Deloproizvodstvo-Uchebno-spravochnoe_posobie

—подготовка документа к отправлению;

—отправление пакетов (конвертов).

Впроцессе обработки отправляемых конфиденциальных до­ кументов решаются следующие задачи защиты информации и ее носителя:

—исключение возможного тайного вскрытия конверта и не­ санкционированного ознакомления с документом при его пере­ сылке (передаче) адресату, подмены документа и листов;

—ограничение возможности утери, кражи или подмены кон­ верта с конфиденциальным документом;

—подтверждение факта отправки документа и правильности оформления этого факта в учетных формах;

—исключение ошибочной отправки документа, конверта дру­ гому адресату, необоснованной рассылки документов ряду адре­ сатов.

Разрешением на отправку конфиденциального документа яв­ ляется подписанное первым руководителем организации сопро­ водительное письмо к документу или разрешительная запись, сде­ ланная лично руководителем в учетной форме, если документ от­ правляется без сопроводительного письма.

Отправка конфиденциальных документов осуществляется цен­ трализованно службой КД организации, а в небольших фирмах — секретарем-референтом или управляющим делами. Исполнителям запрещается лично отправлять конфиденциальные документы.

При подготовке документа к отправлению на лицевой сторо­ не конверта обозначаются гриф конфиденциальности и другие необходимые адресные реквизиты, номера вложенных докумен­ тов. На оборотной стороне в местах склеивания клапанов кон­ верта ставятся печати организации. Конверты с конфиденциаль­ ными документами должны передаваться адресатам курьерами под роспись за получение конверта в разносной книге, реестре или расписке.

При отправлении конфиденциальных документов заказными и ценными почтовыми отправлениями используется двойное па­ кетирование документов (вкладывание конверта в конверт). Гриф конфиденциальности и иные отметки ставятся на внутреннем кон-

270

верте, который опечатывается и при необходимости прошивает­ ся. Внешний конверт оформляется в соответствии с почтовыми правилами.

Конверты (пакеты), предназначенные для отправления конфи­ денциальных документов, должны быть светонепроницаемыми. Особое внимание обращается на прочность проклеивания клапа­ нов конвертов, исключающую возможность "отпаривания" мест склейки. Тексты отправляемых писем, телеграмм, телексов, фак­ сов целесообразно шифровать. Факт отправления конфиденци­ альных документов подтверждается почтовыми реестрами.

Вторая часть стадии обработки изданных документов предус­ матривает следующие процедуры:

—передача документа соответствующему руководителю или исполнителю;

—исполнение и возвращение документа от исполнителя; пе­ редача документа на другие участки службы КД.

6.2.4.Проверка наличия документов, дел

и носителей информации

Цель проверки наличия документов, дел и носителей конфи­ денциальной информации — установление их реального соответ­ ствия записям в учетных формах, сохранности, целостности и ком­ плектности материалов, а также своевременное выявление фак­ тов утраты конфиденциальных материалов и определение правильности выполнения процедур и операций по их учету, хра­ нению и использованию.

Проверка стимулирует тщательное соблюдение всеми сотруд­ никами фирмы требований по работе с конфиденциальными ма­ териалами, обеспечение их физической сохранности и, в конеч­ ном счете, — информационную безопасность организации.

Проверка всегда ведется от учетных данных к документам, экземплярам документа и составным частям каждого документа или дела. Кроме того, в ходе проверки рассматриваются вопросы снятия с документов грифа конфиденциальности.

Проверки наличия конфиденциальных материалов могут быть регламентированными (периодическими) и нерегламентированными (непериодическими).

271

Регламентированные, обязательные проверки наличия доку­ ментов, дел и носителей информации проводятся ежедневно, ежек­ вартально и по окончании календарного года. Они охватывают весь массив конфиденциальных материалов организации.

Нерегламентированные проверки осуществляются при смене руководителей подразделений или направлений деятельности организации, увольнении сотрудников, после завершения экстре­ мальной ситуации, выявления факта возможной утраты инфор­ мации и в других случаях. Этот вид проверки обычно ограничи­ вается конкретной частью конфиденциальных материалов.

Ежедневные проверки (самопроверки или проверки вторым работником) наличия конфиденциальных документов проводят­ ся в конце рабочего дня всеми сотрудниками организации, рабо­ тающими с конфиденциальными материалами. Квартальные и годовые проверки наличия проводит специально назначаемая комиссия; по результатам этих проверок составляется акт.

