Лабораторная работа № 4 (msExcel). Тема: работа с листами, связи между таблицами, построение диаграмм.

Цель: научиться работать с листами рабочей книги: добавлять, удалять, переименовывать. Научиться организовывать связи между таблицами. Овладеть навыками построения диаграмм.

Теоретические сведения

1. Работа с листами:

По умолчанию в открываемой книге имеется 3 листа.

Используя команду меню Сервис/Параметры вкладку Общие, можно настроить вновь создаваемую книгу на большее количество листов. Каждый пустой лист занимает память, поэтому рекомендуется вставлять листы по мере необходимости.

Максимальное количество листов – 255, однако, можно и больше, все определяется памятью и системными ресурсами.

1. Вставка дополнительных листов

Вставка дополнительного листа осуществляется следующим образом:

• необходимо щелкнуть по ярлыку листа, перед которым вставляется новый лист;

• выбрать команду меню Вставка/Лист или щелкнуть правой кнопкой мыши по ярлыку листа и выбрать из контекстного меню команду Добавить.

Для вставки нескольких листов необходимо выполнить следующие действия:

• щелкнуть по ярлыку листа, перед которым вставляется новый лист;

• определить, сколько листов нужно вставить;

• нажать клавишу Shift и, не отпуская ее выделить последний лист, определяющий количество вставляемых листов;

• команда меню Вставка - Лист или щелчок правой кнопкой мыши по ярлыку листа и выбор из контекстного меню команды Добавить.

1. Перетаскивание листов

• щелкнуть по ярлыку листа, который переносится (если переносится группа листов, то выделить весь диапазон листов, используя клавишу Shift);

• захватить левой кнопкой мыши один из перетаскиваемых листов и перетянуть в требуемое место. Место вставки отмечается треугольником.

1.3. Копирование листов

• щелкнуть по ярлыку листа, который копируется;

• нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, перетянуть лист.

При копировании на значке листа появляется знак (+). Имя листа-дубликата тоже, что и у исходного листа, но автоматически в круглых скобках проставляется цифра.

Копировать через буфер обмена: выделить содержимое исходного листа (щелчок левой кнопкой мыши по пустому прямоугольнику на пересечении заголовков столбцов и строк), команда меню Правка/Копировать или кнопка на панели инструментов Копировать; перейти на новый лист и команда меню Правка/Вставить или кнопка на панели инструментов Вставить.

1.4. Удаление листов

Щелкнуть мышью по ярлыку листа, нажать правую клавишу мыши и выбрать команду Удалить.

1.5. Деление листов на области

деление листов на области осуществляется двумя способами.

• Использовать маркеры (перетаскивать их или дважды щелкнуть по ним мышью) (рис. 2).

  Маркер горизонтального деления

  

Рис. 2. Маркеры вертикального и горизонтального деления

• Команда меню Окно/Разделить (сразу по вертикали и горизонтали). Для того, чтобы определить где делить – выделить ячейку .

2. Связи между таблицами:

Чтобы использовать ссылку на ячейку из другого листа придерживайтесь следующего формата =Имя_Листа!Адрес_ячейки.

Чтобы сослаться на ячейку из другой рабочей книги придерживайтесь следующего формата =[Имя_Рабочей книги]Имя_листа!Адрес_ячейки.

3. Построение диаграмм:

Для наглядного отображения данных, для облегчения восприятия, анализа и сравнения числовых данных используются диаграммы.

Диаграмма – это графическое представление данных. В зависимости от области применения используют различные типы диаграмм.

3. Типы диаграмм

Линейчатая и столбчатая диаграмма (гистограмма) – показывают изменение в течение некоторого периода времени или отражают соотношение величин.

Круговая, кольцевая – отражают соотношение частей и целого. Можно показать только один ряд значений.

График, с областями, поверхность – показывают изменение общего количества в течение периода времени, отображая сумму введенных значений.

