4.4. Контроль в управлении

1. Понятие контроля его функции и типы

Осуществляя управление организацией, менеджер должен принимать решения, которые учитывают изменения условий окружающей среды, предыдущие ошибки управления, а также множество других факторов. При этом необходимо помнить о таких свойствах организации, как ее неполная наблюдаемость и принципиальная неопределенность. В подобных условиях решения менеджера могут быть эффективными, только если им используется грамотно выстроенная система контроля, составляющая часть системы управления организации.

1.1. Понятие и основные функции контроля

Для многих людей контроль имеет такое же негативное значение, как слова "власть", "принуждение", "отсутствие самостоятельности" и т.п. Однако, в то же время, человек, получивший в ходе выполнения работы выдающийся результат, нередко сам напрашивается на контроль, поскольку такая проверка способна быть источником положительных эмоций. Это, а также множество других примеров показывают, что контроль по-разному воспринимается людьми и относится к числу тех функций управления, сущ­ность которых понимается чаще всего неправильно.

Существуют различные определения контроля, отражающие одну или несколько выполняемых им функций.Так, некоторые люди считают, что контроль - это то, что позволяет удерживать работников в определенных рамках. Специалисты называют контролем процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Существуют и более пространные определения.

Например, по мнению Зайцевой О.А. и Радугина А.А., управленческий контроль— это процесс наблюдения и регулиро­вания разных видов деятельности организации с целью облегчения вы­полнения организационных задач. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. считают, что функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Анализ существующих точек зрения на предназначение контроля показывает, что его чаще всего используют для того, чтобы обеспечить реализацию запланированного хода событий. С помощью контроля менеджеры могут определить, насколько хорошо выполняет­ся план и своевременно применить регули­рующие меры. Поэтому пла­нирование и контроль являются фактически неразделимыми. Называют также ряд других причин, обусловивших необходимость уп­равленческого контроля, к которым можно отнести:

• необходимость наблюдать за тем, чем люди заняты, чтобы быть уверенными, что они знают, что и как им следует делать (это позволяет исключить множество мелких ошибок управления, значительный совокупный эффект которых может воздействовать на снижение потенциала ор­ганизации)

• постоянные изменения, с которыми сталкиваются организации и их менедже­ры (могут потребоваться корректировки планов фирмы, вызванные несоответствием некоторых целей фирмы ее возможностям)

• возрастающая сложность организаций, занимающихся бизнесом, вследствие роста их размеров и масштабов производства (менеджеры, ответственные за выполнение всех задач организации, не могут больше персонально наблюдать за каждым видом деятельности и потому нуждаются в формальной системе контроля).

Управляющие начинают осуществлять функцию контроля с момента, когда они создали организацию и сформулировали ее цели и задачи. Без контроля начинается хаос и объединить деятельность людей становится невозможно. В то же время, являясь одной из функций управления, контроль сам реализуется через определенный набор функций, к числу которых относят:

• обеспечении подчинения чему-то или кому-то;

• компенсирование фактора неопределенности, возникающего вследствие из­менения законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции и других переменных величин окружающей среды, которые могут сделать невозможным реализацию существующих планов;

• выявление дефектов организационных построений (таких как координация, трения между отдельными сотрудниками и группами, скучная работа с отсутствием мотивации);

• предупреждение возникновения кризисных ситуаций (вследствие высокой степени взаимозависимости людей и видов деятельности);

• своевременное фиксирование ошибок организации;

• поддержание успеха (через определение направлений деятельности организации наиболее эффективно способствовавших достижению ее целей);

• мотивирование (контролируя успешную деятельность подчиненного, менеджер поощряет его; т.е. при определенных условиях контроль может нравиться людям);

• обучение (контролируя студента преподаватель обращает внимание на неточности понимания какого либо вопроса; кроме того, небольшой стресс, предшествующий экзамену, способствует более основательному запоминанию учебной дисциплины, т.к. в этом случае информация надолго записывается в гены человека).

Перечисленные функции управленческого контроля реализуются совместно с другими фукнциями управления (планирования, организационной и мотивационной). В результате их взаимодействия они могут усиливать или ослаблять эффект друг друга. Это обстоятельство важно учитывать при разработке или совершенствовании системы управления.