Любой вид проверки может быть закончен лишь после выяв­ ления фактического наличия всех документов, числящихся по учет­ ным формам. Для проверки привлекаются только основные учет­ ные формы — журналы регистрации и учетные карточки. Другие учетные формы (описи, перечни, реестры, акты, карточки учета разрешений и вьщачи материалов и т. д.) носят вспомогательный информационный и оправдательный характер.

Впроцессе проведения квартальной проверки наличия конфи­ денциальных материалов контролируется сохранность традици­ онных и электронных документов, находящихся на исполнении у сотрудников организации и не подшитых в дела. Одновременно проверяется соблюдение ими установленного порядка работы с конфиденциальными материалами, их хранения, правильности ведения внутренней описи документов, находящихся у исполни­ теля, своевременности и полноты ежедневной сдачи всех матери­ алов в службу КД. Проверка ведется в обязательном присутствии самого сотрудника.

Впроцессе проведения годовой проверки наличия конфиден­ циальных материалов контролируется сохранность всех традици­ онных и электронных документов, находящихся как на исполне-

272

НИИ, так и исполненных, подшитых в дела, независимо от време­ ни их поступления, получения или издания. Дела проверяются полистно.

Отсутствие конфиденциального документа, дела или носите­ ля информации у сотрудника, которому они были вьщаны, счита­ ется утратой этих материалов. В подобном случае комиссия со­ ставляет акт и немедленно докладывает об утрате первому руко­ водителю организации для принятия решения. Акт составляется также в случае обнаружения в базе данных компьютера сотруд­ ника или на дискете неучтенной или несанкционированно сохра­ ненной копии электронного документа.

Следовательно, процесс исполнения, дальнейшего движения и использования изданных конфиденциальных документов более сложен в технологическом отношении, чем аналогичный процесс обработки открытых документов, и требует четкого выполнения рассмотренных стадий, этапов и процедур в указанной последо­ вательности, что дает возможность защитить ценную информа­ цию и ее носители от возможных потенциальных и реальных уг­ роз. Этой же цели служат регулярные проверки наличия докумен­ тов, дел и носителей информации.

6.3. Формирование и хранение дел, уничтожение документов, дел

иносителей информации

6.3.1.Особенности составления и ведения номенклатуры дел

Систематизация конфиденциальных документов в дела и ве­ дение дел в целом соответствуют тем требованиям, которые предъявляются к аналогичной работе с документами открытого доступа.

Вместе с тем задачами, решаемыми при выполнении процедур и операций формирования и ведения дел с конфиденциальными документами (конфиденциальных дел), являются не только эффек­ тивное использование этих документов в управленческой и про-

273

изводственной деятельности организации, но и обеспечение со­ хранности документов, дел, массивов информации и их носите­ лей, а также других конфиденциальных материалов в процессе хранения и использования.

В период текущего (оперативного) архивного хранения цен­ ные и конфиденциальные материалы организации подвергаются таким же угрозам, как и во время их рассмотрения, исполнения, обработки и движения. Организации это часто не учитывают, ис­ полненные конфиденциальные документы выпадают из-под кон­ троля службы КД или референта, что создает благоприятные воз­ можности для злоумышленника несанкционированно ознако­ миться с этими документами или выполнить с ними иные противоправные действия.

Помимо известных задач номенклатура конфиденциальных дел предназначена для:

—учета формируемых дел (номенклатурного учета дел) и обес­ печения проверки наличия документов и дел;

—закрепления схемы разрешительной системы доступа руко­ водителей и сотрудников организации к делам;

—учета дел архивного фонда;

—учета движения, использования и уничтожения архивных документов, дел и других конфиденциальных материалов до пе­ редачи в ведомственный архив или архив организации.

Табличная часть номенклатуры имеет следующие дополни­ тельные графы, предназначенные для практической реализации указанных задач: гриф конфиденциальности дела, фамилии со­ трудников, которым предоставлено право пользоваться делом, отметка о движении дела (архивный номер, номер и дата акта об уничтожении, запись об отправлении, номер и дата сопроводи­ тельного письма), отметка о проверке наличия (подписи и дата).

Комплекты документов на магнитных носителя (дискетах и др.), а также архивные массивы (подмассивы) электронных доку­ ментов, находящихся в компьютере, вносятся в номенклатуру дел на общих основаниях. Закрепление дел за конкретными исполни­ телями делает номенклатуру правовой основой для разрешения исполнителям работать с конкретными делами.