Диаграмма может быть внедренной на том же рабочем листе, или же ее можно расположить на отдельном листе. Диаграммы связаны с исходными данными и будут обновляться при обновлении данных на рабочем листе.

1. Алгоритм построения диаграммы

• Указать диапазон, содержащий данные для построения диаграммы (выделить ряд числовых данных в таблице). Для выделения несмежных областей удерживайте нажатой клавишу Ctrl.

• Диаграммы могут быть созданы с помощью Мастера диаграмм: Вставка-Диаграмма или кнопка .

• Вызовем Мастер диаграмм. Вставка-Диаграмма или кнопка .

• На первом шаге нужно выбрать тип диаграммы. Какой тип диаграммы нам больше подходит? Нажать Далее.

• На втором шаге (источник данных) убедитесь, что первый выделенный столбец считается меткой столбцов, а данные берутся из столбца, содержащего числовую информацию. Нажмите Далее.

• На третьем шаге (параметры диаграммы) обратите внимание на заголовок диаграммы. Нажмите Далее.

• На четвертом шаге (размещение диаграммы) выберите на том же или другом рабочем листе будет располагаться диаграмма и нажмите Готово.

• Диаграмма построена. В случае необходимости диаграмму можно перенести или изменить ее пропорции, т.к. диаграмма – это графический объект.

• Диаграмму можно редактировать, изменять ее внешний вид и т.п.

• Добиться этого можно, щелкая по любому из элементов диаграммы (сами значения, подписи данных, линии сетки, оси, область построения диаграммы и проч.).

Порядок выполнения работы:

Задание № 1. Построение диаграммы.

Откройте таблицу с лабораторной работы № 1 (см.рис.)

Например, необходимо отразить в диаграмме данные столбцов «Общая площадь», «Пашня» и «Всего сенокосов».

1. В меню выбрать Вставка/Диаграмма (или нажать на кнопку Мастер диаграмм на панели инструментов Стандартная).

2. Выбрать тип диаграммы – Гистограмма – верхний левый рисунок-образец и нажать кнопку Далее.

3. В появившемся окне выбрать закладку Ряд.

   1. Если в поле Ряд указаны какие-либо ряды, следует нажимать кнопку Удалить, пока поле не очистится.

   2. Нажать кнопку Добавить (появится картинка Ряд1 в списке Ряд).

   3. Нажать кнопку справа от поля Имя (окно Мастера диаграмм свернётся и будет видна построенная вами таблица), щёлкнуть мышью по ячейке с надписью «Общая площадь» и нажать Enter (окно Мастера диаграмм вернётся).

   4. Нажать мышью кнопку справа от поля Значения (окно Мастера диаграмм свернётся и будет видна построенная вами таблица), выделить мышью диапазон ячеек В5:В7, нажать Enter (окно Мастера диаграмм вернётся).

   5. Нажать мышью кнопку справа от поля Подписи по оси Х (окно Мастера диаграмм свернётся и будет видна построенная вами таблица), выделить мышью диапазон ячеек А5:А7, нажать Enter (окно Мастера диаграмм вернётся).

   6. Нажать кнопку Добавить (появится картинка Ряд2 в списке Ряд).

   7. Нажать кнопку справа от поля Имя (окно Мастера диаграмм свернётся и будет видна построенная вами таблица), щёлкнуть мышью по ячейке с надписью «Пашня» и нажать Enter (окно Мастера диаграмм вернётся).

   8. Нажать мышью кнопку справа от поля Значения (окно Мастера диаграмм свернётся и будет видна построенная вами таблица), выделить мышью диапазон ячеек С5:С7, нажать Enter (окно Мастера диаграмм вернётся).

   9. Нажать кнопку Добавить (появится картинка Ряд3 в списке Ряд).

   10. Нажать кнопку справа от поля Имя (окно Мастера диаграмм свернётся и будет видна построенная вами таблица), щёлкнуть мышью по ячейке с надписью «Всего сенокосов» и нажать Enter (окно Мастера диаграмм вернётся).

