дела по номенклатуре дел – 15; порядковый номер письма – 140.

Составьте шапку договора о купли-продажи, составленного двумя организациями от 4 мая 1990 года.

8. Контрольные вопросы по курсу

1. Что включает в себя понятие «делопроизводство»?

2. Что понимается под юридической силой документа?

3. Что такое стандартизация документов?

4. Что такое унификация документов?

5. Назовите основные виды бланков, применяемых в учреждении

6. Перечислите реквизиты, входящие в состав бланка для письма.

7. Чем отличается общий бланк от бланка для письма?

8. Какие требования предъявляются к оформлению реквизита «наименование организации»?

10. Что входит в состав реквизита «справочные данные об организации»?

11. Каков порядок датирования документа и виды дат?

12. Каков порядок адресования документа?

13. Какими способами оформляется утверждение документа?

14. Какие требования предъявляются к резолюции, каков порядок ее оформления?

15. Каков порядок оформления приложений к документу?

16. Каков порядок оформления реквизитов «подпись» и «отметки о заверении копии»?

17. Как оформляется согласование документа?

18. Каков порядок проставления на документах печатей?

19. Перечислите отметки, проставленные на входящем документе, укажите порядок их оформления.

20. Какие общие требования предъявляются к тексту документа?

21. Из каких смысловых частей состоит текст документа и как они располагаются в тесте?

22. В чем преимущества составления и оформления документов на компьютере?

23. В чем особенности языка и стиля служебных документов?

24. Какое значение имеет знание орфографии при создании служебных документов?

25. Какие требования предъявляются к композиции служебных документов?

26. Назовите этапы редактирования.

27. Каковы принципы редакторской правки?

28. Назовите виды редакторской правки.

29. Назовите виды организационных документов и укажите особенности их составления и оформления.

30. Назовите виды распорядительных документов и укажите особенности их составления и оформления.

31. В чем особенности составления и оформления протокола?

32. В чем особенности составления и оформления акта?

33. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению справок?

34. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению служебных писем? Каковы разновидности писем?

35. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению телеграмм?

36. Каковы особенности составления и оформления телефонограмм?

37. Укажите типовые организационные структуры службы делопроизводства

38. Каковы цели и задачи службы делопроизводства?

39. Какие основные функции выполняет служба делопроизводства?

40. Какими нормативными документами регламентируется деятельность службы делопроизводства?

41. Что понимается под объемом документооборота?

42. Что входит в понятие документооборота?

43. Что влияет на организацию движения документов?

44. Каковы основные правила организации документооборота?

45. Какие основные потоки документов можно выделить в организации и в чем их особенность?

46. В чем значение предварительного просмотра и распределения поступивших документов и как они проводятся?

47. Назовите этапы работы исполнителя с документами. Требования к обработке исходящих документов.

48. Правила обработки исходящих документов

49. Значение регистрации документов, какое место она занимает в организации делопроизводства?

50. Какие данные о документе записываются в процессе его регистрации?

51. Назовите формы регистрации документов. Их достоинства и недостатки

52. Значение информационно-справочной работы в организации документационного обеспечения управленческой деятельности.

53. Формы организации информационно-справочной работы в учреждении

54. Какое место занимает контроль за исполнением документов в управленческой деятельности?

55. Что такое сроковый контроль?

56. Что такое текущий контроль, предупредительный контроль?

57. Что понимается под итоговым контролем?

58. Какие документы понимаются под обобщенным названием «обращение граждан»? В чем особенность ведения делопроизводства по обращениям граждан?

59. Что такое номенклатура дел?

60. Каковы общие требования к номенклатуре дел?

61. Как оформляется номенклатура дел?

62. Что понимается под формированием дел?

63. Каков порядок хранения дел?

64. Что понимается под экспертизой ценности документа?

65. Каковы основные критерии оценки документов?

66. Каков порядок проведения экспертизы ценности документов?

67. Как оформляются дела временного срока пользования, постоянного и

долговременного сроков хранения?

68. Каков порядок передачи дел в архив?