274

в номенклатуру не включаются конфиденциальные дела и до­ кументы, которые имеют инвентарную форму учета, например техническая и технологическая документация, печатные издания, аудио-, видеодокументы, особо ценные документы выделенного хранения и др.

Перечень заголовков дел составляется таким образом, чтобы состав, содержание и уровень конфиденциальности документов каждого дела соответствовали функциональным обязанностям тех сотрудников фирмы, которые допущены к делу и будут с ним ра­ ботать. Каждое дело должно содержать документы, имеющие приблизительно одинаковый период конфиденциальности. Под одним заголовком обычно заводится конфиденциальное и некон­ фиденциальное (открытое) дело.

Конфиденциальные документы комплектуются в дела с уче­ том того, что сведения, составляющие предпринимательскую тай­ ну, не должны попадать в государственный архив до истечения срока их конфиденциальности.

После снятия грифа конфиденциальности документ передает­ ся в службу открытого делопроизводства и помещается в анало­ гичное по заголовку дело открытого доступа временного, длитель­ ного или постоянного срока хранения. Об изменении или снятии грифа делается отметка на документе, удостоверяемая росписью руководителя, подписавшего или утвердившего этот документ.

Вцелях своевременного снятия грифа конфиденциальности рекомендуется регулярно просматривать учетные картотеки, опи­ си, журналы конфиденциальных документов и выделять те из них, которые могут быть удалены из банка защищаемых документов.

Вэтом случае конфиденциальные дела включают в себя толь­ ко те документы, которые в данный момент должны иметь огра­ ничения по доступу к ним персонала. В результате защита доку­ ментов, дел и носителей информации становится более эффектив­ ной. Не следует отождествлять два разных понятия: срок хранения дела и период конфиденциальности документов, включаемых в дело, — хотя конфиденциальные документы характеризуются и тем и другим понятием. Период конфиденциальности может быть длиннее или короче срока хранения дела.

275

Номенклатура конфиденциальных дел, составляемая как са­ мостоятельный документ или приложение к общей номенклатуре дел организации, должна иметь гриф ограничения доступа, со­ ответствующий уровню конфиденциальности содержащихся в ней дел и документов. Она учитывается как любой внутренний конфи­ денциальный документ по картотеке подготовленных документов.

В отличие от номенклатуры дел открытых документов при работе с номенклатурой конфиденциальных дел выделяется в ка­ честве самостоятельной процедура закрытия номенклатуры дел, которая состоит из следующих операций:

—проверка закрытия всех заведенных дел и томов;

—годовая проверка наличия дел и документов;

—заполнение итоговой записи о категориях и количестве за­ веденных дел;

—проверка полного соответствия электронного и бумажного экземпляров номенклатуры дел, допечатка отметок о закрытии номенклатуры, заверение всех отметок росписью работника уча­ стка службы КД;

—включение бумажного экземпляра номенклатуры в дело номенклатур;

—переработка электронного экземпляра номенклатуры дел для использования в будущем календарном году;

—распечатка номенклатуры дел будущего года для издания. После окончания делопроизводственного года и проведения

годовой проверки наличия дел и документов номенклатура зак­ рывается и подшивается вдело, содержащее номенклатуры за про­ шлые годы. При этом номенклатура сохраняет учетную функцию архивных дел соответствующего года.

Для удобства проверки сохранности конфиденциальных дел, особенно при значительном количестве дел долговременного пе­ риода конфиденциальности, можно ввести инвентарную форму учета дел. Каждое законченное и закрытое конфиденциальное дело (том), картотека, журнал вносятся в традиционную и (или) элект­ ронную инвентарную учетную опись законченных производством дел, картотек и журналов. Учетные инвентарные номера дел вно­ сятся в номенклатуру и указываются на обложках дел.

276

6.3.2. Формирование и оформление дел, подготовка дел к передаче в архив

Дела с конфиденциальными документами всегда формируются централизованно в службе 1СД. Формирование и хранение таких дел на рабочих местах сотрудников организации не разрешается.

