Deloproizvodstvo-Uchebno-spravochnoe_posobie

—внесение соответствующих отметок в номенклатуру дел;

—при необходимости — внесение закрытых картотек и жур­ налов в инвентарную опись законченных производством дел, кар­ тотек и журналов.

Дело (том) может быть закрыто только после исполнения и подшивки в него всех документов, относящихся к данному делу и году.

Законченные производством (закрытые) конфиденциальные дела в течение определенного и иногда достаточно длительного времени активно используются в текущей работе сотрудников организации, выдаются им для решения тех или иных вопросов.

Особенностями выдачи законченных дел сотрудникам орга­ низации и приема их от сотрудников являются:

—проверка работником службы КД полномочий исполните­ ля наличия на обложке дела или в карточке учета разрешений и вьщачи дела его фамилии в списке сотрудников, допущенных к делу (папке, альбому, дискете);

—вьщача дела сотруднику под роспись в карточке учета раз­ решений и вьщачи;

—помещение карточки учета разрешений и выдачи дела в кар­ тотеку "За исполнителями";

—при возврате дела сотрудником — проверка соответствия документов дела сведениям, зафиксированным во внутренней опи­ си, контроль комплектности дела и документов, сохранности всех их элементов;

—роспись работника службы КД за возврат дела в карточке учета разрешений и вьщачи, а также внутренней описи докумен­ тов, находящихся у исполнителя;

—помещение дела и карточки в места хранения. Вьщанные исполнителям для работы дела должны быть возвращены ими в службу КД в тот же день.

Все указанные процедуры могут выполняться в автоматизи­ рованном режиме, который сопровождает специфический набор операций.

Выдача и возврат исполнителями архивных электронных ком­ плексов документов имеют более сложную технологию, что свя-

280

зано с необходимостью выполнения ряда дополнительных опера­ ций по проставлению электронной подписи в учетных формах.

Как мы видим, приведенная технологическая схема формиро­ вания и оформления конфиденциальных дел с достаточной степе­ нью гарантии решает задачи обеспечения сохранности как тради­ ционных дел и документов, так и архивных электронных масси­ вов конфиденциальных документов.

При снятии в установленном порядке с документа грифа кон­ фиденциальности и изъятии его из дела нумерация листов дела сохраняется, но отсутствующие листы оговариваются во внутрен­ ней описи дела с указанием причины изъятия документа и его но­ вого местонахождения.

Одновременно такая же отметка вносится в учетную форму документа. Учетная форма остается в картотеке исполненных кон­ фиденциальных документов за соответствующий год и не подле­ жит перемещению в картотеку открытых документов. Аналогич­ ным образом осуществляется процесс изъятия электронного до­ кумента из архивного массива компьютера службы КД или с дискеты.

После изъятия из дела последнего документа, с которого снят гриф конфиденциальности, обложка дела или футляр магнитно­ го носителя вместе с внутренней описью продолжает храниться в службе КД на протяжении указанного в номенклатуре срока и затем уничтожается.

Отметка об уничтожении вносится в номенклатуру дел соот­ ветствующего года и (или) инвентарную опись законченных про­ изводством дел, картотек и журналов (если такая опись ведется).

Хранение дел с конфиденциальными документами на рабочих местах руководителей и специалистов более одного рабочего дня запрещается. Конфиденциальные текущие и архивные дела хра­ нятся централизованно в службе КД в условиях, исключающих их хищение, уничтожение или несанкционированный доступ по­ сторонних лиц. Хранить их вместе с делами открытого доступа не разрешается.

Дела в службе КД хранятся в сейфах, металлических шкафах, которые всегда должны быть заперты. На внутренней стороне

281

дверцы шкафа, сейфа должна быть наклеена опись архивных дел или номенклатура дел текущего года с указанием особенностей расположения дел на каждой из полок и последовательности эва­ куации дел при экстремальных ситуациях.

Дела, как правило, располагаются в последовательности но­ меров. Магнитные носители информации хранятся в футлярах по тому же принципу, также в металлических шкафах, в ячейках, в вертикальном положении.

Подготовка конфиденциальных дел к передаче в ведомствен­ ный архив (архив фирмы) технологически не отличается от ана­ логичной работы с делами открытого доступа.

Технологический процесс уничтожения конфиденциальных документов, срок хранения которых истек, имеет некоторые осо­ бенности.

При их уничтожении должна быть исключена возможность ознакомления посторонних лиц с уничтожаемыми конфиденци­ альными материалами, поскольку при уничтожении безопасность подобных материалов подвергается следующим угрозам:

—подмена документов, предназначенных для уничтожения, или изъятие из документов и дел отдельных частей (листов, фото­ графий, образцов печатей, росписей и т. п.);

—ошибочное или умышленное вьщеление для уничтожения или фиктивное "уничтожение'' ценных документов и дел;

—неполное уничтожение документов, дел и носителей, позво­ ляющее восстановить их текст;

—утрата (утеря, кража) документов и дел, вьщеленных для уничтожения.

