МОСКОВСКИЙ ГУМАНИТАРНО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ
КАФЕДРА ОБЩИХ ГУМАНИТАРНЫХ И ЕСТЕСТВЕННОНАУЧНЫХ ДИСЦИПЛИН
**********************************************************************
Лекция 4
Тема : Excel: Анализ данных
Учебные цели: изучить основные термины, понятия и практическое
использование.
Вопросы:
Таблицы данных
Создание таблицы
Ввод заголовков столбцов
Форматирование полей
Поиск записей таблицы
Дублирующиеся записи
Фильтрация
Сортировка записей
Анализ данных с помощью сводной таблицы
Использование мастера сводных таблиц
Изменение структуры сводной таблицы
Таблицы подстановки
Подбор параметра
Автор лекции: к.т.н., профессор Ванин Ю.П.
Литература:
Основная:
Каймин В.А. Информатика / учебник. - М. : Инфра, 2007.
Турецкий В.Я. Математика и информатика / учебник. - М. : Инфра, 2007.
Дополнительная:
Стоцкий Ю., Васильев A. Office 2007. - Спб.: Литер, 2007. - 524 с.
Лекция обсуждена и одобрена на заседании кафедры общих гуманитарных и естественнонаучных дисциплин. Протокол № 8 от «_27__» марта 2012
Excel: Анализ данных
Помимо всего прочего, программу Excel можно использовать для создания списков и управления ими, например для создания небольшой адресной книги, списка сотрудников компании, списка товаров и т.п. Кроме того, в настоящей главе описано использование таблиц данных и средства поиска решений.
Таблицы данных
И записная книжка, и телефонный справочник, и поваренная книга — это не что иное, как примеры баз данных, в которых собрана специфическая информация. В Excel можно создавать только упрощенные базы данных, которые называют таблицами данных. Они не столь эффективны при отборе необходимой информации и управлении ею, поэтому списки используют для хранения относительно небольшого набора специфических данных и управления им.
Таблица данных состоит из одной или нескольких записей. Каждая запись, в свою очередь, состоит из нескольких полей. Например? каждая запись адресной книги может состоять из следующих полей: имя, фамилия, номер домашнего телефона, номер служебного телефона, почтовый адрес, адрес электронной почты и т.п. Вся информация в таких полях, которая относится к определенному человеку, называется записью.
Структура рабочего листа программы Excel вполне подходит для построения списков данных, поскольку каждую ячейку рабочего листа можно использовать в качестве отдельного поля, а совокупность данных одной строки — в качестве отдельной записи данных (рис. 1).Чтобы изменить стиль таблицы, щелкните на кнопке Экспресс-стили вкладки Работа с таблицами и выберите желаемый стиль из открывшейся палитры.
Рис.
1. Каждая строка электронной таблицы
представляет собой отдельную запись
Создание таблицы
Для того чтобы программа Excel работала с введенными данными как с таблицей данных, а не с простым диапазоном, щелкните на кнопке Таблица, расположенной во вкладке Вставка. В диалоговом окне Создание таблицы (рис. 2) укажите предполагаемый диапазон, в котором будет размещаться таблица, и установите флажок Таблица с заголовками. К данному диапазону будет применен заданный по умолчанию экспресс-стиль таблицы, в правом нижнем ее углу будет расположен синий маркер, а на ленте активизируется вкладка Работа с таблицами.
Рис.
2. Не забудьте указать, имеется ли в
таблице строка заголовков
Чтобы изменить стиль таблицы, щелкните на кнопке Экспресс-стили вкладки Работа с таблицами и выберите желаемый стиль из открывшихся палитр Размер таблицы можно изменить позже. Для этого щелкните на кнопке Изменить размер таблицы и введите новое значение диапазона в открывшемся диалоговом окне. Кроме того, по мере ввода данных к таблице будут автоматически добавляться строки.
Далее в верхней строке рабочего листа задайте заголовки столбцов, которые будут использоваться в качестве названия полей базы данных (например, Имя, Фамилия, Адрес, Домашний телефон и т.д.). Затем в следующих строках рабочего листа (не посредственно под заголовками столбцов) введите данные каждой, записи, придерживаясь приведенных ниже рекомендаций.
Между строкой заголовков и первой записью базы данных не должно быть пустых строк. В противном случае Excel не сможет идентифицировать названия полей.
Заголовки столбцов (названия полей базы данных) не обязательно вводить в строке 1 рабочего листа, но все записи таблицы данных должны располагаться под строкой с заголовками. Используйте заголовки столбцов для однозначной идентификации каждого поля базы данных.
Позаботьтесь, чтобы записи таблицы и другие данные рабочего листа были разделены пустой строкой и (или) столбцом.
Между записями базы данных не должно быть пустых строк.
В ячейках каждого столбца таблицы данных необходимо вводить информацию только определенного типа. Например, в столбце Номер телефона необходимо вводить только телефонные номера, а не код кредитной карточки или почтовый индекс.
Все записи одной таблицы данных должны находиться на одном рабочем листе.
В крайнем слева столбце таблицы данных введите порядковые номера записей, что позволит восстановить исходное расположение записей после их сортировки по какому-либо критерию.