   11. Нажать мышью кнопку справа от поля Значения (окно Мастера диаграмм свернётся и будет видна построенная вами таблица), выделить мышью диапазон ячеек D5:D7, нажать Enter (окно Мастера диаграмм вернётся).

4. Нажать кнопку Далее, выбрать закладку Заголовки.

   1. В поле Ось Х (категорий) ввести слово Землепользователи.

5. Нажать кнопку Далее, выбрать расположение диаграммы на имеющемся листе, нажать кнопку Готово. Полученная диаграмма будет иметь следующий вид:

6. Установить подходящие размер и положение диаграммы с помощью мыши.

7. Сохранить документ под текущим именем (Файл/Сохранить).

8. Выбрать альбомное расположение страницы (Файл/Параметры страницы).

9. В режиме Предварительного просмотра убедиться, что документ расположен на странице оптимально (Файл/Предварительный просмотр или кнопка

Задание № 2. Работа с листами, связи между листами.

1. Создайте новую рабочую книгу (Файл/Создать/Книгу).

2. Сохраните на своем диске под именем : Зарплата.xls.

3. На первом рабочем листе создайте таблицу Начисления

• Сформируйте таблицу, выполните вычисления по формулам, переименуйте рабочий лист – Начисления.

• Исходными данными являются: оклад сотрудников, вычеты по НДФЛ, размер премии (в процентах).

• Формулы вычислений:

Профс. налог = 1% от оклада (оклад * 0,01)

НДФЛ = (оклад – вычеты по НДФЛ)*0,13

Сумма к выдаче = оклад – налоги

№	Фамилия, имя, отчество	Оклад	Налоги		Вычеты по НДФЛ	Сумма к выдаче	Премия
			Профс.	НДФЛ
1	Сидоров В.А.	2300			400		10
2	Петров Р.М.	4500			400		12
3	Логинова В.С.	4300			600		10
4	Коноплёва Т.В.	3000			0		15
5	Иванов В.А.	2400			400		7
6	Громова Т.С.	2400			600		10
7	Васильева А.В.	3600			0		15

4. На втором рабочем листе создайте таблицу Премия.

• Сформируйте таблицу Премия на основе таблицы Начисления. Для выполнения этого задания создадим связи между таблицами, по которым данные будут вставляться из листа “Начисления”.

Ф.И.О.

Сумма

В графе ФИО будет располагаться формула = Начисления!В3, где В3 – адрес ячейки, в которой размещена первая фамилия сотрудника на листе “Начисления”. Скопируйте формулу вниз, так чтобы скопировались фамилии всех сотрудников.

В графе Сумма будет располагаться формула = Начисления!G3 * Начисления!H3/100. Скопируйте формулу вниз, так чтобы произвести подсчет суммы по каждому сотруднику.

• Переименуйте рабочий лист – Премия.

5. На третьем листе создайте таблицу К выдаче

• Переименуйте лист из “Лист 3” в “К выдаче”

• Сформируйте заголовок таблицы.

Ф.И.О.

Сумма

Подпись

• Вставьте фамилии сотрудников со ссылкой на лист “Начисления”.

• Вычислите Сумму к выдаче, используя ссылки на лист “Начисления” и лист “Премия”.

• В графе Сумма будет располагаться формула = Начисления!G3 + Премия!B2.

• Скопируйте формулу вниз, так чтобы произвести подсчет суммы к выдаче по каждому сотруднику.

6. На четвертом рабочем листе создайте диаграмму.

Постройте круговую диаграмму, отражающую начисления каждого сотрудника, используя таблицу Начисления.

Последовательность выполнения задания:

• Выделить два столбца (ФИО и Сумма к выдаче).

• Запустить Мастер диаграмм (Меню Вставка / Диаграмма/ На новом листе).

• Передвигаться по шагам с мастером диаграмм.

• В результате вы должны получить диаграмму: