Deloproizvodstvo-Uchebno-spravochnoe_posobie

Аналогично существованию "жестких" и " мягких" раздели­ телей строк и слов существуют "жесткие" и "мягкие" разделители страниц. Установка "мягких" разделителей страниц производит­ ся программой СПТД, причем положение разделителей может изменяться при дальнейшем редактировании или форматирова­ нии текста.

Положение маркера "мягкого" разделителя страниц зависит от параметров оформления фрагментов текста на странице и ат­ рибутов форматирования страницы — установленных величин полей, формата листа бумаги для печати.

Кроме того, некоторые универсальные системы подготовки текстов позволяют произвести разбиение на страницы по прави­ лам полиграфии. Например, не допускаются так называемые "ви­ сячие" строки — одиночные строки абзаца вверху или внизу стра­ ницы, может автоматически отслеживаться расположение двух соседних абзацев на одной странице документа (хотя бы две стро­ ки следующего абзаца расположены на странице с предыдущим абзацем текста) и т. п.

"Жесткие" разделители страниц устанавливаются пользовате­ лем при необходимости начать новую страницу документа, на­ пример, перед таблицей, в конце главы и т. п. Положение маркера "жесткого" разделителя страниц полностью во власти разработ­ чика документа и не может быть изменено программой системы подготовки текстов.

Нумерация страниц осуществляется либо автоматически, либо по команде пользователя. Номер страницы обычно располагает­ ся в области колонтитула слева, справа или в центре строки. Не­ которые программы класса СПТД позволяют нумеровать текст документа не с первой страницы.

Подготовленный текст может быть сохранен на внешнем но­ сителе (гибком либо жестком диске) с целью не повторять проце­ дуру подготовки к печати либо с целью печати на принтере, под­ ключенном к другому компьютеру.

Собственно печать является заключительной операцией эта­ па печати документа и в значительной степени зависит от типа и возможностей печатающего устройства, а также сервисных воз-

320

можностей операционной системы по обслуживанию процесса печати.

Иногда требуется установка режимов печати принтера на его панели управления, конкретные возможности работы печатающе­ го устройства подробно описываются в инструкции по его эксп­ луатации.

Универсальные системы текстовой обработки допускают раз­ личные вариации печати текста документа, например, печать не­ скольких копий, печать в обратном порядке, печать только неко­ торых данных на готовых бланках будущего документа, печать вьщеленного фрагмента текста или указанного диапазона стра­ ниц, настройку на различные модели принтеров и т. п.

Компьютерные технологии подготовки табличных документов

Информационная поддержка управленческой деятельности включает в себя технологии подготовки и обработки различных видов документов, в которых значительное место занимает ин­ формация в числовой форме (финансовая, бухгалтерская, плано­ во-аналитическая и т. п.), оформляемая в виде разного рода таб­ лиц, бланков ведомостей, форм, списков.

Перечисленные формы представления управленческой инфор­ мации обобщенно будем называть табличными документами, имеющими как самостоятельное значение, так и являющимися составными частями других документов.

Создание и обработка табличных документов — это та область информационной поддержки управленческой деятельности, в ко­ торой прежде всего началось использование тех или иных средств вычислительной техники (калькуляторы, счетно-перфорационная и табуляционная техника, универсальные ЭВМ).

При этом первоначально реализовывались две технологии:

—данные размещаются в таблице на бумаге, а их обработка производится с помощью электронного калькулятора;

—данные размещаются в памяти вычислительного средства,

адля их обработки создается и используется соответствующая программа.

321

Первый вариант рассчитан на рядового пользователя, нагля­ ден, легко проверяется, но расчеты выполняются очень медленно и довольно трудоемки.

Второй вариант отличается более высокой скоростью выпол­ нения расчетов, но может быть использован лишь квалифициро­ ванным программистом, а не обычным пользователем, что при­ водит к достаточно высокому уровню затрат.

С появлением персональных компьютеров, не требующих от пользователей профессиональной подготовки в области вычис­ лительной техники и программирования, были созданы приклад­ ные программные средства формирования и обработки таблич­ ных документов (табличные процессоры ) , которые объединили преимущества обоих вариантов технологии и благодаря своей простоте и универсальности получили широкое распространение.

Подготовка табличных документов базируется на двух основ­ ных категориях:

—форма представления данных на экране монитора в виде таблицы практически неограниченного размера (собственно элек­ тронная таблица как объект обработки);

—программа (или пакет программ) для обработки таких дан­ ных (собственно табличный процессор как инструмент обработки).

Диапазон применения современных табличных процессоров невероятно широк — от операций над числами в столбцах и стро­ ках до построения на основе табличных данных диаграмм, вы­ полнения сложного финансово-экономического анализа, автома­ тизирования различных сфер бухгалтерской и экономической де­ ятельности.

История табличных процессоров насчитывает уже около 20 лет. Современные программы по всем характеристикам сильно отли­ чаются от своих предшественников. Рассмотрим основные этапы развития табличных процессоров.

Самую первую программу работы с электронными таблица­ ми разработал Дон Брикклин в 1979 г. Она называлась VisiCalc (Visible Calculator) и широко применялась на компьютерах Apple IL Затем идея разработки табличных процессоров была подхвачена рядом фирм, и в течение нескольких лет появился целый спектр

322

программ данного класса. Так, в 1981 г. фирма Computer Associates выпустила систему, пользовавшуюся долгое время большой по­ пулярностью, — SuperCalc (Super Calculator),

В 1982 г. фирма Microsoft выпустила свою первую программу данного класса Multiplan — прототип табличных процессоров нового поколения. Multiplan была первоначально спланирована как легко переносимая прикладная программа, которая должна была работать на Apple II, IBM PC и к других вычислительных системах. Имея больше возможностей, Multiplan превосходила системы данного класса по уровню сервиса.

Сегодня наибольшее распространение получило именно семей­ ство SuperCalc, и был разработан ряд русифицированных адапти­ рованных пакетов: АБАК, ДРАКОН, ВАРИТАБ-86.

Значительно способствовала развитию программ для работы с электронными таблицами разработка пакета Lotus 1-2-3 фирмой Lotrn Development, Этот табличный процессор работал на IBM PC примерно в десять раз быстрее, поскольку ее разработчик Митч Капор с целью увеличения эффективности полностью использо­ вал специальные технические возможности компьютера IBM PC

иоперационной системы MS-DOS,

Вначале мая 1985 г. в Нью-Йорке была официально представ­ лена система Excel на персональном компьютере Macintosh, раз­ работанная фирмой Microsoft, Позднее эта программа появилась

вверсии, предназначенной для использования на персональных компьютерах типа IBM PC,

Почти одновременно с разработкой этой системы разрабаты­ валась первая версия операционной оболочки Windows, к основе построения которой был использован принцип GUI {Graphical User Interface — графический интерфейс пользователя), поэтому он также нашел отражение и в программе калькуляции электронных таблиц f'xce/2.1.

Следующая версия Excel 3.0 характеризовалась рядом улуч­ шений — например, инструментальное (пиктографическое) меню под строкой меню директив и существенно переработанные гра­ фические функции.

323

Весной 1992 г. появилась следующая версия Excel 4.0 для Windows 3.1, которая позволила значительно упростить и унифи­ цировать обслуживание. Появились также версии для Macintosh и OS/2, а затем следующая версия Excel 5.0 для Windows 3.1, еще более улучшенная.

Для Windows 3.1 существуют и другие программы табличной обработки, например QuattroPro 6.0, разработанная фирмой Borland. Особенность данной системы — более широкие возмож­ ности для проведения технических расчетов.

В настоящий момент фирма Borland продала права на дальней­ шую разработку этого программного продукта фирме Corel Co., поэтому его более поздние версии известны под названием Corel

Quattro.

Табличный процессор — обязательная составляющая любого интегрированного пакета или офисной системы. Очевидно, что возможностей у такой составляющей несколько меньше, но она обеспечивает решение типовых задач. Примерами таких систем, включающих системы обработки электронных таблиц, могут быть:

Corel Office Professional фирмы Corel;

Word Perfect Suite 7.0for Windows фирмы Corel; Worksfor Windows фирмы Microsoft;

MS Office 4.21 for M^ С фирмы Microsoft; Office Professionalfor Windows фирмы Microsoft, SmarfSuife 96for Win 95 фирмы Lotus.

С появлением операционной системы Windows 95 были разра­ ботаны версии самых популярных табличных процессоров, ори­ ентированных на работу в этой среде:

ЕхсеП. О фирмы Microsoft,

Lotus 1-2-3 5.0 фирмы Lotus Development Corporation', Corel Quattro 6.0 фирмы Corel Co.

Безусловным лидером (по объему продаж, а следовательно, по популярности у пользователей) среди программ этого класса яв­ ляется система Excel.

324

8.1.2. Основные требования к оформлению табличных документов

Понятие и структура таблицы

Существует несколько определений понятия "таблица": таблица — это организованный в вертикальные колонки (гра­

фы или столбцы) и горизонтальные строки словесно-цифровой материал, образующий своеобразную сетку, каждый элемент ко­ торой — составная часть и столбца, и графы;

таблица (от иопъск./аЬНса, от лат. tabula — доска, таблица) — 1) перечень сведений, цифровых данных, запись их в известном порядке, по графам; 2) печатный материал, сгруппированный в виде нескольких столбцов (граф), имеющих самостоятельные за­ головки и отделенных друг от друга линейками.

На пересечении столбца и строки устанавливается графичес­ кая смысловая связь между понятием, объединяющим материал в строку, и понятием, объединяющим материал в столбец, что по­ зволяет выявить ее без мысленного перевода в словесную форму и существенно облегчить усвоение и анализ организованных в таб­ лицу данных.

Организация материала в таблицу не имеет смысла если:

1) включаемые в таблицу данные не носят справочного харак­ тера, образуют лишь одну строку, из которой используется дале­ ко не вся информация;

2)целесообразнее привести данные в тексте, а не строить ради нескольких числовых данных сложную по структуре заголовоч­ ную часть, занимающую много места и требующую значитель­ ных усилий при ее восприятии;

3)целесообразнее заменить таблицу графиком или диаграм­ мой с целью наглядной демонстрации характера протекания про­ цесса, выявления структуры и соотношения ее частей.

Логически таблица состоит из подлежащего и сказуемого. Подлеэ^сащее — это наименование того явления или объекта,

которые рассмотрены в таблице.

Сказуемое — это совокупность характеристик объектов, от­ носящихся к подлежащему.

325

Порядок разработки таблицы

Чтобы построить таблицу, необходимо:

1)сформулировать то, что должно быть охарактеризовано в таблице, — показатели ее подлежащего;

2)сформулировать показатели сказуемого, т. е. озаглавить данные, которыми будут охарактеризованы показатели подлежа­ щего;

3)определить место показателей подлежащего и сказуемого. Как правило, показатели подлежащего рекомендуется размещать

вбоковике или в боковике и головке, или в боковике, головке и вразрез прографки (при наличии нескольких групп показателей подлежащего), а наименования показателей сказуемого — в го­ ловке;

4)построить в соответствии с намеченным планом размеще­ ния показателей подлежащего и сказуемого макет таблицы и за­ полнить его данными. Построение макета в основном способству­ ет получению общего вида и структуры головки и боковика таб­ лицы, оценке ширины граф (столбцов) и высоты строк, предварительному выбору стилевого оформления таблицы;

5)определить тему таблицы и сделать ее тематическим заго­ ловком.

Основные требования к форме и построению таблиц

При построении таблицы необходимо выполнять условия ло­ гичности построения, удобства чтения и экономичности.

Логичность построения таблицы означает:

—расположение логического сказуемого таблицы в прографке (не в головке или боковике);

—правильную, логическую соподчиненность элементов таб­

лицы:

—данных графы — ее заголовку, данных строки — показате­ лю или заголовку боковика, заголовков нижнего яруса головки — объединяющему их заголовку верхнего яруса;

—логичность деления в подчиненных рубриках.

Удобство чтения таблицы обеспечивается выполнением сле­ дующих требований:

326

1) расположение сопоставляемых числовых данных по верти­ кали, при этом они должны быть выровнены по десятичной запя­ той (точке).

Подобное расположение может быть затруднено в случаях: когда при одном-двух показателях сказуемого очень много пока­ зателей подлежащего; когда велико число показателей сказуемо­ го, а число показателей подлежащего невелико (рекомендуется, не меняя построение таблицы, разорвать ее, поместив продолже­ ние под начальной частью и повторив в боковике продолжения таблицы показатели подлежащего, когда требуется сопоставлять числа и по вертикали, и по горизонтали;

2)расположение рядом сопоставляемых граф и строк;

3)системное расположение граф и строк (по ниспадающей зна­ чимости; от общих показателей к частным или более конкретным; по алфавиту в случае разнозначности показателей и требования простоты нахождения графы или строки; по принятому порядку

вгосударственном или ином документе; по нарастающему или ниспадающему признаку и т. д.);

4)расположение в головке сначала (на первом уровне) наиме­ нований показателей сказуемого, а затем (на нижеследующем уровне) — подлежащего ;

5)равномерное расположение нескольких групп показателей подлежащего в боковике, головке и прографке (вразрез строк);

6)преимущественное использование продольных таблиц. Получающиеся поперечными таблицы можно сделать про­

дольными:

—перевернуть таблщу — превратить боковик в головку, го­ ловку — в боковик, строки — в графы, а графы — в строки;

—перенести из головки и боковика в прографку одну из не­ скольких групп показателей подлежащего;

—вывести часть необязательного материала из таблицы в текст или в примечание под таблицей;

—разделить таблицу по вертикали на две части и поместить продолжение с повторным боковиком;

—комбинировать указанные приемы;

327

7) минимально возможное число ярусов в головке и максималь­ ный лаконизм каждого заголовка, для чего рекомендуется:

—избегать деления головки на ярусы, если можно объединить заголовки двух ярусов в один;

—объединять данные двух ярусов, применяя написание через дробь, и соединять повторяющиеся заголовки в один заголовок, используя перекомпоновку граф;

—образовывать дополнительный ярус, чтобы вынести в него общие для всех или некоторых заголовков граф слова;

—устранять необязательные заголовки типа "Страны" над названиями стран, "Год" над обозначениями годов;

—переносить в примечания под таблицей или в тематический заголовок таблицы из заголовков граф многократно повторяемые пояснительные и уточняющие слова;

—заменять заголовки граф и строк распространенными бук­ венными обозначениями или обозначениями, упомянутыми в те­ матическом заголовке;

8) максимальный лаконизм данных прографки, для чего реко­ мендуется :

—выносить все общие для каждого элемента графы слова или числа в заголовки граф, а общие для всех элементов прографки слова или числа — в тематический заголовок;

—ограничиваться в абсолютных количественных данных про­ графки четырьмя цифрами, а в относительных — тремя, округляя числа или переводя единицы величин в более крупные с помощью приставок;

—объединять в одну клетку таблицы одинаковые числа или слова в графах и строках;

—заменять слова условными математическими обозначения­ ми: < (не более), > (не менее), > (более), < (менее) и т. п.;

9)размещение всех пояснений к таблице в тематическом заго­ ловке или в прр1мечаниях под таблицей.

Экономичность построения таблицы обеспечивается соблюде­ нием следующих условий:

1)построение таблицы из показателей подлежащего, как пра­ вило, с однородными характеристиками. При разнородных харак-

328

теристиках в таблицах неизбежны пустые места, избежать кото­ рых можно, разделив такую таблицу на 2-3 самостоятельные таб­ лицы или объединив графы, заполнение которых числами чере­ дуется так, чтобы по условным обозначениям можно было опре­ делить, к какому из нескольких показателей сказуемого относится каждое число;

2)включение в графы таблицы только обязательных тек­ стов и в ограниченном объеме. Текст большого объема в от­ дельных графах приводит к большим пустотам в таблице, из­ бежать которых можно, переводя этот текст в заголовки враз­ рез прографки или выведя этот текст или большую часть его из таблицы;

3)включение в таблицу иллюстраций только в тех случаях, когда без них восприятие таблицы невозможно или когда пло­ щадь иллюстрации не намного больше площади, занимаемой тек­ стом в других ячейках таблицы.

При несоблюдении этого условия таблица будет зиять пусто­ тами. Разместив иллюстрации рядом с таблицей и заменив их в таблице условными обозначениями (например, литерами, стоящи­ ми под ними) или переместив иллюстрации из боковика в голов­ ку, можно без ущерба сэкономить место;

4)использование для одной-двух из нескольких групп подле­ жащих в боковике, если они значительно уступают по числу строк прографке, места вразрез прографки;

5)размещение показателей подлежащего большого объема (многострочные или в виде иллюстраций) в головке, а не в боко­ вике, если элементы прографки по объему (числу строк) намного меньше показателей подлежащего;

6)объединение соседних однотипных таблиц;

7)удаление лишних граф (с одними и теми же сведениями в строках) с перенесением этих сведений в тематический заголовок или в примечание к таблице;

8)построение таблицы таким образом, чтобы (если это не про­ тиворечит задаче таблицы и технически осуществимо) в бокови­ ке оказалось меньшее число строк.

329