Deloproizvodstvo-Uchebno-spravochnoe_posobie

Иконографический документ — документ, содержащий пре­ имущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии.

Инвентаризационная опись (ведомость) — перечень имущества учреждения, предприятия, организации или лица с указанием вы­ явленного количества, состояния предметов, их стоимости.

Индекс — условное обозначение, присваиваемое документу в процессе учета (регистрации) и исполнения.

Индекс дела; номер дела — цифровое и/или буквенно-цифро­ вое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наноси­ мое на его обложку.

Индексация — проставление индекса.

Индексы — условные обозначения, присваиваемые докумен­ там в процессе учета (регистрации) и исполнения.

Индивидуальный срок исполнения документа — срок испол­ нения документа, установленный организационно-распорядитель­ ным документом организации или резолюцией.

Инициативные письма — письма, требующие ответа. Инициативный документ — документ, послуживший началом

рассмотрения определенного вопроса.

Инструкция — правовой акт, устанавливающий правила, ре­ гулирующие организационные и специальные стороны деятель­ ности предприятий, их подразделений и отдельных должностных лиц.

Использование архивных документов — применение инфор­ мации архивных документов в культурных, научных, политичес­ ких, экономических целях и для обеспечения законных прав и ин­ тересов граждан.

Историческая справка к архивному фонду — документ, содер­ жащий сведения по истории фондообразователя и архивного фон­ да, краткую характеристику состава и содержания его докумен­ тов и научно-справочного аппарата.

Источник комплектования — юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хране­ ние в архив.

Исходящий документ—документ, отправленный из учреждения.

380

Исходящий документ; отправляемый документ — официаль­ ный документ, отправляемый из учреждения.

Карточка (архивного) фонда — учетный документ, содержа­ щий название, сведения о количестве, составе документов архив­ ного фонда и месте его хранения, предназначенный для центра­ лизованного государственного учета архивных документов Ар­ хивного фонда Российской Федерации.

Кинодокумент — изобразительный или аудиовизуальный до­ кумент, созданный кинематографическим способом.

Классификационный индекс — условное обозначение (цифро­ вое, буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным делением схемы классификации и проставляемое на карточках систематического и других каталогов. Может проставляться и на документах, и на делах.

Классификация документов — деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Ключевая фраза — стандартное выражение, включающее ре­ чевое действие и представляющее собой важнейший информаци­ онный сегмент текста.

Ключевые слова — стандартные, клишированные фразы, фор­ мулирующие содержание документа.

Коммерческое письмо — название делового документа, при­ нятого в коммерческой практике и подготавливающего или офор­ мляющего сделку.

Комплектование архива — систематическое пополнение архи­ ва документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством.

Консервация документа — предохранение документа от раз­ рушающего действия внешней среды.

Контракт — договор об установлении, изменении или прекра­ щении правовых отношений.

Контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Контрольный лист — талон для индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему письма.

381

Копия — точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная.

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Корреспондент — учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.

Кредит — включенная в смету сумма, в пределах которой раз­ решен расход на определенную потребность.

Лимит — документ, определяющий предельный размер ассиг­ нований денежных средств, отпуска материалов из государствен­ ных фондов.

Лист (архивного) фонда — учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно-справочного аппарата в их динамике.

Лицевой счет — бухгалтерский документ, отражает передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструмен­ тов, продукции, зданий и т. д.) определенной организации или лицу.

Личное дело — дело, включающее документы о каком-либо лице (о его биографии, образовании, трудовой или обществен­ ной деятельности).

Маркировка — индексация технических документов или то­ варов.

Машинописный документ — письменный документ, при созда­ нии которого знаки письма наносят техническими средствами.

Машиночитаемый текст — документ, использование которо­ го требует применения специально предназначенных технических средств.

Межархивный справочник — архивный справочник, содержа­ щий сведения о документах нескольких архивов.

Наименование документа — обозначение вида письменного документа.

382

Накладная — документ, которым оформляются прием и от­ правка груза, перемещение или отпуск материальных ценностей.

Наряд — документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сдельщиками, об учете выработки и о рас­ чете причитающейся им зарплаты.

Наряд-наказ — плановое задание руководителя учреждения подчиненному предприятию или руководителя предприятия цеху о выполнении определенной работы.

