Deloproizvodstvo-Uchebno-spravochnoe_posobie

Резолюция на документе — письменное указание руководите­ ля исполнителю о характере и сроках исполнения документа.

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа.

Реквизит переменный — реквизит документа, наносимый при составлении документа.

Реквизит постоянный — реквизит документа, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка (трафарета) документа.

Реквизиты — обязательные элементы служебного документа. Рекламационное письмо — заявление об обнаружении недо­ стачи, дефектов в полученной продукции или выполненной ра­

боте.

Реставрация архивного документа — восстановление первона­ чальных или близких к первоначальным свойств и внешних при­ знаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению.

Решение — 1) правовой акт, принимаемый коллегиальным органом или руководящей инстанцией государственного органа; 2) документ, содержащий заключение суда или арбитража по ре­ зультатам разбора гражданского дела или спорного вопроса; 3) резолюция собрания, совещания.

Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

Свободное предложение — предложение без обязательств. Если заказчик примет условия такого предложения, сделка считается заключенной.

Сдаточная опись (разг,) — опись документальных материалов, составленная учреждением при передаче дел в архив.

Сертификат — письменное свидетельство; документ, удосто­ веряющий какой-либо факт (сертификат качества).

Система документации — совокупность документов, взаимо­ связанных по признакам происхождения, назначения, вида, сфе­ ры деятельности, единых требований к их оформлению.

Система документирования — принятый в учреждении поря­ док создания, оформления и исполнения документов.

390

Система научно-справочного аппарата к документам архива —

комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автомати­ зированных информационно-поисковых систем о составе и содер­ жании документов, создаваемых на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информа­ ции в целях их эффективного использования.

Служебная записка — записка о выполнении какой-либо рабо­ ты, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

Служебное поле унифицированной формы документа — зона унифицированной формы документа, предназначенная для зак­ репления ее в технических средствах хранения документов, а так­ же нанесения специальных изображений.

Служебный документ — официальный документ, используе­ мый в текущей деятельности организации.

Сопроводительное письмо — письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов и других матери­ альных ценностей.

Состав удостоверения — подпись и печать.

Спецификация — документ, содержащий подробную опись отправляемых деталей какого-либо изделия, конструкции и т. п.

Список — перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации.

Список (архивных) фондов — учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоен­ ных им номеров.

Справка — 1) документ, содержащий описание и подтвержде­ ние тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждаю­ щий факты биографического или служебного характера.

Справочно-информационный фонд — совокупность система­ тизированных произведений печати и неопубликованной научной и технической документации, использующихся в целях отрасле­ вого информационного обслуживания.

Срок исполнения документа—срок, установленный норматив- но-правовьп^ актом, организационно-распорядительным докумен­ том или резолюцией.

391

Стандарт — нормативно-технический документ, устанавлива­ ющий требования к группам однородной продукции и в необхо­ димых случаях требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требований к иным объектам стандартизации, устанавли­ ваемые Госстандартом РФ. Стандартизация документов, приме­ няемых в организационном и экономическом управлении, прово­ дится на основе специальных постановлений Правительства РФ.

Стандартизация — процесс установления и применения пра­ вил с целью упорядочения деятельности в данной области.

Старение (архивного) документа — изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов.

Стенограмма — дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиаль­ ных органов, осуществленная методом стенографии.

Страховая копия (архивного документа) — копия особо цен­ ного или уникального архивного документа, изготовленная в це­ лях хранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения оригинала.

Страховой фонд документов — совокупность страховых копий особо ценных и уникальных документов.

Счет — документ, в котором указана причитающаяся за чтолибо денежная сумма.

Табель — перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например, табель отчетности).

Табель унифицированных форм документов — перечень раз­ решенных к применению унифицированных форм документов.

Таблица — документ, содержащий текстовые или цифровые сведения, размещенные по графам.

Табуляграмма — таблица, составленная табулятором на ос­ нове тематического восприятия данных с перфокарт, перфолент и т. д.

Талон обратной связи — документ, уведомляющий о получе­ нии чего-либо (информации, материальных ценностей, докумен­ тов).

392

Твердое предложение — предложение, оформляемое лишь для одного возможного заказчика (покупателя) с указанием срока, в течение которого поставщик связан этим предложением.

Тезаурус — словарь-справочник, в котором перечисляются все лексические единицы информационно-поискового языка (дескрип­ торы) с их связями, а также синонимические дескрипторы и клю­ чевые слова и словосочетания естественного языка.

Тезисы—краткое изложение текста документа или выступления.

Текст официального документа — информация, зафиксирован­ ная любым типом письма или любой системой звукозаписи, зак­ лючающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

Текстовой документ—документ, содержащий речевую инфор­ мацию, зафиксированную любым типом письма или любой сис­ темой звукозаписи.

Телеграмма — обобщенное название различных по содержа­ нию документов, переданных по телеграфу.

Телекс — телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту). Телетайп — телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишу­

щей машинки.

Телефонограмма — обобщенное название различных по содер­ жанию документов, вьщеляемых в связи с особым способом пере­ дачи текста — по телефону.

