Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:

Deloproizvodstvo-Uchebno-spravochnoe_posobie

.pdf
Скачиваний:
40
Добавлен:
18.05.2015
Размер:
8.15 Mб
Скачать

Продоллсение табл.

 

1

1

2

1

3

1

4

1

 

 

10. Материально-техническое снабжение

 

 

 

 

 

10.1. Материально-техническое снабжение

 

 

\

 

Сводки, сведения о поступлении, расходова-\

 

 

 

 

 

 

 

нии, остатках сырья, материалов и гото-\

 

 

 

 

 

 

 

вой продукции

 

 

 

 

 

 

 

 

 

а) годовые

 

3 года

3 года

 

 

 

 

\б) квартальные

 

1 год

 

 

1 год

 

 

 

 

\в) месячные

 

1 год

 

 

1 год

 

 

 

 

\Договоры между заказчиками и поставщи-Згода

 

Згода

После исте-\

 

\ками на все

виды

материально-

 

 

 

чвния срока{

 

технического снабжения и протоколы раз­

 

 

 

действия

 

 

ногласий по ним

 

 

 

 

 

договора

 

 

{Журналы учета

договоров на снабжение Згода

 

Згода

 

 

 

 

{продукцией

 

 

 

 

 

 

 

 

 

{Справки, сведения об условиях и оформле­Згода

 

Згода

 

 

 

 

нии поставок продукции

 

 

 

 

 

 

 

 

щокументы (акты, фактуры, накладные) о Згода

 

Згода

 

 

 

 

\сданной продукции

 

 

 

 

 

 

 

 

{переписка о сбыте и поставке продукции Згодаи

 

Згода

 

 

 

 

{заключении договоров

 

 

 

 

 

 

 

 

{документы (заявки, заказы, наряды) о по­ Згода

 

Згода

 

 

 

 

дставке материалов, оборудования, инвен-

 

 

 

 

 

 

 

\таря

 

 

 

 

 

 

 

 

 

{Журналы учета продукции,

отправляемойЗгода

 

Згода

 

 

 

 

{потребителям

 

 

 

 

 

 

 

 

 

{Акты 0 снятии наличия и остатков матеЗгода­

 

Згода

 

 

 

 

риалов

 

Згода

 

Згода

 

 

 

 

{Коммерческие акты

 

 

 

 

 

{книги регистрации коммерческих актов Згода

 

Згода

 

 

 

 

10.2. Организация хранения имуи^ественно-материальных ценностей

\

\Акты приема поступивших на склады товаЗгода­

 

Згода

При условии]

 

ров и материалов

 

 

 

 

завершения

 

 

 

 

 

 

 

ревизий.

в\

 

 

 

 

 

 

 

случае воз-\

 

 

 

 

 

 

 

никновения

 

 

 

 

 

 

 

\ споров, раз-\

 

 

 

 

 

 

 

шогласий,

 

 

 

 

 

 

 

 

хледствен-

 

 

 

 

 

 

 

\ных и судеб­

 

 

 

 

 

 

 

ных

дел

 

 

 

 

 

 

 

{сохраняют-

 

 

 

 

 

 

 

\ся до выне-

 

{сения окон­ чательного {решения

510

Продолэ/сение табл.

1

2

3

4

1

Карточки, кладовые и амбарные книги, опиЗгода­

 

Згода

При условии]

си, приходные и расходные накладные, орде­

 

 

завершения

ра по учету прихода, расхода, наличия, ос­

 

 

ревизий.

в\

татков товаров и материалов на складах,

 

 

случае воз-\

базах

 

 

никновения

 

 

 

споров, раз-\

 

 

 

ногласий,

 

 

 

 

следствен­

 

 

 

ных и судеб-\

 

 

 

ных дел

 

 

 

сохраняют­

 

 

 

ся до выне-\

 

 

 

сения окон-]

 

 

 

чательного

 

 

 

решения

 

\Акты, ведомости проведения инвентаризаЗгода-

Згода

При условищ

щии имущества

 

 

завершения

 

 

 

ревизий.