Научно-информационная деятельность архива — создание ар­ хивных справочников, организация использования и публикация архивных документов.

Негосударственная часть Архивного фонда Российской Феде­ рации — архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц, собствен­ ностью физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании соглашения (договора) с собственником после экспертизы их ценности.

Номенклатура — перечень наименований.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наиме­ нований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номер входящего письма — регистрационный номер докумен­ та, проставляемый адресатом.

Номер исходящего письма — регистрационный номер доку­ мента, проставляемый отправителем.

Нормативные документы — документы, в которых устанавли­ ваются какие-либо правила, нормы.

Нормативы—документы, содержащие показатели затрат вре­ мени материальных или денежных ресурсов, выпускаемой продук­ ции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию).

Нормы — документ, содержащий сведения об установленных величинах чего-либо (н. выработки, н. вьщачи чего-либо).

Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем рече­ вой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

383

Обеспечение сохранности документов — обеспечение физикохимической сохранности документов и их учет.

Обеспечение физико-химической сохранности документов —

разработка, создание и практическое применение научно-техни­ ческих средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения документов.

Обзор архивных документов — архивный справочник, вклю­ чающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим ана­ лизом.

Объединенный архивный фонд — архивный фонд, сформиро­ ванный из документов двух или более фондообразователей, име­ ющих между собой исторически обусловленные связи.

Объем документооборота — количество документов, поступив­ ших в организацию и созданных ею за определенный период.

Объяснительная записка — 1) документ, поясняющий содер­ жание отдельных положений основного документа (плана, отче­ та, проекта); 2) сообщение должностного лица, поясняющее ка­ кое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышесто­ ящему должностному лицу.

Ограничительный срок секретного хранения архивных доку­ ментов — срок засекречивания сведений, установленный законо­ дательными актами, в течение которого запрещается свободный доступ к документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащим охраняемую законом тайну.

ОКУД — Общероссийский классификатор управленческой документации.

Опись — юридически оформленный перечень документов.

Организационно-распорядительный документ — вид письмен­ ного документа, в котором фиксируют решение административ­ ных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности ор­ ганов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подраз­ делений и должностных лиц.

384

Организационные документы — документы, определяющие статус (организационно-правовую форму) предприятия и поря­ док его работы.

Организация работы с документами — организация докумен­ тооборота, хранения и использования документов в текущей дея­ тельности учреждения.

Оригинал документа — 1) первоначальный экземпляр доку­ мента; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материа­ лом для копирования.

Особые отметки — отметки о степени секретности и срочнос­ ти исполнения документов.

Отпуск — заверенная полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя.

Отчет — документ, содержащий сведения о подготовке и про­ ведении работ, об итогах выполнения планов, заданий, команди­ ровок и других мероприятий, представляемый вышестоящему уч­ реждению как должностному лицу.

Оферта — см. Предлолсение,

Официальный документ: документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в уста­ новленном порядке.

Оформление дела — комплекс работ по описанию дела по об­ ложке, по брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

Оформление дела — подготовка дела к хранению в соответ­ ствии с установленными правилами.

Оформление документа — проставление необходимых рекви­ зитов, установленных правилами документирования.

Переменная часть реквизита документа — изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его запол­ нении.

Перечень документов со сроками хранения — систематизиро­ ванный список видов и категорий документов, содержащий нор­ мативные указания о сроках их хранения.

Письменный документ — текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

385

Письмо — обобщенное наименование различных по содержа­ нию документов, служащих средством общения между учрежде­ ниями, частными лицами.

Письмо информационное — письмо, своевременно информи­ рующее другое предприятие или заинтересованное лицо о свер­ шившемся факте или о планируемом мероприятии.

Письмо-извещение — письмо, в котором что-либо сообщает­ ся или утверждается.

Письмо-напоминание — письмо, в котором вторично содер­ жится информация о каком-либо факте. Такое письмо по лако­ низму приближается к телеграмме.

Письмо-подтверждение — письмо, подтверждающее факт от­ правки документов, участия в каком-либо мероприятии и т. п.

Письмо-приглашение — такие письма адресуются конкретно­ му лицу или нескольким лицам и служат основанием для их учас­ тия в планируемом мероприятии.

