Лист-нагадування

Це службовий лист, у якому йдеться про наближення чи закінчення терміну виконання певних завдань, зобов’язань, проведення заходів.

Нагадування неодмінно має бути доброзичливим, ненав’язливим: у жодному разі не слід звинувачувати адре­сата, оскільки причиною затримки оплати чи несплати, на­приклад, може бути дуже скрутна фінансова ситуація, в якій він опинився.

Зміст листа-нагадування насамперед залежить від того, вперше, вдруге чи втретє ви нагадуєте партнерові про вико­нання його зобов’язань, недотримання терміну оплати ра­хунків тощо. Якщо клієнт не реагує на ваші нагадування, то, звичайно ж, ви змушені будете повідомити йому про свій намір звернутися до суду й розірвати контракт. Однак на­віть у цьому разі стиль листа має бути чемним, стриманим.

Наприклад:

Шановний пане...!

Користуючись нагодою, дозвольте нагадати Вам, що термін оплати рахунків за Ваше замовлення №... від... (дата) минув.

Будемо Вам щиро вдячні, якщо до... (дата) Ви надішле­те переказ Вашої заборгованості на суму...

Перепрошуємо за те, що змушені потурбувати Вас із цього приводу.

Залишаємося з повагою...

Вельмишановний пане...!

Нам дуже незручно, проте змушені знову нагадувати, що Ваш рахунок-фактура й досі залишається неоплаченим.

Ідучи Вам назустріч, ми продовжуємо термін оплати до... (дата) і виконуємо при цьому Ваші нові замовлення. Якщо Ви не сплатите заборгованість до... (дата) і не на­дішлете чек, що засвідчить оплату, ми змушені будемо призупинити виконання усіх Ваших замовлень.

Чекаємо на Вашу відповідь.

З щирою повагою...

Шановні панове!

Вибачте, що знову змушені потурбувати Вас, але, на жаль, ми не отримали жодної відповіді на наші попередні нагадування. Прикро вражені тим, що Ваша фірма так не­дбало поставилася до наших прохань, хоч ми зі свого боку

завжди чітко дотримувалися умов контракту і якісно ви­конували всі Ваші замовлення.

Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті за­побіжні заходи, Ваш борг не тільки залишається непога­шеним, а й продовжує зростати, тому вважаємо за необ­хідне повідомити Вам про свій намір розірвати контракт.

Дуже шкода, але ми не бачимо іншого виходу з цієї при­крої ситуації.

З повагою...

Шановні панове!

Вибачте, будь ласка, але ми змушені знову нагадати Вам про велику заборгованість нашій фірмі, що продовжує зростати. Ми завжди намагалися зрозуміти Ваші фінансо­ві труднощі, проте цього разу заборгованість перевищує всі попередні, а термін оплати давно минув.

Сподіваємося, Ви розумієте, що ми не можемо більше нехтувати інтересами фірми, а тому змушені подати по­зов до суду.

Дуже шкода, що наше співробітництво виявилося не­вдалим.

З повагою...

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

Перше нагадування

1. Дозвольте Вам нагадати про...

2. Користуючись нагодою, дозвольте нагадати, що Ви маєте заборгованість...

3. Просимо Вас звернути особливу увагу на те, що у Вас є заборгованість на суму...

4. Хотіли б нагадати Вам про...

5. Нагадуємо Вам, що термін подання звітів минув... (дата).

6. Вважаємо за потрібне нагадати Вам, що відповідно до контракту комісійна винагорода має сплачуватися до... (дата).

7. Змушені нагадати Вам, що термін оплати рахунків за друк замовленої Вами поліграфічної продукції минає... (дата).

8. До речі, нагадуємо Вам, що відвантаження Вами това­рів зі складу мало закінчитися ще... (дата).

9. Доречно буде нагадати, що...

10. Гадаємо, що ця несплата є лише недоглядом, і споді­ваємося, що Ви ліквідуєте її протягом...

11. Щоб Ви змогли швидше зорієнтуватися в ситуації, надсилаємо Вам копії рахунків, термін оплати яких уже ми­нув.

12. Наша бухгалтерія повідомила, що Ви вчасно не опла­тили кілька рахунків

13. Сподіваємося, що ця несплата — лише прикра по­милка, яку буде виправлено найближчим часом.

14. Просимо вибачення (нам прикро), що змушені потур­бувати Вас з цього приводу.

Повторні нагадування

1. Нам дуже незручно, що змушені знову нагадати Вам про...

2. На жаль, змушені знову нагадати Вам, що й досі не отримали від Вас оплачених рахунків.

