1.2. Виды контроля

В настоящее время существует понимание, что для обеспечения реализации каждой функции управления необходимы различные виды контроля. Наиболее известным способом их разграничения является классиифкация контроля по времени осуществления как: предварительного, текущего и заключительного. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель.

Предварительным (направляющим) контролемназывают такой метод, который использует ре­сурсы в системе организационной деятельности для проверки достижимости организационных целей и исключения возможных проблем. Этот вид контроля на­зывается предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ. Как правило, предварительный контроль осуществляется посредством реализации функций планирования и организационного строительства. Поскольку эти функции реализуются через опеределенные правила и линии поведения, проверка их строгого соблюдения является способом убедиться, что работа развивается в заданном направлении. В организациях предварительный контроль используется по отношению ко всем значимым видам ресурсов (человеческим, финансовым, информационным и материальным.

Текущий (просеивающий) контрольоснован на изучении процесса выполнения работы. Он обычно осу­ществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчиненные сотрудники, регулярная проверка работы которых, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.

Текущий контроль по-разному реализуется на разных уровнях управления и базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы его осуществлять, аппарату управления необ­ходима обратная связь.

Заключительный (обратный) контроль— это такой подход к контролю, который сосредоточен на ре­зультатах деятельности организации после завершения производст­венного процесса.

Заключительный контроль способен выполнять ряд функций. В частности, он:

• обеспечивает высших и операционных менеджеров инфор­мацией, которую можно использовать для кор­ректировки или изменения будущих планов фирмы, или чтобы оценить эффективность организацион­ной деятельности;

• способствует мотивации, так как может быть использован в качестве базы для оценки и вознагражденияслужащих;

• настраивает менеджеров,ответственныхза обеспечение или проведе­ние производственного процесса, на то, чтобы они наладили свою де­ятельность должным образом.

Многие организации осуществляют все три типа контроля: пред­варительный, текущий и заключительный.

1.3. Основные характеристики контроля

Поскольку не существует универсального метода контроля, и каждый раз его приходится приспосабливать к конкретной ситуации, важно, чтобы при этом было обеспечено соответствие контроля нескольким важ­ным требованиям:

• стратегическая направленность контроля, который должен отражать общие приоритеты организации и под­держивать их;

• ориентация на результаты а не на сбор информации ради нее самой (осуществление измерений и опове­щение об их итогах важно только как средство достижения этой цели.);

• соответствие контролируемому виду деятельности и требованию объективности при изме­рении и оценке того, что действительно важно (иной механизм контроля может маскировать критически важную информацию);

• широта контроля (который должен быть всеобъемлющим, но реально может ограничиваться и отдельными частями системы управления);

• гибкость контроля, без чего система контроля будет не действенна в критических ситуациях, для которых она предназначалась;

• простота контроля, соответствующая важности и сложности решаемых проблем (избыточная сложность ведет к беспорядку и потере контроля над ситуацией)

• своевременность контроля, которая заключается не в большой скорости или частоте его проведения, а во временном интер­вале между проведением измерений или оценок, который соответствует скорости изменений и стоимости контролируемого явления;

• экономичность контроля суммарные затраты на который не должны превосходить создаваемых им преимуществ для организа­ции.

Для построения эффективной системы контроля приходится учитывать как общие, перечисленные выше условия, так и специальные требования, которые реализуются через отдельные элементы системы и этапы процесса контроля.