4. Информационные проблемы контроля

Одним из условий эффективности управленческого контроля является нормальное функционирование системы коммуникаций, посредством которой информация распространяется между уровнями управления, должностями, подразделениями, а также между организацией и ее внешним окружением.

Действительно, до сведения соответствующих работников орга­низации необходимо обязательно довести как установленные стандар­ты, так и достигнутые результаты. Желательно также быть полностью уверенным, что установленные стан­дарты хорошо поняты сотрудниками. Подобная информация должна отвечать определенным требованиям, к числу которых относятся:

• точность (соответствующая решаемым задачам);

• своевременное по­ступление к ответственным за соответствующий участок работникам;

• форма, легко позволяющая принять необходимые решения и действия.

Основные трудности, возникающие на пути сбора и распространения контрольной информации, связаны с различными коммуникационными проблемами, о которых говорится в отдельной главе настоящей книги. Важно не только получить нужную информацию, но и без серьезных искажений доставить ее человеку, принимающему решение. Эти искажения могут сыграть значительную роль в тех случаях, когда отдаются распоряжения и оцениваются результаты деятельности.

Поскольку интенсивность информационных потоков нарастает с увеличением размеров организации, соответственно растет число и сложность коммуникационных проблем. Даже малое предприятие перерабатывает информации значительно больше, чем это обычно кажется. Поэтому все чаще в организациях примененяются формальные методы сбора и обработки информации, лежащие в основе построения информационно-управляющей системы.

Общей целью такой системы является облегчение эффективного выполнения функций организации, планирования, контроля и мотивации.Она должна отслеживать все относящиеся к делу события внутри органи­зации и вне ее, обеспечивая предоставление нужной информации нужным людям в нужное время. Обратим внимание на ряд заблуждений, относящихся к таким системам.

Во-первых, некоторые управляющие, понимая важность и ценность информации, стремятся обеспечить ею себя с избытком. Для этого предприниматются попытки создать такие механизмы сбора и обработки данных, которые позволили бы всегда знать все обо всем, то есть "быть в курсе дела". Надо ли удивляться тому, что подобные действия часто приводят к разорению предпринимателей?

Во-вторых, не всегда необходимо стремиться создавать полностью интегрированную информационную систему организации. Рассредотачивая обработку необходимой информации по нескольким локальным информационным системам (ориентированным на принятие решений в некоторой конкретной области), можно снизить затраты на синхронизацию действий многих исполнителей и сократить утечку сведений, составляющих коммерческую тайну.

В-третьих, ошибочно считать, что информационная система обязательно предполагает приме­нение компьютеров. Конечно, они могут значительно повышать качество получаемой информации. Однако, в то же время создают ряд серьезных проблем (например, утечка конфиденциальных сведений), которые иногда могут быть решены только посредством отказа от вычислительной техники. Известно также, что для многих видов предпринимательской деятельности и сегодня компьютер не является необходимым инструментом. Указывая на последнее из перечисленных заблуждений менеджеров, все-же заметим, что компьютер чаще бывает необходим, и отказываться от него без серьезных оснований не стоит.

При проектировании информационной системы прежде всего следует помнить, что она должна удовлетворять существующие и планируемые информационные потребности сотрудников организации. Эти потребности зависят от уровня должностного лица в иерархии и его функциональных обязанностей. Для учета этого обстоятельства процесс проектирования информационной системы разбивают на несколько этапов:

1. Анализ информационных требований, в результате которого определяются типы решений, принимаемых на каждом уровне управления и в каждой функциональной сфере.

2. Координация и интеграция информационной системы с организационной структурой.

3. Разработка реальной системы для сбора, хранения, передачи и модификации инфор­мации.

4. Реализация на практике системы, служащей для оценки выдаваемой информации и позволяющей распознавать и исправлять замеченные ошиб­ки.

Чтобы проектируемая информационная система была эффективной на практике, чрезвычайно важно при­влечь к процессу проектирования тех управляющих, которые впоследствии будут ею пользоваться. Таким образом будет повышено качество информации (система будет давать больше полезных сведений и не будет понапрасну перегружать специалистов) и снижен уровень недоверия к информационному обеспечению. Рекомендуется обучить пользователей работе с информационной системой, что позволит в дальнейшем отказаться от чрезмерной опеки обслуживающего технического персонала и таким образом исключит предпосылки ненужных конфликтов.

Одним из критериев эффективности информационнной системы является ее экономичность - лучшей считается система, которая дает информацию такого количества и качества, которое необходи­мо для целей управления при наименьших возможных затратах. В частности, затраты на создание и обслуживание информационной системы не должны превышать выгод от ее использования. Таким образом, наилучшая информационная система — это не обязательно такая, которая дает наибольшее количество информации и наибольшую точность и скорость. Поскольку стоимость эксплу­атации информационных систем значительно превосходит затраты на оплату труда специалистов и стоимость оборудования обработки данных, оценкой ее экономи­ческой эффективности пренебрегать не стоит.

Важной проблемой, связанной с компьютеризацией обработки информации является резкое увеличение количества информации, подлежащей осмыслению и оценке. Часто менеджеры запрашивают или выдают чрезмерное количество информации, что так же затрудняет процесс принятия решения, как и ее недостаток. Поэтому одним из требований, предъявляемых к информационным системам, является избирательное снабжение менджеров информацией лишь того типа, которая необходима для их деятельности. С точки зрения теории информационных потоков документографическая¹и фактографическая²информация все сильнее вытесняется концептографической³. Это условие вызвало развитие различных электронных баз данных, а также новых информационных систем, которые называются экспертными, и входят составными частями в базы знаний.