Впроцессе формирования и хранения конфиденциальные дела

идокументы могут подвергаться следующим угрозам:

—получение сотрудником, работающим с делом, большего объема конфиденциальной информации, чем это необходимо (за счет неправильного формулирования заголовков дел в номенкла­ туре или ошибочного распределения, систематизации документов по делам);

—утеря работником службы КД контроля использования дел сотрудниками организации (за счет плохо организованного ежед­ невного учета вьщачи и возвращения дел);

—утрата (кража, утеря) дела или содержащегося в нем доку­ мента, частей документа, подмена документов, отдельных листов;

—ошибочная вьщача дела сотруднику, не имеющему права доступа к данному делу;

—умышленное или случайное несанкционированное уничто­ жение дел и документов;

—гибель дел и документов в результате экстремальной ситуа­

ции;

—доступ к делам посторонних лиц как следствие ошибочных действий персонала или невыполнения персоналом порядка обес­ печения сохранности дел (например, невыполнение требования инструкции об эвакуации дел и документов в условиях экстремаль­ ной ситуации).

При формировании конфиденциальных документов в дела должна жестко соблюдаться разрешительная система доступа со­ трудников к делам, документам и электронным сведениям, обес­ печиваться информационная взаимосвязь местонахождения доку­ мента в деле с его предьщущими учетными формами и номерами, строго выполняться инструктивные требования, решающие зада­ чу сохранности дел и документов.

277

Конфиденциальные неподшитые исполненные и неисполнен­ ные документы должны храниться у работника службы КД в пап­ ках, на которых указывается их целевое назначение: фамилии со­ трудников организации, которым направляются документы, или наименование предстоящих действий, процедур и операций (под­ шивка в дело, отправление и др.). Каждая папка должна иметь опись находящихся в ней документов, которая регулярно обнов­ ляется. Хранить документы в россыпи в ящиках стола, в шкафах и сейфах не допускается.

Особенностями процедуры оформления дела при его заведе­ нии являются:

—оформление обложки дела с указанием грифа конфиденци­ альности дела;

—оформление списка сотрудников, допущенных к делу (на внутренней стороне обложки дела);

—оформление карточки учета разрешений и вьщачи дела (по­ мещается в конверт на внутренней стороне обложки);

—подшивка в дело чистых листов (бланков) внутренней опи­ си документов;

—внесение в номенклатуру отметки о заведении дела.

Гриф конфиденциальности, как уже говорилось, указывается в верхнем правом углу обложки дела. Внутренняя опись обяза­ тельна для всех дел, содержащих конфиденциальные документы, выполняет функцию учета документов, включенных в дело, и со­ держит следующие графы: учетный номер документа, гриф кон­ фиденциальности, дата подписания или утверждения, вид, крат­ кое содержание, номера листов дела, соответствующих располо­ жению документа в деле.

Опись подшивается в начале дела, перед документами и имеет самостоятельную нумерацию листов. По описи проверяются со­ хранность документов и их комплектность.

Магнитные носители (дискеты и др.) с документами хранятся в специальных футлярах, лицевая сторона которых оформляется аналогично обложке традиционного дела. В футляр вкладывают­ ся список исполнителей, допущенных к носителю, карточка раз­ решений и выдачи носителя, бумажный экземпляр электронной описи документов, записанных на носителе.

278

Особенностями процедуры оформления дела при его форми­ ровании являются:

—проставление в каждом документе под грифом ограниче­ ния доступа отметки о периоде его конфиденциальности или даты рассмотрения вопроса о снятии грифа (если такая отметка или дата ранее отсутствовали);

—внесение данных о подшиваемых документах во внутрен­ нюю опись дела;

—нумерация листов документа в деле;

—при необходимости — внесение изменений в реквизиты об­ ложки дела;

—подшивка документа в дело (прошнуровывание докумен­ тов), проверка правильности нумерации листов;

—внесение отметки о подшивке в учетную карточку документа;

—проверка правильности подшивки документа;

—возврат учетной карточки документа в соответствующую картотеку.

В дело включаются только конфиденциальные документы. Сведения о документе вносятся в опись перед его подшивкой в дело.

Особенностями процедуры оформления дела (тома) при его закрытии являются:

—подшивка и оформление заверительного листа —^листа-за­ верителя (только для дел, содержащих документы долговремен­ ного периода конфиденциальности);

—оформление итоговой записи во внутренней описи дела;

—опечатывание концов шнурка на заверительном листе (толь­ ко для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности);

—внесение итоговых сведений в реквизиты на обложке дела;

—проставление отметки о закрытии дела (тома) в номенкла­ туре дел;

—при необходимости — внесение дела в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов;

—по окончании года — закрытие номенклатуры дел, всех кар­ тотек на исполненные документы и контрольных журналов учета карточек;

279