Лабораторная работа № 5 (msExcel). Тема: Работа со списками. Структурирование рабочих таблиц. Подведение итогов для данных, расположенных в смежных диапазонах.

Цель: использовать функции списка. Научиться создавать структуру таблицы, подводить итоги в смежных диапазонах.

Теоретические сведения

1. Список.

Список – это табличная база данных, которая содержится в листе рабочей таблицы. Такая база данных состоит из имен полей, которые расположены в первой строке и информационных записей, находящихся в следующих строках. В списке не должно быть пустых столбцов или пустых строк. Над списками можно выполнять следующие операции:

• Ввод данных в список.

• Фильтрация данных в списке – это выбор данных по заданному критерию (условию). Фильтрация данных осуществляется с помощью команды Данные/Фильтр. Имеются две разновидности этой команды, задаваемые параметрами: Автофильтр и Расширенный фильтр. Фильтрация данных может осуществляться с помощью специальной формы, которая вызывается командой Данные/Форма.

• Сортировка списка. Сортировка – это расположение данных в определенном порядке по возрастанию или убыванию. Сортировка выполняется командой Данные/Сортировка.

• Вставка формул для подведения промежуточных итогов.

• Создание с помощью сводной таблицы итоговой таблицы данных списка, отфильтрованного по определенным критериям.

• Создание с помощью сводной таблицы итоговой таблицы данных списка.

2. Структурирование.

Структурирование заключается в распределении данных по уровням иерархической структуры. Структуры используются для создания итоговых отчетов. Работая со структурами, нужно иметь в виду следующее:

• структуру можно создать автоматически или вручную;

• одна рабочая таблица может иметь только одну структуру (вертикальную, горизонтальную или обе);

• можно скрыть символы структуры (чтобы освободить пространство экрана), но сохранить при этом саму структуру;

• структура может иметь до восьми вложенных уровней.

1. Подготовка данных к преобразованию их в структуру.Прежде всего, необходимо убедиться в том, данные подходят для создания структуры и формулы правильно заданы. Данные должны иметь иерархическую организацию, например, расчет бюджета строиться по следующей схеме:

Фирма

Подразделение

Отдел

Категория бюджета

Статья бюджета

Формулы должны быть введены правильно и согласованно. Если формулы не согласованы, т.е. одни формулы находятся под соответствующими ячейками, другие над ячейками, то при создании структуры не будет получен желаемый результат.

1. Создание структуры

• Автоматическое создание структуры.

Чтобы автоматически создать структуру для некоторого диапазона данных, поместите курсор в любую ячейку этого диапазона. После этого выберите команду Данные/Группа и Структура/Создание структуры. Программа проанализирует формулы в диапазоне и создаст структуру. Если формулы отсутствуют в диапазоне, то автоматически структура не будет создана.

• Создание структуры вручную

Процесс создания структуры вручную подразумевает создание групп строк (для вертикальной структуры) или групп столбцов (для горизонтальной структуры). Чтобы создать группу строк, выделите полностью все строки, которые нужно включить в эту группу. Затем выберите команду Данные/Группа и структура/Сгруппировать. После создания группы будет отображаться символ структуры.

3. Подведение промежуточных итогов в смежных диапазонах.

Осуществляется через команду меню Данные/Итоги.

Порядок выполнения работы

1. Ввести список «Периферия», представленный ниже.

   Товар	Тип	Наименование	Цена	Кол- во	Сумма
   Сканер	Листовой	Paragon Page Easy	52	1
   Сканер	Планшетный	Paragon 1200 SP	201	1
   Сканер	Планшетный	ScanExpress A3 P	203	1
   Принтер	Струйный	Epson Stylus Photo 700	304	1
   Принтер	Лазерный	HP LaserJet 4000	1275	1
   Принтер	Лазерный	HP LaserJet Color 8500	7358	1
   Сканер	Листовой	Paragon Page 630	43	2
   Сканер	Планшетный	Paragon 800IIEP	211	2
   Принтер	Матричный	Epson LX-1050+	263	2
   Принтер	Лазерный	HP LaserJet 5000	1688	2
   Сканер	Планшетный	ScanExpress 6000 SP	85	3
   Принтер	Струйный	Epson Stylus-1500	467	3
   Принтер	Матричный	Epson LQ-2170	639	3
   Принтер	Матричный	Epson LQ-100	127	5
   Принтер	Струйный	Epson Stylus-1520	884	5

2. Подсчитайте сумму для каждого товара по формуле : Цена*Кол-во.

