12 Методические рекомендации (материалы) для преподавателя

Преподавание дисциплины осуществляется в соответствии с Федеральным государственным образовательным стандартом высшего профессионального образования.

Темп подачи нового материала следует соотносить с реальной способностью студентов к конспектированию и восприятию и терминологии делопроизводства и основных понятий информационных технологий.

Поскольку автоматизация документооборота требует знания принципов его построения и тщательного предварительного анализа его структуры, то в рамках данной учебной дисциплины внимание студентов следует в первую очередь обратить на изучение принципов и форм организации документооборота, особенностей движения входящих, исходящих и внутренних документов, правил регистрации и индексации документов.

В целях закрепления у студентов понимания актуальности изучаемой дисциплины следует подробно разъяснить преимущества автоматизации документооборота, а также факторы, позволяющие повысить общую эффективность работы организации при внедрении системы электронного документооборота. Следует на примерах рассмотреть функции, автоматизированное выполнение которых должно обеспечивать применение системы электронного документооборота.

Особое внимание студентов, следует обратить на те нормативные правовые акты, на основе которых осуществляется правовое регулирование общественных отношений, возникающих в процессе реализации документооборота в бумажной форме и перехода к автоматизированным технологиям: международные акты, федеральные законы, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, государственные стандарты.

Для успешной работы в государственном органе или крупной современной корпорации будущим специалистам с высшим образованием необходимо дать представление о существующих видах систем электронного документооборота и их основных характеристиках, о конкретных системах, получивших наибольшее распространение в российском информационном пространстве, а также об организации межведомственного электронного документооборота в Российской Федерации

На семинарских занятиях кроме закрепления теоретических знаний, содержащихся в лекционном курсе, у студентов следует развивать практические навыки подготовки и передачи различных видов документов в электронном виде, а также коллективной работы с документами, для чего следует планировать проведение 40-50% семинарских занятий в компьютерном классе.

Вопросы и задания студентам на практических занятиях следует формулировать четко, конкретно и таким образом, чтобы уже пройденный к моменту данного занятия материал позволял решить поставленные задачи.

На практических занятиях по тематике, связанной с оборотом организационно-распорядительных документов, преподавателю следует использовать элементы деловых игр, когда студенты, принимая на себя роли различных должностных лиц, работников и граждан, готовят, оформляют и направляют различные виды входящих, исходящих и внутренних документов.

13 Глоссарий

Администратор - Роль пользователя в системе. Отвечает за повседневное применение регламента работы со служебными документами в организации.

Протокол аудита - информация о транзакциях или иных действиях, которые оказывают влияние на сущности или изменяют их (в т.ч. и элементы метаданных), хранимая в достаточно детализированном виде, чтобы обеспечить реконструкцию выполненных действий.

Аутентичность - свойство быть подлинным.

Регистрирование - регистрация, классификация , добавление метаданных и сохранение документа в системе, которая управляет документами .

Класс - часть иерархии, представленная линией, идущей от любой точки в иерархии схемы классификации ко всем папкам лежащим ниже нее.

Классификация - систематическая идентификация и расположение деловых активностей и/или документов по категориям, согласно логически структурированным соглашениям, методам и процедурным правилам, представленным в схеме классификации.

Закрытие - процесс изменения атрибутов тома электронного дела таким образом, чтобы стало невозможным помещение в него дополнительных документов .

Закрытый - описывает том электронного дела, который был закрыт и в который более нельзя помещать документы.

Этап конфигурации - точка в жизненном цикле АСЭД, когда производится ее установка и настраиваются ее параметры.

Уничтожение - процесс ликвидации или удаления документов, после чего их восстановление невозможно.

Информационный ресурс - зафиксированная информация или объект, который следует рассматривать как единое целое

АСУИР / EDMS - автоматизированная система управления информационными ресурсами - Electronic Document Management System.

Электронный информационный документ - документ, который существует в электронной форме.

Электронная папка - совокупность взаимосвязанных электронных документов .

АСУД / ERMS - автоматизированная система управления документацией - Electronic Record Management System.

Экспорт - процесс создания копии укомплектованных электронных папок (дел) для другой системы.

Выписка - копия документа с изменениями, которые были сделаны, чтобы удалить или скрыть, но не добавить или изменить смысл существующей информации.

Гибридная папка - совокупность взаимосвязанных электронных документов и/или материальных документов , хранящихся частично в электронном деле в АСЭД и частично в соответствующем бумажном деле вне АСЭД.

Метаданные - структурированная или полу-структурированная информация, которая обеспечивает возможность создания, управления, и использования документов в течение времени и внутри и вне организации, в которой они созданы.

Бумажная папка (дело) - приспособление для хранения материальных документов.

PDF (Portable Document Format) - переносимый формат документа.

Документ - документ, составленный или полученный лицом или организацией в процессе своей текущей деятельности и сохраняемый этим лицом или организацией.

Редактирование, цензурирование - процесс сокрытия конфиденциальной информации в документе.

Регистрация - действие присвоения документу уникального идентификатора в системе.

Воспроизведение - демонстрация электронного документа , представленного в виде, в котором пользователь может к нему обратиться.

Опись дел - список существующих заголовков дел на каждом нижнем уровне схемы классификации.

Порядок хранения - последовательность инструкций, назначенных классу или делу чтобы задать продолжительность времени, в течение которого служебные документы должны оставаться в организации в связи с потребностями текущей деятельности и окончательную судьбу служебных документов по истечении установленного срока хранения.

Роль - совокупность разрешений на доступ к функциональным возможностям системы, предоставленная предопределенному подмножеству пользователей.

SQL (Structured Query Language) - язык структурированных запросов.

Передача - процесс перемещения завершенных электронных дел в другую систему.

Пользователь - любое лицо, использующее АСЭД .

Версия - состояние документа в некоторый момент его разработки.

Том - часть электронного дела или бумажного дела.

Программа составлена в соответствии с требованиями ФГОС ВПО с учетом рекомендаций и ООП ВПО по направлению 40.03.01 «Юриспруденция» и профилю подготовки «Гражданско-правовой».

Составитель: ст.пр. Зарипова Л.И.