страционную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации создаётся информационно-поисковая система по всем документам организации (фирмы). Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная, автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Журнальная система регистрации нужна только тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации (при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков). Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов. Во всех остальных случаях эта форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

Более удобной является карточная система регистрации документов. Форма карточки (РКК – регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству. Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке. Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется как минимум две.

Наиболее рациональной является сегодня регистрация документов на компьютере. В этом случае на экран выводится форма карточки (экранная форма РКК) с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе. Карточку на документ можно заполнить сначала не полностью, до передачи документа руководителю, т.е. без резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем карточка дозаполняется, т.е. эти сведения вносятся в нее.

4.5. Хранение документов

Относительно вопросов хранения бухгалтерской документации нормативные документы устанавливают сроки хранения и его процедуру. Организации обязаны обеспечивать сохранность архивных до-

72

кументов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Вцелях соблюдения норм налогового законодательства документы должны храниться 4 года, в целях соблюдения бухгалтерского

–5 лет. Соответственно, общий срок хранения документов составляет 5 лет (если иное не устанавливается правилами организации государственного архивного дела).

Сроки хранения каждого вида документов определены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций (утв. Федеральной архивной службой России 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003)): 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования надобности, до замены новым (новыми). Большинство документов должны храниться 5 лет, ряд документов (годовые отчеты, документы о переоценке основных средств, паспорта сделок и др.) – постоянно. Срок хранения лицевых счетов работников – 75 лет. Документы постоянного срока хранения обычно хранятся в организации до ее ликвидации. На базе перечня крупная организация, имеющая филиалы и составляющая специфические документы, не отраженные в перечне, составляет собственный перечень документов.

Вустановленные самой организацией сроки первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность подлежат передаче в архив организации. Обработанные первичные документы текущего месяца должны комплектоваться в хронологическом порядке по признаку отношения к определенному учетному регистру и сопровождаться справкой для архива. Сохранность документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер. Выдача документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности из бухгалтерии и из архива организации работникам других структурных подразделений не допускается, в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера. Уничтожение документов оформляется актом, утвержденным руководителем организации [5].

Контрольные вопросы к главе 4

1.Что такое бухгалтерский документ?

2.Перечислите основные требования к его содержанию.

3.Перечислите принципы классификации документов.

4.Назовите особенности организации документооборота на фирме.

5.Какие существуют сроки хранения бухгалтерских документов?

73

5.УЧЕТНЫЕ РЕГИСТРЫ, ИХ СУЩНОСТЬ, ПОРЯДОК

ИТЕХНИКА ЗАПОЛНЕНИЯ

5.1.Учетные регистры, их назначение и классификация

Все организации обязаны вести бухгалтерский учет имущества,

обязательств и хозяйственных операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета. Техника бухучета – способ регистрации учетной информации. Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, отражения ее на счетах бухгалтерского учета и в отчетности, предприятия должны вести регистры бухгалтерского учета [11].

Учетные регистры – это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источнике его образования.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бух-

галтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Про-

цесс записи хозяйственных операций в учетные регистры называется учетной регистрацией. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. За ее разглашение лица, получившие доступ к такой информации, несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Учетные регистры ведутся в специальных книгах (журналах, журналах-ордерах, ведомостях), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях. Записи производятся как вручную, так и с использованием вычислительной техники. Записи в учетных регистрах используются для контроля за хозяйственной деятельностью предприятия, последующего экономического анализа и подготовки рекомендаций с целью принятия управленческих решений. По данным, приведенным в учетных регистрах, определяется финансовый результат работы предприятия.

74

Регистры бухгалтерского учета представляют собой таблицы, которые разграфлены по строкам и столбцам, с помощью типографского способа, в которые заносят необходимые суммы по хозяйственным операциям. Содержание документов в них группируется по однородным признакам в разрезе установленных показателей учета. Формы регистров разрабатываются и рекомендуются Министерством финансов Российской Федерации, органами, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, а также организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета.

В связи с тем, что счетов много и регистров большое количество

учетные регистры классифицируются по следующим признакам:

1)по видам бухгалтерских записей регистры делят на:

•хронологические – данные первичных документов регистрируют

впорядке их поступления в бухгалтерию (кассовые книги, регистрационные журналы);

•систематические – производится группировка хозяйственных операций по однородным признакам;

•комбинированные – для совмещения хронологических и систематических записей (например, Журнал-Главная, журналыордера №1 и 2);

2)по объёму и содержанию регистры делятся на:

•регистры синтетического учёта – операции отражаются только

вденежном измерении в обобщённом виде по синтетическим счетам (например, журналы-ордера). В основу построения регистров синтетического учета заложена шахматная форма графления учетных таблиц;

•регистры аналитического учёта – операции отражаются под-

робно, в том числе и в натуральном измерении. Виды регистров аналитического учета:

•регистры, которые ведутся параллельно регистрам синтетического учета и отдельно от них;

•регистры, записи в которых производятся с целью группировки и накапливания однородных хозяйственных операций по аналитическим счетам для последующего их переноса итогом за месяц в регистры синтетического учета;

75

• регистры, которые совмещают синтетический и аналитический учет;

•комбинированные регистры – объединяют синтетический и аналитический учёт;

3)по форме построения:

•односторонние – все записи на одной стороне листа;

•двухсторонние – по дебету на одной стороне листа, по кредиту – на другой;

•шахматные – по стокам счёта по дебету, по столбцам – по кредиту. Каждая клетка таблицы показывает одновременно название дебетуемого и кредитуемого счетов. Сумма хозяйственных операций записывается лишь один раз;

•табличные – в подлежащем содержат числовые характеристики по дебету и кредиту отражаемых счетов, в сказуемом – сведения о характере и содержании хозяйственных операций и расчетных показателей;

•линейно-позиционные – для каждой учетной записи отведена специальная строка;

4)по внешнему виду (форме):

•бухгалтерские книги – скреплённые и сшитые в брошюру листы (например, Главная книга, кассовая книга). Расположение отдельных частей и страниц остается неизменным. Листы учетных книг от начала до конца последовательно нумеруются. Все листы прошнуровываются, скрепляются печатью и надписью «Прошнуровано и пронумеровано страниц__» с подписями ответственных лиц. Обязательными реквизитами книги являются: наименования предприятия, период времени, за который отражаются хозяйственные операции;

•карточки – таблицы на бланках из картона и т.п. Используются для ведения аналитического учета товарно-материальных ценностей, различного рода расчетов и затрат на производство. Обязательными реквизитами являются: наименование предприятия, наименование и код синтетического счета, наименование и код аналитического счета, единица измерения, количество (для карточек количественно-суммового учета). Существуют различ-

ные формы карточек:

76