Техническая документация — обобщающее название докумен­ тов, отражающих результат проектирования, конструирования, инженерных изысканий и прочих работ по строительству зданий и сооружений, а также изготовлению изделий промыпшенного производства.

Технологическая документация — обобщающее название до­ кументов (чертежей, спецификаций и пр.), предназначенных для описания и оформления технологических процессов.

Типовой срок исполнения документа — срок исполнения доку­ мента, установленный нормативно-правовым актом.

Типовые документы — тексты-аналоги, отражающие наибо­ лее типичные социально-правовые отношения и воспроизводимые по образцам.

393

Типовые документы (тексты-аналоги) — 1) документы, отра­ жающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам; 2) нормативные и распорядительные документы, опре­ деляющие порядок работы учреждений (Т. устав, Т. структура) или отдельных ее сторон (Т. договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с уче­ том специфики их деятельности.

Трафаретизация — способ унификации текстов документов, состоящий в разделении содержащейся в них информации на по­ стоянную (трафаретную) и закладываемую заранее, и переменную (индивидуальную для каждого отдельного документа.

Трафаретный документ — документ, имеющий заранее отпе­ чатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание.

Трудовая книжка — документ, подтверждающий трудовую деятельность.

Указание — 1) правовой акт, издаваемый органом государ­ ственного управления преимущественно по вопросам информа­ ционно-методического характера, а также по вопросам, связан­ ным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления; 2) до­ кумент, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства.

Указатель — систематизированное перечисление наименова­ ний, имен, предметов со справочными данными о них.

Указатель (архивный) — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных докумен­ тах, с указанием их поисковых данных.

Унификация — установление максимально единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге.

Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в опре­ деленной сфере деятельности.

394

Унифицированная форма документа (УФД) — совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в дан­ ной сфере деятельности задачами и расположенных в определен­ ном порядке на носителе информации.

Учет архивных документов — установление количества и со­ става архивных документов в единицах учета и фиксация принад­ лежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.

Учетные документы архива — комплекс документов установ­ ленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Факс (телефакс) — телефонная факсимильная связь для переда­ чи печатной информации, аппарат для приема факсимильной связи.

Факсимиле — 1) воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи, текста, сделанного от руки, копия документов, получаемых по факсу; 2) клише, печатка, позволяю­ щая многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе.

Физическое лицо—гражданин, являющийся участником граж­ данских правоотношений (носителем гражданских прав и обязан­ ностей).

Фонд пользования — совокупность копий архивных докумен­ тов, предназначенных для пользования вместо оригиналов с це­ лью предотвращения их износа.

Фондирование документов — распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям.

Фондообразователь — юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд.

Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информа­ цию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

Формирование дела — группирование исполненных докумен­ тов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формулировка — языковая формула, точно выражающая мысль или ее фрагмент и использующаяся в качестве эталона в деловых текстах, при ссылках.

395

Формуляр документа — набор реквизитов официального пись­ менного документа, расположенных в определенной последова­ тельности.

Формуляр-образец документа — модель построения докумен­ та, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основ­ ные реквизиты.

Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фо­ тографическим способом.

Характеристика — документ, выдаваемый администрацией предприятия своему сотруднику.

Хранение архивных документов — обеспечение рационально­ го размещения и сохранности документов.

Ценность архивного документа — свойства архивного доку­ мента, обуславливающие его культурное, научное, экономичес­ кое, политическое значение.

Централизованный государственный учет документов Архивно­ го фонда Российской Федерации — система учета документов Ар­ хивного фонда Российской Федерации в масштабе области, края, республики, государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

Циркулярное письмо — письмо, направленное из одного ис­ точника в несколько адресов.

Черновой документ — рукописный или машинописный доку­ мент, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Шаблон — заранее разработанный тип документа. Экспедиция — специальный аппарат учреждения по приему

документов.

Экспертиза ценности документов — отбор документов на го­ сударственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Юридическая сила документа — свойство официального до­ кумента, сообщаемое ему действующим законодательством, ком­ петенцией издавшего его органа и установленным порядком офор­ мления.

396

Приложение 1

ОБРАЗЦЫ ОСНОВНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТАЦИИ

Наименование организации

ПРИ1САЗ

22.12.2003 №121

Москва

Ографике отпусков

Вцелях составления графика отпусков на 2004 г. ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Руководителям структурных подразделений до 15 января 2004 г. подготовить списки сотрудников с указанием сроков ис­ пользования отпусков в 2003 г. и планируемых очередных отпус­ ков в 2004 г.

2.Секретарю-референту составить сводный график отпусков ков сотрудников для утверждения.

3.Контроль за исполнением приказа возлагаю на заместителя директора Иванова B.C.

398

Наименование организации

ВЫПИСКА ИЗ ПРИ1САЗА

22.12.2003 №121

Москва

Ографике отпусков

Вцелях составления графика отпусков на 2004 г.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Руководителям структурных подразделений до 15 января 2004 г. подготовить списки сотрудников с указанием сроков ис­ пользования отпусков в 2003 г. и планируемых очередных отпус­ ков в 2004 г.

399