в\

 

 

 

случае воЗ'\

 

 

 

никновения

 

 

 

споров, раз-\

 

 

 

ногласий,

 

 

 

 

следствен­

 

 

 

ных и судеб-\

 

 

 

ных дел

 

 

 

сохраняют­

 

 

 

ся до выне\

 

 

 

сения окон-\

 

 

 

чательного

{Документы (акты, сведения, справки, пере15­лет

 

решения

 

 

 

 

писка) 0 недостаче и растратах товаров,

 

 

 

 

шатериалов

 

 

 

 

\Акты проверок прихода-расхода продукции,\Згода

\ Згода

 

 

\сырья, материалов

 

 

 

 

511

Продолэ/сение табл.

1

2

3

4

1

Документы (распоряжения, счета, наряды,Згода

Згода

При условии\

требования, накладные, рапорты,

карты)

 

завершения

об отпуске товаров со складов и отгрузке

 

ревизий.

в\

продукции

 

 

случае воз-\

 

 

 

никновения

 

 

 

споров,

раз-\

 

 

 

ногласий,

 

 

 

следствен­

 

 

 

ных и судеб-\

 

 

 

ных дел

 

 

 

сохраняют­

 

 

 

ся до выне-\

 

 

 

сения окон-]

 

 

 

чательного

Книги учета распоряжений на отпуск товаЗгода­

Згода

решения

 

 

 

ров и продукции со складов

 

 

 

 

\Лимитно-заборные карты на получениеЗгода

Згода

 

 

\ сырья и готовой продукции со склада

 

 

 

 

Пропуска на вывоз товаров и материаловЗгодасо

Згода

 

 

\ складов

 

 

 

 

Переписка о получении сырья, товаров1игод

1 год

 

 

материалов со складов

 

 

 

 

\ Книги учета и списания тары

1 год

1 год

 

 

{Переписка о реализации излишних и неходо2года-

2 года

 

 

\вых товаров и материалов на складах

 

 

 

11.Административно-хозяйственное обслуживание

11.1.Административно-хозяйственные вопросы

\ Правила внутреннего распорядка

1 год

1 год

После заме-\

{Журналы учета выдачи печатей и штамповЗгода

Згода

ны новыми

 

{Книги регистрации удостоверений

и проЗгода-

Згода

 

\пусков

 

 

 

\Разовые пропуска, корешки пропусков в 1слугод­

1 год

 

жебные здания и на вынос (вывоз) матери-

 

 

\альных ценностей

 

 

 

11.2. Эксплуатация служебных зданий

 

\Документы (договоры, соглашения, акты))\ Згодас

Згода

После исте­

\ приеме и сдаче зданий, помещений в аренду

 

чения срока

 

 

 

действия

 

 

 

договора

512

Окончание табл.

1

2

3

4

Переписка о коммунальном обслуживании 1 год

1 год

 

зданий и помещений

 

 

 

11.3. Транспортное обслуживание

 

 

Переписка о расчетах по претензиям

за Згода

Згода

 

утрату, недостачу и задержку грузов

 

 

 

Паспорта транспортных средств

До списания До списа­

 

 

транспорт­

ния тран­

 

 

ных средств

спортных

 

 

 

средств

 

513

Прилолсение 10

РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ ПРИ НАПИСАНИИ ДОКУМЕНТОВ ОТДЕЛЬНЫХ НАИБОЛЕЕ ЧАСТО УПОТРЕБЛЯЕМЫХ СЛОВ

иУСТОЙЧИВЫХ СЛОВОСОЧЕТАНИЙ

1.Синтаксические конструкции, используемые для изложения МОТИВОВ, объяснения причин для принятия тех или иных действий:

Впорядке оказания помощи прошу Вас...

Вцелях обмена опытом направляю в Ваш адрес...

Впорядке исключения...

Ввиду особых обстоятельств...

Всвязи с завершением работ по...

Всвязи с принятием решения о...

Всоответствии с ранее достигнутой договоренностью...

По взаимной договоренности между...

Согласно Вашей заявке...

Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место...

2. Формулировки для выражения отказа:

Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия. Ваше

указание остается невыполненным в связи с...

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляет­

ся возможным, поскольку...

Ваше распоряжение не может быть выполнено к установлен­

ному сроку по следующим причинам...

Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию,

так как...

Организация не располагает возможностью для выполнения

данной задачи из-за отсутствия...

514

3. Формулировки для выражения предупреждения:

Напоминаем Вам, что через такое-то время срок соглашения

истекает...

Организация уведомляет Вас о том, что...

Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что...

Организация сохраняет за собой право в одностороннем по­

рядке приостановить действие договора о...

Взятые на себя организацией гарантийные обязательства ут­

рачивают свою силу с...