3. Нам дуже прикро, що змушені знову нагадувати про наявність кількох і досі не оплачених рахунків.

4. Затримка Вами оплати суперечить нашим попереднім домовленостям про умови торгівлі. Ми зберігаємо за собою право подальших дій.

5. Ваше небажання чітко дотримуватися термінів оплати є порушенням умов контракту.

6. Шкода, але змушені повідомити Вам про зміни в си­стемі оплати замовлень, які спричинені тим, що Ви вчасно не оплатили попередніх.

7. Ми ніколи не турбували б Вас такими нагадуваннями, якби Ви вчасно виконували свої платіжні зобов’язання.

8. Нагадуємо Вам, що Ви погодилися на оплату у визна­чений нами термін. Затримка оплати змушує нас щомісяця знімати з Вашого рахунка... % несплаченої суми.

9. Вибачте, але ми вже вкотре змушені нагадувати Вам, що заборгованість є дуже великою (значною).

10. Вважаємо своїм «обов’язком (вважаємо за потрібне) ще раз нагадати Вам про борг, термін виплати (сплати) якого закінчився ще... (дата).

11. Упродовж останніх... тижнів Вам було надіслано три офіційні нагадування про значну заборгованість нашій компа­нії. На жаль, ми не отримали від Вас жодної відповіді...

12. Нам неприємно знову звертатися до Вас із цього при­воду, однак усі наші нагадування про необхідність відванта­жити нашій компанії товар і досі залишилися без відповіді.

13. Ми востаннє продовжуємо Вам термін для оплати ра-хунка-фактури.

14. Просимо сплатити заборгованість протягом... днів.

15. Ми чекаємо оплати наших рахунків уже впродовж... місяців. Просимо переказати належну суму на наш рахунок у банку до кінця цього тижня.

16. Наша співпраця була доволі плідною, та її продов­ження буде можливим лише за умови погашення боргу де... (дата).

17. Ми вже кілька разів (неодноразово) письмово зверта­лися до Вас із проханням пояснити, чому Ви не оплачуєте рахунків, але, на жаль, так і не отримали відповіді.

18. Ви вже на... місяців затримуєте подання річного зві­ту, тому ми змушені.

19. Ваше зневажливе ставлення до наших прохань завдає шкоди нашому співробітництву, яке колись було плідним.

Останнє нагадування і попередження про наступні юридичні дії

У разі, якщо делікатні нагадування і вимоги не дали ба­жаних наслідків, ви змушені будете звернутися до суду або розірвати контракт. Слід повідомити про це адресата, але зробіть усе можливе, щоб тон і стиль листа остаточно пере­конали його в тому, що для вас це вкрай неприємний, однак єдино можливий вихід із ситуації¹:

1. Ваша затримка з оплатою рахунків є серйозним пору­шенням умов контракту, тому ми змушені передати цю спра­ву до нашого юридичного відділу.

2. Оскільки Ви не відреагували на наші неодноразові нагадування, ми передали справу нашому адвокатові.

3. Нам дуже прикро повідомляти, що у зв’язку з великою заборгованістю Ваш кредит тимчасово закрито.

4. На жаль, тривала несплата Вами рахунків змусила нас передати цю справу адвокатові.

5. У зв’язку з тим, що Ви, незважаючи на наше настійне прохання погасити борг, і досі не надіслали.чек, що засвід­чив би сплату, ми змушені призупинити виконання всіх Ваших замовлень.

6. З огляду на ситуацію змушені вжити рішучих заходів...

7. Ваша заборгованість перевищила всі попередні й становить..., а термін сплати закінчився ще... (дата). Ми не можемо більше нехтувати інтересами фірми і змушені подати позов до суду.

8. Враховуючи ситуацію, що склалася на цей момент, зму­шені повідомити про свій намір розірвати з Вами контракт.

9. Затримка Вами оплати рахунків змусила нас звернути­ся до суду. Ми прикро вражені Вашим недбалим ставленням до наших прохань.

10. Ми не маємо можливості більше чекати оплати Вами рахунків. Наприкінці тижня змушені попросити наш юридич­ний відділ організувати погашення боргу.

11. Через систематичні і тривалі затримки з постачанням товарів ми змушені розірвати з Вами контракт.

12. Попереджаємо Вас про свій намір розірвати контракт.

13. Усі наші прохання про погашення Вами заборговано­стей були марними, а тому ми змушені подати позов до суду. Повірте, нам дуже прикро, але зараз ми не бачимо іншого виходу з цієї ситуації.

14. Дуже прикро, що наше співробітництво виявилося не­вдалим.