•контокоррентные – применяются для учета в денежном выражении расчетов с дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами и пр.;

•карточки количественно-суммового учета или суммово-

го учета – для учета товарно-материальных ценностей. Каждая карточка рассчитана на определенное количество записей. После того как карточка будет заполнена, записи продолжают вести на новом бланке той же карточки, присвоив ей очередной порядковый номер страницы;

•свободные листы – таблицы со специальным графлением для синтетического и аналитического учёта (ведомости, журналыордера). Обязательно имеют название, указание периода, на который рассчитан учетный регистр, таблицу для ведения учетных записей. Могут заполняться несколькими работниками одновременно, так как не скреплены между собой;

•машинные носители информации – машинограммы. В послед-

нем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

5.2.Порядок записей в учетных регистрах

Поступающие в бухгалтерию документы должны быть тщатель-

но проверены. Документы принимаются в бухгалтерию только под расписку в специальных ведомостях (описях), составляемых сдающим документы работником. Затем производится расценка (таксировка) показанных в документах количественных величин (например, умножение количества материалов на цену). Документы группируются, т.е. объединяются по тем или иным признакам, что дает возможность сократить число записей в учетные регистры. Группировка осуществляется путем составления сводных (группировочных) ведомостей). Далее составляются бухгалтерские проводки, т.е. проставляется корреспонденция счетов на документах (контировка документов). Запись хозяйственных операций в регистры называется разноской операций. Все документы после окончательной бухгалтерской обработки и выявления ошибок подшиваются и сдаются в архив, что

77

обеспечивает их сохранность и удобство хранения. При передаче документов в архив и при их уничтожении составляются акты, которые хранятся в архиве.

Выработаны определенные способы учетных записей, которые можно классифицировать по следующим признакам:

•по характеру записи: униграфические и диграфические;

•по систематизации: хронологические, систематические, комбинированные (синхронистические);

•по изображению: в виде формулы, в виде схемы (использование «Т» – счетов), в виде матрицы;

•по числу экземпляров: простые (одноразовые), копировальные (многоразовые);

•по способу заполнения: записи ручные и машинные. Униграфическая запись является лишь односторонней записью,

т.е. хозяйственная операция отражается только по дебету или только по кредиту счета (одинарная запись). Униграфические записи используются для ведения учета на забалансовых счетах, на которых отражается временно находящееся у предприятия имущество и не принадлежащее ему.

Диграфическая запись характеризуется тем, что каждая хозяйственная операция отражается по дебету одних и кредиту других счетов (двойная запись). В учетной практике диграфические записи в зависимости от взаимосвязи корреспондирующих счетов подразделяются на следующие виды. Простые учетные записи характеризуются тем, что по дебету одного счета и кредиту другого счета отражается хозяйственная операция в одинаковой сумме. В сложной учетной записи дебет одного счета может корреспондировать с кредитами нескольких счетов или, наоборот, кредит одного счета – с дебетами нескольких счетов. При этом сумма записей по дебету и кредиту разных счетов должна быть равна. Сторнировочные записи являются исправительными записями, производимые методом «красное сторно». Эти записи широко используются в учетной практике. Обратные записи применяются для исправления неверно указанной корреспонденции счетов путем перемены мест дебета и кредита. Однако на практике такие записи не находят широкого применения, так как завышают обороты по счетам.

К учетным записям предъявляются требования: документальности, своевременности, краткости, точности, ясности.

78

В соответствии с перечисленными требованиями выделяют пра-

вила ведения записей в учетных регистрах:

1)записи в учетные регистры должны производиться на основании оформленных, проверенных документов;

2)каждая хозяйственная операция, оформленная документом, должна найти отражение в учетном регистре;

3)записи в учетные регистры должны вестись в следующем порядке:

•по документам, не носящим массовый характер, запись хозяйственных операций производится непосредственно в журна- лы-ордера;

•по массовым документам хозяйственные операции до записи

вжурналы-ордера предварительно группируются в различных ведомостях. По окончании отчетного периода итоги ведомостей переносятся в журналы-ордера. Перед записью в учетные регистры сводные документы подвергаются дополнительной бухгалтерской обработке – по разметке и содержанию отдельных простых документов составляется общая разметка по сводному документу в целом, которая служит основанием для записей в учетные регистры;

4)по окончании записей на каждом документе во избежание повторного его использования делается отметка – проставляется в разметке номер учетного регистра, в котором этот документ отражен;

5)записи в учетные регистры должны производиться своевременно;

6)кроме текущих записей в практике бухгалтерского учета широко применяется запись однородных операций итогом за месяц по совокупности документов (расход материалов на производственные нужды, начисление заработной платы и пр.);

7)содержание записей в учетных регистрах определяется видом учетного регистра, его построением и назначением, но можно выделить обязательные элементы записей:

•дата записей в учетный регистр;

•номер и дата документа, на основании которого произведена запись;

•основание записи (краткое содержание записи со ссылкой на наименование, номер и дату того документа, на основании которого произведена запись);

•номер счетов и позиций аналитического учета;

•сумма.

79

Способы и техника подсчетов в учетных регистрах, сводка данных определяются их содержанием, построением и установлением взаимосвязи между ними. Однако есть общее правило подсчета – подсчет записей производится при условии, что все документы отчетного периода отражены в учетных регистрах и сделаны необходимые переносы сумм из одних регистров в другие. Сумма итогов подсчитывается по каждой графе и записывается в специально отведенные для этого строках и графах регистров.

5.3. Способы проверки бухгалтерских записей в учётных регистрах

В практике бухгалтерского учета применяется несколько способов счетной проверки итогов, учтенных на бухгалтерских счетах. Контроль основан на системе взаимной (логической) увязки цифровых данных учетных регистров. Для регистра, построенного по шахматному принципу, общий итог по вертикали должен совпадать с итоговой суммой по горизонтали.

Для счетной проверки соответствия записей необходимо подсчитать итоговые суммы, учтенные в том или ином учетном регистре, затем сопоставить их с общей суммой, исчисленной по первичным документам и тем самым убедится в равенстве контрольных итогов или выявить допущенные ошибки (чаще всего они случаются в корреспонденциях бухгалтерских счетов, арифметических подсчетах, группировках учетных данных).

Другой способ контроля заключается в сверке равенства итоговых сумм в одних бухгалтерских регистрах с аналогичными суммами

вдругих. Некоторые хозяйственные факты учитываются в учетных регистрах дважды, так как один и тот же хозяйственный факт может проходить по двум разным документам, каждый из которых создается

вразных инстанциях. Так, получение денежных средств с расчетного счета в кассу владельца счета банк оформляет в выписке из расчетного счета, а предприятие-получатель – в приходном кассовом ордере, и оба документа на один и тот же хозяйственный факт фиксируется в двух одинаковых бухгалтерских проводках: дебет счета «Касса», кредит счета «Расчетные счета». В результате неизбежно появляется повторный счет, поэтому бухгалтерские проводки на сумму денежных средств, поступивших в кассу с расчетных (валютных, особых дру-

80