Контрольные вопросы

1. Раскройте понятие «управленческое кадровое решение» и изложите кратко его содержание.

2. Какие параметры характеризуют кадровые решения?

3. Изложите основные требования к принятию кадровых ре­ шений.

4. В чем состоит сущность принятия кадровых решений ме­ тодом «мозговой атаки»?

5. Изложите американский и английский опыт принятия ка­ дровых решений.

6. В чем заключаются особенности японской системы при­ нятия кадровых решений?

7. Перечислите научные методы принятия кадровых реше­ ний и дайте их краткую характеристику.

8. В чем заключается смысл и содержание применения мето­ дов групповой дискуссии в процессе принятия кадровых решений?

© Троицкая Е.В., 2002

Глава

26

Документационное обеспечение управления

Упорядочение и оптимизация

информационных потоков в сфере государственной службы, совершенствование процедур и технологий документирования кадровых процессов и организации работы с документами, об­ращающимися в системе управления персоналом, являются се­годня необходимым условием эффективного управления про­цессом формирования и качественного улучшения кадрового состава организации.

Эффективность же самого делопроизводства определяется прежде всего степенью разработанности его нормативно-мето­дической базы и уровнем профессиональной квалификации ра­ботников кадровых служб. Раскрытию содержания документа­ционного обеспечения практики управления персоналом по­священа настоящая глава.

26.1. Нормативно-методическая база делопроизводства

Одним из важнейших факторов повышения профессиональной компетентности работников кадровых служб в условиях возрастаю­щей роли делопроизводства в эффективном функционировании ор-

ганизации становится глубокое знание ими действующих норма­тивных правовых актов и методических документов и неукоснитель­ное следование их требованиям в процессе работы с документами.

Технологический процесс создания, обработки и движения документов, хранения и использования их в текущей деятельно­сти подсистемы управления персоналом, как и организации в целом, вопросы работы кадровой службы, ее структура, функ­ции, штаты, техническое обеспечение и другие аспекты регла­ментируются совокупностью законов, нормативных правовых актов и методических документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения управле­ния персоналом.

Документационное обеспечение организации регламентиру­ется:

• законодательными актами Российской Федерации в сфере информации и документации;

• правовыми актами Президента и Правительства Россий­ ской Федерации, федеральных органов исполнительной власти;

• правовыми актами органов власти субъектов Федерации;

• государственными стандартами на документацию;

• унифицированными системами документации;

• общероссийскими классификаторами технико-экономи­ ческой и социальной информации;

• Государственной системой документационного обеспече­ ния управления (ГСДОУ);

• нормативными документами по организации управленчес­ кого труда и охране труда;

• нормативными документами по организации архивного хранения документов.

Общие принципы организации документационного обеспече­ния управления закреплены в ряде статей Гражданского кодекса Российской Федерации и Уголовного кодекса Российской Феде­рации. В них устанавливаются виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотноше­ний, фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и т.д., определяется ответственность за неправо­мерные действия с документами и информацией.

Отдельные стороны работы с информацией регулируются специальными законами:

• Закон Российской Федерации «О стандартизации» от 10 июня 1993 г. № 5154-1 устанавливает правовые основы стан­ дартизации в Российской Федерации и порядок работы по ее осуществлению;

• в Законе Российской Федерации «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г. № 5485 определены полномочия государственных ор­ ганов и должностных лиц по обеспечению сохранения и защиты го­ сударственной тайны, содержится перечень представляющих госу­ дарственную тайну сведений, порядок их засекречивания и рассекре­ чивания, контроля за обеспечением государственной тайны и др.;

• Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ утверждает правовой режим создания, хранения и использования инфор­ мационных ресурсов;

• порядок использования государственного языка в офици­ альных документах устанавливается Законом Российской Феде­ рации «О языках народов Российской Федерации» от 25 октяб­ ря 1991 г. № 1807-1;

• использование изображения Государственного герба Рос­ сийской Федерации на документах регламентируется Федераль­ ным конституционным законом «О Государственном гербе Рос­ сийской Федерации» от 20 декабря 2000 г. № 2-ФЗ;

• правила оформления документации с использованием то­ варного знака определены Законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров» от 23 сентября 1992 г. № 3520-1.

Порядок применения печатей и штампов, их формы, размеры и реквизиты устанавливаются постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упоря­дочении изготовления, использования, хранения и уничтоже­ния печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

В соответствии с Законом РФ «О стандартизации» утверждена единая Государственная система стандартизации, объединившая все стандарты, действующие на территории Российской Федера­ции. Самостоятельный раздел ее составляют государственные стандарты на унифицированные системы документации. В практике делопроизводства важнейшими среди них являются:

• ГОСТ 6.10.4—84 «Унифицированные системы документа­ ции. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами выч^сли- тельной техники. Основные положения»;

• ГОСТ 6.10.5—87 «Унифицированные системы документа­ ции. Требования к построению формуляра-образца»;

• ГОСТ Р 6.30—97 «Унифицированные системы доку\|ента- ции. Система организационно-распорядительной документа­ ции. Требования к оформлению документов» (в редакции от 21 января 2000 г.);

• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное Дело. Термины и определения».

Унифицированная система документации (УСД) — это сово­купность взаимоувязанных унифицированных форм докумен­тов, которые обеспечивают документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. Цель создания УСД — с^окРа-щение количества документов, применяемых в деятельности организаций, учреждений и предприятий, установление едино­образия состава и форм управленческих документов, соз^^ав^с-мых при решении однотипных задач, сокращение трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обр>^абот-ку, а также достижение информационной совместимости авто­матизированных баз данных в народном хозяйстве странь!-

Интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах обеспечивают общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной иИФор-мации. В настоящее время разработаны и действуют 37 <?бще-российских классификаторов, подразделяемых на три группы:

• классификаторы информации об управленческих доку­ ментах, задачах, решаемых в автоматизированных систем^* Уп­ равления, видах деятельности, экономических и социальных показателях (в их числе Общероссийский классификатор /прав­ ленческой документации - ОКУД);

• классификаторы информации об организационных сЯРУк- турах (в их числе Общероссийский классификатор предприятий ^и организаций - ОКПО);

• классификаторы информации о населении и кадрах.

«Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)» является наиболее полным межотрасле­вым документом по организации делопроизводства, устанавли­вающим единые требования к документированию управленчес­кой деятельности и организации работы с документами.

Основные положения этого документа получили дальнейшее развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в минис­терствах и ведомствах Российской Федерации (1994 г.) и при­шедшей ей на смену Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г.

Нормативные документы по труду и охране труда служат ос­нованием для определения затрат времени на выполнение кон­кретных работ по делопроизводству, расчета численности работ­ников, объема выполняемых ими заданий, создания благопри­ятных условий труда.

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы i по делопроизводству, утвержденные в 1995 г., рекомендованы' для применения в федеральных органах исполнительной влас­ти, учреждениях и общественных организациях, на предприяти­ях независимо от форм собственности для расчета норм време­ни, определения трудоемкости работ и численности работни­ков, организации работы в службах документационного обеспе­чения управления.

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению управления, ут­вержденные в 1993 г., предназначены для определения затрат времени на работы с управленческой документацией как в тра­диционной форме на бумажном носителе, так и в условиях авто­матизации управленческих процессов.