Указанные угрозы могут стать контролируемыми при соблю­ дении следующих условий уничтожения документов, дел и носи­ телей информации:

—коллегиальность принятия решения об уничтожении доку­ ментов, дел и самого процесса уничтожения;

—документирование (актирование) подготовки к уничтоже­ нию и уничтожения документов и дел;

—внесение комиссией отметок об уничтожении в акт и учет­ ные формы только после фактического уничтожения документов

идел.

282

7. АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

7.1. Оформление дел длительных сроков хранения

Завершенные дела, выполненные проекты, исполненные доку­ менты постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения подлежат в соответствии с требованием Государственной архив­ ной службы обязательному дополнительному оформлению и опи­ санию в унифицированных учетных архивных формах.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения^

не содержащие сведений конфиденциального характера, могут офор­ мляться только частично, по упрощенной технологии. Так, они могут храниться в папках с любым типом и материалом крепле­ ния, в них может не проводиться пересистематизация документов внутри дел, листы можно не нумеровать, а заверительные записи не составлять.

Дела постоянного или долговременного хранения, конфиден­ циальные, секретные, а также дела по личному составу должны быть полностью оформлены и подготовлены к архивному хранению.

Основные задачи, которые ставятся при этом:

—максимальное обеспечение прочности и гибкости перепле­ та, позволяющего при необходимости скопировать документы, не вынимая их из подшивки, или изъять один или несколько листов из подшитого дела на время, например для реставрации, а может быть, и безвозвратно, в случае его переформирования, без нане­ сения повреждений другим листам дела;

—обеспечение учета количества листов в каждом деле и воз­ можности проверки полноты дела после ка:кдого обращения к нему;

284

—создание справочного аппарата к документам, включенным

водну единицу хранения, для быстроты поиска и нанесения при этом документам минимального ущерба при перелистывании.

В соответствии с этими требованиями документы постоянно­ го хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре проко­ ла в твердую, установленную государственным стандартом облож­ ку. Для дел, не подлежащих постоянному хранению, допускается применение переплетных работ.

Особо ценные документы во избежание их физической порчи целесообразно хранить в закрытых твердых папках с тремя кла­ панами или в специальных картонных футлярах.

Поскольку на хранение документы передаются на тех носите­ лях, на которых они разработаны — бумажных стандартного формата (A3, А4 и А5) и крупноформатных, пленочных, магнит­ ных и др., для каждого носителя применяется свой вариант упа­ ковки.

Однако большинство документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения, оформляется на бумаге стандартных форматов. При обработке документов постоянного и длительно­ го хранения все металлические скрепления во избежание появле­ ния ржавчины обязательно удаляются.

Личные документы (трудовые книжки, дипломы, удостовере­ ния и т. д.), фотографии и другие документы, неудобные для под­ шивки (плотный носитель, отсутствие полей), вкладываются в заранее вшитые в дело чистые конверты.

Вконце дела подшивается специальный бланк или чистый лист формата А4 для заверительной записки, а в начале дела перед соб­ ственно документами—листы внутренней описи документов дела, если она для данного дела необходима.

Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов (напри­ мер: "Приказы по основной деятельности..."), а также для специ­ фичной документации — личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых зва­ ний и т. д.

285

в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка рас­ положения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листов внутренней описи и заверительнои записи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в пра­ вом верхнем углу черным карандашом.

Фотографии, диаграммы и другие иллюстрированные доку­ менты, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо накле­ енными документами (вырезками, билетами, фотографиями и дру­ гими включениями) нумеруется как один лист.

При нумерации конвертов с вложениями сначала нумеруется конверт, а затем очередными номерами каждое вложение в кон­ верт. Чистые листы не нумеруются, так как не несут информации. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию и не включаются в общее количество листов в деле, а указываются через плюс.

Заверительная запись составляется на любую единицу архивно­ го хранения. В книгах, журналах их заверение может быть офор­ млено на обороте последнего чистого листа, в картотеках — на чистой карточке, помещаемой последней. Если в дело уже под­ шит лист с заверительнои записью, то его верхнюю часть прикле­ ивают к внутренней стороне обложки. Запрещается составлять заверительную запись на обороте документов и на самой облож­ ке. При хранении документов без подшивки лист с заверительнои записью вкладывается в упаковку.

В заверительнои записи должны отмечаться следующие осо­ бенности нумерации дела:

—литерные (25а, 256) и пропущенные номера листов;

—номера листов с наклеенными документами; номера листов

сконвертами и вложений в них;

—номера крупноформатных листов, карт, рисунков, планов

ит. д. в том случае, если это исключения из общего состава доку­ ментов дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (по­ вреждения, замена подлинных документов копиями, включение новых документов) отражаются в заверительнои записи со ссыл­ кой на соответствующий акт вьщачи подлинника.

