5. Добавление вычисляемых полей в отчёте в режиме Конструктора.

5.1. Откройте в режиме Конструктора запрос, показывающий размещение заказов за период (использовалось выражение «Between #01.01.2009# And #31.03.2009#»). Добавьте в запрос таблицы «Товары» и «Заказано» и из таблицы «Товары» выберите поле «Марка». В следующее (пустое поле) введите выражение, вычисляющее стоимость заказа. Сохраните изменения в запросе.

5.2. Создайте отчёт в режиме Конструктора. Из запроса (созданного в п. 5.1.) перетащите все поля в Область Данных.

5.3. В область Заголовка отчёта добавьте надпись «Сумма за период», используя кнопку Аа на ленте инструментов в разделе Элементы управления.

5.4. Если в бланке отчёта нет областей Заголовок отчёта и Примечание отчёта, щёлкнув правой кнопкой по бланку отчёта, вызовите контекстное меню и выберите Заголовок/примечание отчёта. В область Примечание отчёта вставьте вычисляемое поле, используя кнопку ab. В первом поле (Поле№) измените надпись: Общая сумма. В поле Свободный введите выражение, вычисляющее сумму всех заказов. Для этого в разделе Сервис выберите Страницу Свойств. На вкладке Данные, в строке Данные вызовите Построителя выражений и постройте выражение: Sum(поле, в котором есть данные о стоимости заказа из запроса, созданного в п. 5.1). Посмотрите результат выполнения отчёта.

5.5. Отредактируйте отчёт, изменив расположение надписей (перенесите заголовки полей в Область верхнего колонтитула), размер и написание шрифта. Выделите заголовок отчёта, верхний колонтитул, итог и сумму всех заказов.

5.6. Вставьте рисунок в область Заголовка отчёта (рис. 26). Для этого выделите курсором место, куда будет вставлен рисунок, нажмите на ленте инструментов кнопку Эмблема и в появившемся окне укажите адрес, по которому находится рисунок. Сохраните отчёт под именем «Сумма за период».

Рис. 26. Добавление вычисляемого поля и рисунка в отчёт

6. Подчинённые отчёты. В область данных создаваемого отчёта можно внедрить подчинённый отчёт для вывода нескольких детальных строк из таблицы или запроса, находящихся на стороне «многие» (связь «один-ко-многим») по отношению к текущей строке в области данных. Подчинённый отчёт можно создать двумя способами: в режиме Конструктора и с помощью Мастера отчётов (аналогично созданию сложных форм.

7. Самостоятельная работа:

7.1. Создайте отчёт с группировкой по категориям товаров, используя любой способ создания отчётов. Выведите общие суммы по каждой категории товаров и среднюю цену.

7.2. Создайте отчёт с группировкой по работе сотрудников с заказами.

Внимание! Прежде чем создавать отчёты – создайте запросы.

Лабораторная работа № 12

Оформление стандартных документов путем слияния двух файлов.

Цели работы:

Ознакомиться с приёмами автоматизации создания документов

Задачи работы:

Научиться заполнять шаблоны текстовых документов данными, содержащимися в базе данных Access.

Общие сведения.

Слияние документов может быть полезно, когда требуется решить типовую задачу — создание серийных документов. Это могут быть письма с одинаковым содержанием, но адресованные разным лицам, или типовые бланки, которые должны оформляться в большом количестве. Подобные документы проще создать в текстовом редакторе. Функция слияния позволяет в документ, созданный в текстовом редакторе, вставить данные, хранящиеся в базе данных.

Задача сводится к тому, что должен существовать шаблон такого документа и таблица в базе данных, содержащая сведения, которые необходимы для заполнения документа. Требуется создать необходимое количество экземпляров такого документа, вставив в каждый экземпляр существующие данные.

В качестве примера рассмотрим письмо-уведомление, которое необходимо разослать всем клиентам, оформившим заказы. Письмо содержит текст и несколько полей, которые должны быть заполнены данными из таблицы Access. В эти поля вставляются коды полей таблицы Access.