Письмо-просьба — письмо, выражающее просьбу о выполне­ нии какого-либо действия, принятии какого-либо решения, полу­ чении документации или материальных ценностей.

Повестка — официальное сообщение частному лицу с предло­ жением куда-либо прийти или учреждению — выслать своего пред­ ставителя.

Подлинник (официального) документа — первый или единич­ ный экземпляр официального документа.

Подлинный документ — документ, сведения об авторе, време­ ни и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подпись на документе — подпись должностного лица или ав­ тора документа, удостоверяющая подлинность или заверяющая копию документа.

Подпись — реквизит документа, представляющий собой соб­ ственноручную роспись полномочного должностного лица.

Поисковые данные документа — сведения о месте хранения документа, включающие архивный шифр и ссьшку на номера ли­ ста (страницы) документа.

386

Положение — 1) правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений, а также нижестоящих учреждений, организаций или предприятий; 2) свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления.

Постоянная часть реквизита документа — неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наноси­ мая при его изготовлении.

Постоянное хранение документов — бессрочное хранение до­ кументов в архивном учреждении, государственном музее, биб­ лиотеке.

Правила документирования — требования и нормы, устанав­ ливающие порядок документирования.

Предложение — письменное заявление от имени предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях.

Предметный каталог — каталог документов, содержащих све­ дения о предметах (фактах, событиях, географических наимено­ ваниях) и лицах, которые упоминаются в документах.

Предметный указатель — указатель основных предметных (те­ матических) обозначений, расположенных в алфавитном поряд­ ке.

Представление — документ, содержащий предложение о на­ значении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопро­ сам деятельности учреждения.

Презентация — 1) представление, предъявление переводного векселя лицу, обязанному совершить платеж; 2) общественное представление чего-либо нового с целью ознакомления или рек­ ламы, жанр рекламного текста (письмо-презентация).

Прейскурант — перечень видов работ, услуг, продукции, то­ варов и т. д. с указанием цен и расценок.

Претензионное письмо — письмо, отправленное виновной сто­ роной в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного вида обязательств.

387

Претензия — письмо, отправляемое виновной стороне в слу­ чае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного рода обязательств.

Приказ — 1) правовой акт, издаваемый руководителем орга­ на государственного управления (его структурного подразделе­ ния), действующий на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организа­ ций и должностных лиц независимо от подчиненности; 2) доку­ мент, вьщаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения.

Проверка наличия (состояния) дел — установление соответ­ ствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требую­ щих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфек­ ции.

Программа — документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени (производственная П.) или этапы и сроки осуществления крупных работ, испытаний.

Проект документа — предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.

Протокол — документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Профиль архива — установленный для архива состав докумен­ тов, подлежащих хранению.

Публикация архивных документов — подготовка документов к изданию в соответствии с установленными правилами.

Путеводитель по (архивным) фондам архива — архивный спра­ вочник, содержащий в систематизированном порядке характери­ стики или краткие сведения об архивных фондах и предназначен­ ный для ознакомления с его составом и содержанием.

Расписание — объявление о времени, месте и последователь­ ности совершения чего-либо.

388

Расписка — документ, подтверждающий получение какихлибо денежных или материальных ценностей.

Распорядительные документы — документы, в которых фикси­ руется решение административных и организационных вопросов.

Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руко­ водителем, главным образом коллегиального органа государ­ ственного управления, в целях разрешения оперативных вопро­ сов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

Регистрационная карточка — карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве.

Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, при­ сваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный номер документа — порядковый номер, при­ сваиваемый входящему или исходящему документу при его реги­ страции, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его.

Регистрационный штамп — штамп, содержащий название уч­ реждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ.

Регистрация документов — запись в учетных формах (журна­ лах, карточках и т. п.) кратких сведений о документе и проставле­ ние на документе делопроизводственного индекса и даты регист­ рации.

Реестр — перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгал­ терском учете и делопроизводстве (р. описей).

Режим хранения архивных документов — совокупность тем- пературно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, со­ здаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.

Резолюция — решение, принятое совещанием, съездом, кон­ ференцией и т. п. по обсуждаемому вопросу.

Резолюция документа — реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей приня­ тое им решение.

389