286

в заверительной записи отдельной строкой вносятся все пос­ ледующие проверки наличия и состояния дела, которые прово­ дятся регулярно, а также при каждой выдаче дела для использо­ вания. При полном переформировании дела оно перенумеруется. При перенумерации старые номера зачеркиваются, а не стирают­ ся, а заверительная запись пересоставляется.

Внутренняя опись должна содержать сведения о порядковых номерах документов в данном описываемом деле, их делопроиз­ водственных индексах, датах создания, заголовках и номерах ли­ стов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каж­ дый документ.

К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее докумен­ тов и количестве листов самой внутренней описи. Если дело уже переплетено или подшито, то верхняя часть заверенной состави­ телем внутренней описи подклеивается к внутренней стороне ли­ цевой обложки дела.

При внесении изменений в состав дела (изъятие документов, копирование, замена оригинала на копию) эти изменения отра­ жаются в последней резервной графе "Приложения" со ссылкой на соответствующий акт. При добавлении документов в дело внут­ ренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставле­ нием итоговой записи.

На обложке дел постоянного и долговременного хранения в со­ ответствии с государственным стандартом должно быть указано:

— наименование организации и ее подчиненность на период создания документов, включенных в дело;

—наименование структурного подразделения или направления деятельности, в зависимости от выбранной структуры описи дел;

—делопроизводственный индекс дела по номенклатуре дел;

—номер дела по годовому разделу описи дел;

—заголовок дела;

—дата или крайние даты первого и последнего по датам до­ кументов дела;

—количество листов в деле;

—срок хранения дела или запись "Хранить постоянно";

287

— архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утвер­ ждения описей — чернилами.

При сдаче в перспективе документов на хранение в государ­ ственный архив на обложке вверху должно быть предусмотрено место для наименования государственного архива, его кодов и организации фондообразователя.

7.2. Состав учетных документов архива

На все завершенные в делопроизводстве дела, журналы, карто­ теки, проекты и другие единицы хранения, дела по личному соста­ ву постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прошед­ шие экспертизу ценности, правильно сформированные и оформ­ ленные, составляются самостоятельные описи. Они составляются также на дела, состоящие из характерных для данной организации документов: судебные, следственные дела, научные отчеты и др.

Опись дел — это архивный справочник, представляющий со­ бой систематизированный перечень заголовков дел и предназна­ ченный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета. Одновременно опись является основным учетным документом и основным видом научно-справочного ап­ парата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятель­ ной законченной нумерацией.

Описи дел составляются по строго установленной Государ­ ственной архивной службой форме. Технология составления и оформления описей аналогична технологии составления номенк­ латуры дел, поскольку составление описи является следующим технологическим этапом систематизации дел.

Описи дел должны быть составлены в течение года после за­ вершения дел в текущем делопроизводстве. Правилами Государ­ ственной архивной службы предусматривается, что организации составляют описи ежегодно, а при скоплении неописанных дел за ряд лет — по готовым разделам. Состав индексов описей дел и номенклатур дел, заменяющих в ведомственном архиве опись, определяется самой организацией.

288

Состав учетных документов установлен Основными правила­ ми работы ведомственных архивов, обязателен для организаций, являющихся источниками комплектования Государственной ар­ хивной службы, и включает в себя кроме вышеназванных завери­ телей и описей:

—книгу учета поступления и выбытия документов для учета каждого факта поступления и выбытия;

—лист фонда для фиксации изменений в названии организа- ции-фондообразователя, составе и степени обработанности дел;

—топографические указатели для определения адресов хра­ нения конкретных дел;

—формы отчета о составе и объеме дел (единиц хранения),

хранящихся в архиве, утвержденные статистической службой Рос­ сийской Федерации;

—формы актов, в которых фиксируются любые изменения в составе хранимых документов и итоги периодических проверок наличия и состояния;

—дело фонда, в котором концентрируются акты, копии статотчетности, другие материалы.

7.3. Оборудование архивохранилищ

Дела долговременного и постоянного сроков хранения долж­ ны быть сохранены до завершения установленного срока и вьщеления их к уничтожению, до сдачи дел на государственное хране­ ние или до ликвидации организации. В течение всего установлен­ ного срока хранения организации должны обеспечивать не только учет документов, но и их физическую сохранность и использова­ ние. Это предъявляет определенные требования к оборудованию архивохранилищ.

Документы архива разделяются на документы общего и обо­ собленного хранения, на бумажной и на пленочной основе. Про­ думанное размещение документов позволяет рационально исполь­ зовать помещения, сократить затраты на поиск дел, обеспечить оптимальные условия хранения и возможность эвакуации архива при возникновении чрезвычайных обстоятельств.

289