3. Примените к списку следующие команды, выбранные в меню Данные: Форма, Сортировка, Фильтр, Итоги.

Ход выполнения работы:

1. В меню Данные выберите команду Форма. Определите назначение каждой кнопки в окне. Введите еще две записи, нажимая кнопку Добавить. Нажав кнопку Критерии, установите в поле Сумма значение >300, переместитесь по записям, нажимая кнопки Назад и Далее (Вперед). Закройте окно Формы.

2. Отсортируйте записи по Товару в порядке возрастания, по полю Тип в порядке возрастания командой Данные/Сортировка.

3. Используя автофильтр Данные /Фильтр/Автофильтр, отберите записи:

• По полю Тип: Лазерные принтеры. Для этого перейдите на поле Тип. Раскройте список фильтрации и выберите Лазерные. На экране остались только данные по лазерным принтерам. Отмените фильтр (Данные /Фильтр/Отобразить все).

• По полю Товар: Сканеры. Выполнить самостоятельно! Отмените использование фильтра.

• По полю Кол-во: больше 3. Раскройте список фильтрации и выберите Условие. Выберите из списка оператор отношения «больше». В соседнем поле задайте значение 3. ОК.

Отмените использование фильтра.

4. используя Расширенный фильтр Данные /Фильтр/Расширенный фильтр найдите сканеры, которых больше 1. Для этого под таблицей запишем условия отбора Товар – Сканер, Кол – во > 1. Выполним команду Данные /Фильтр/Расширенный фильтр. Выполним обработку, как показано на рисунке ниже.

Результат:

5. Создайте промежуточные итоги командой Данные/Итоги.

   1. Найдем суммы, затраченные отдельно на покупку всех принтеров и всех сканеров. Для этого:

1. Отсортируйте таблицу по товару.

2. В меню Данные выберите Итоги. Откроется диалоговое окно Промежуточные итоги.

3. Для того, чтобы подвести итоги по каждому товару (отдельно принтеры и отдельно сканеры), в списке При каждом изменении в выберите Товар

4. Убедитесь, что в окне Операция выбрана Сумма

5. Для того, чтобы просуммировать показатели количества товара и сумм, затраченных на покупку, установите флажки в поле Добавить итоги по напротив строк Кол-во и Сумма.

6. Проверьте, что напротив строк Заменить текущие итоги и Итоги под данными установлены флажки и нажмите ОК.

7. Таким образом, вы получите итоговые значения количества и суммы для каждого типа товара.

8. Для удаления промежуточных итогов выберите команду Данные-Итоги и щелкните кнопку Убрать все. Таблица вернется в исходное состояние.

1. Найдите среднее значение цены отдельно для всех принтеров и всех сканеров, а также общее среднее значение цены. Для этого:

   1. Отсортируйте таблицу по товару.

   2. Данные Итоги Промежуточные итоги:

   3. При каждом изменении Товар

   4. Операция Среднее

   5. Добавить итоги по Цена

   6. В конце не забудьте убрать промежуточные итоги.

2. Вычислите число разновидностей принтеров и сканеров. Для этого

1. Отсортируйте таблицу по товару.

2. Данные Итоги

3. Промежуточные итоги:

4. При каждом изменении Товар

5. Операция Кол-во значений

6. Добавить итоги по Наименование

7. В конце не забудьте убрать промежуточные итоги.

5.4. Самостоятельно вычислите среднее значение сумм, потраченных на покупку всех принтеров и всех сканеров.

Покажите результат преподавателю!!!

В конце не забудьте убрать промежуточные итоги.

5.5. Вычислите суммы, потраченные на покупку каждого типа товара (каждой разновидности принтеров и сканеров).

1. Отсортируйте таблицу по типу принтеров.

2. Данные Итоги

3. Промежуточные итоги:

4. При каждом изменении Тип

5. Операция Сумма

6. Добавить итоги по Сумма

6. Часто при составлении итогового отчета нужно видеть только итоги, а остальные записи скрыть. Для этого в колонках с кнопками 1 2 3 можно поменять знак - на +. Такое можно провести для каждого уровня.

Воспользуйтесь результатами предыдущего задания.

1. Скройте результаты второго уровня: Щелкните по кнопке 2.

2. Для возврата таблицы в исходный вид щелкните по кнопке того уровня, который вы хотите показать (кнопка 3 )

3. Попробуйте по очереди скрывать отдельные записи второго уровня (нажимайте на кнопку -)

4. Для возврата - на кнопку +.

5. Попробуйте поработать с кнопкой 1.

6. Верните таблицу в исходное состояние.

7. Уберите промежуточные итоги.