3. Группировка в отчётах. Подведение итогов.

3.1. Создать отчёт с помощь Мастера по таблицам «Заказы», «Заказано», «Товары», «Клиенты». Из таблицы «Товары» нужно выбрать поля Марка и Цена, из таблицы «Заказы» - «ДатаИсполнения», из таблицы «Клиенты» – «Название», из таблицы «Заказано» – «Количество», «Скидки».

3.2. В следующем окне выберите Вид представления данных по таблице «Заказано». Добавьте уровень группировки по названию клиентов.

3.3. В следующем окне нажмите кнопку Итоги. В открывшемся окне определите итоги по полям «Количество», «Цена» и «Скидка», отметив «галочками» Sum, Avg (средняя), Max соответственно. Нажмите кнопку Ок (рис. 13).

Рис. 23. Подведение итогов в отчётах.

3.4. В следующем окне выбрать вид макета «блок», Далее.

3.5. Выберите стиль оформления отчёта, задайте имя и нажмите Готово.

3.6. Отредактируйте полученный отчёт в режиме Конструктора: измените размеры полей в зависимости от содержания, слова Sum и Avg замените на «сумма» и «среднее» соответственно, увеличьте шрифт.

4. Построение отчёта в режиме конструктора

На ленте выберите вкладку Создание, раздел Отчеты и Конструктор отчётов. Автоматически откроется вкладка Конструктор. В отчетах существуют разделы трёх типов (рис. 24):

Разделы верхнего колонтитула (область Заголовка отчёта и область Верхнего колонтитула): содержат сведения, которые отображаются либо вверху отчета, либо вверху каждой страницы отчета

Рис. 24. Окно конструктора отчётов.

В Заголовок отчёта, который выводится только один раз в начале отчета, включается информация самого верхнего уровня (такая, как заголовок всего отчёта, название компании, адрес и эмблема и пр.)

В область Верхнего колонтитула включаются данные, которые будут повторяться на каждой странице (например, заголовки полей).

Данные. Раздел данных содержит большую часть информации отчета. Например, в разделе данных счета-фактуры перечисляются все товары и их цены.

Разделы Нижнего колонтитула страницы включают область Нижнего колонтитула и область Примечаний отчёта. Нижний колонтитул отображается на каждой странице и может включать номер страницы, фамилию сотрудника, номер отдела и пр. Примечание отчёта отображается на последней странице в конце отчета и содержит заключение, такое как общий итог.

Для того чтобы добавить поле и надпись используется панель элементов Конструктора: кнопка Аа добавляет надпись, кнопка ab добавляет поле для ввода данных и пр.

4.1. В разделе Сервис нажмите кнопку Страница свойств и на вкладке Данные выберите Источник записей базовую таблицу или запрос для отчета (например, таблицу «Заказы»). Закройте Страницу свойств.

4.2. В разделе Сервис нажмите кнопку Добавить поля. Access откроет список полей базовой таблицы или запроса. Поля «Клиент», «ОтвСотрудник» и «ДатаИсполнения» перетащите в Область данных.

4.3. В Верхнем колонтитуле поместите заголовок «Исполнение заказов».

4.4. Перенесите окошки названия полей в верхний колонтитул (под заголовок) и разместите окошки содержания полей под окошками названий (рис. 25).

Рис. 25. Перенос заголовков полей в режиме конструктора.

4.5. Просмотрите отчёт и сохраните его.