4. Устойчивые распорядительные обороты:

Ввести в эксплуатацию... Обязать руководителя...

Контроль за исполнением настоящей директивы возложить

на...

Назначить расследование по факту...

Изыскать дополнительные возможности для...

5. Формулировки для выражения просьб:

Прошу Вас направить в мой адрес...

Всвязи с острой необходимостью в... настоятельно прошу Вас...

Убедительно прошу Вас решить вопрос о...

Врамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность...

Исходя из величины годового лимита по... изыскать для нужд

организации... прошу

6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведе­

ний (отдельных фактов):

Безопасность гарантируется...

Документация выслана в ваш адрес нарочным...

Предпринимаются энергичные меры по...

Конфиденциальность информации обеспечена...

Содержание проекта оперативно корректируется.

Выявленные недостатки уже устраняются...

Выделены дополнительные средства на...

Спланированы мероприятия...

В кратчайшие сроки организуется...

Установлен повседневный жесткий контроль за..

515

7. Устойчивые обороты речи:

наименее сложный...

наиболее важный...

наилучший эффект...

наихудший результат...

оказать помош;ь...

произвести проверку...

руководство считает возможным,

организация не возражает...

срочно сообщите...

немедленно устраните...

обеспечьте выполнение...

создайте необходимые условия...

доложите предложения по...

оптимальное решение...

вероятные сроки...

подтвердите получение...

сообщите данные...

направьте в мой адрес...

подготовьте к отправке...

решите самостоятельно...

8. Формулировки для уведомления:

Ставим Вас в известность о том, что...

Организация извещает о...

Сообщаю Вам...

Довожу до Вашего сведения, что...

Докладываю о...

9. Наиболее часто употребляемые глаголы:

выполнить (исполнить),

решить (разрешить),

обязать,

завершить,

прекратить,

направить (отправить),

обратить (внимание на...),

ввести (в эксплуатацию),

516

спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить,

сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).

10. Наиболее часто употребляемые прилагательные: срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий,

серьезный (существенный), плановый, дополнительный.

517

СОДЕРЖАНИЕ

1. Системы документации

3

1.1. Система организационно-правовой документации

3

1.2. Система распорядительной документации

16

1.3. Система справочно-информационной документации

31

2. Документооборот

53

2.1. Традиционный и электронный документооборот

53

2.2. Работа с входящими документами

57

2.3. Работа с исходящими и внутренними документами

61

2.4. Текущее хранение документов.

 

Списание и уничтожение документов

69

3. Правила оформления документов

74

3.1. Оформление служебных документов

 

в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30-2003

^74

3.2. Составление текстов служебных документов

94

3.3. Язык и стиль деловой документации.

 

Типичные ошибки

116

4. Подготовка документации по трудовым отношениям,

 

финансам, снабжению и сбыту

133

4.1. Документация по трудовым отношениям

133

4.2. Финансовая документация

153

4.3. Документы по снабжению и сбыту

176

5. Деловая переписка

187

5.1. Краткая характеристика деловых писем

187

5.2. Международные письма

212

6. Работа с конфиденциальными документами

226

6.1. Технология учета и рассмотрения поступивших

 

конфиденциальных документов

226

518

6.2. Исполнение и обработка подготовленных

 

конфиденциальных документов

250

6.3. Формирование и хранение дел, уничтожение

 

документов, дел и носителей информации

273

7. Архивное хранение документов

284

7.1. Оформление дел длительных сроков хранения

284

7.2. Состав учетных документов архива

288

7.3. Оборудование архивохранилищ

289

7.4. Использование документов архива

292

8. Персональный компьютер в делопроизводстве

298

8.1. Компьютерные технологии подготовки документов .... 298

8.2. Компьютер и здоровье

336

Литература

364

Словарь основных терминов и сокращений

373

Приложения:

 

1. Образцы основных видов документации

398

2. Употребление названий в документах

414

3. Написание названий документов

466

4. Примерный перечень документов, подлежащих

 

утверждению

471

5. Примерный перечень документов, на которых

 

ставится гербовая печать

473

6. Перечень типовых сроков исполнения документов

475

7.Отраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях,

в учреждениях и организациях

478

8. Языковые средства для написания документов

488

9. Сроки хранения документов

496

10. Рекомендации по использованию при написании

 

документов отдельных наиболее часто

 

употребляемых слов и устойчивых словосочетаний

514

519

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]