Лист-відповідь на прохання

Лист-прохання неодмінно потребує відповіді. Отже, отримавши такого листа, ви повинні вирішити: задоволь­нити прохання чи відмовити. У разі, якщо ви вирішили виконати прохання, то відповідаєте так: Шановні панове!

Висловлюємо щиру подяку за пропозицію взяти участь у будівництві готельного комплексу.

Уважно вивчивши запропонований Вами проект угоди, ми вирішили погодитися на пайову участь у будівництві (назва об’єкта), що здійснюватиметься в період з... по... р. Ще раз дякуємо за пропозицію і сподіваємося, що наша співпраця буде плідною і тривалою.

З повагою і найкращими побажаннями...

Шановні панове!

У листі від... (дата) Ви звернулися із проханням зміни­ти умову оплати за... (назва товару). Ми переглянули нашу з Вами угоду і вирішили внести зміни, зваживши на аргументованість Вашого прохання. Надсилаємо змінений варіант нашої угоди.

Маємо надію, що нові умови задовольнять Вас. З повагою...

Шановні панове!

Дякуємо Вам за надіслані доповнення та зауваження до проекту договору про будівництво банку. Вивчивши їх, ми визнали їх істотними, погоджуємося з ними і готові вне­сти їх до договору.

Користуючись нагодою, ми хотіли б ще раз наголоси­ти, що відповідно до проекту нашого договору про будів­ництво банку Підрядник бере на себе цілковиту відпові­дальність за організацію і виконання всіх будівельних ро­біт.

Будівельні роботи виконуватимуться місцевими фір­мами, які найматимуться на умовах субпідряду. Виконан­ня робіт контролюватимуть висококваліфіковані фахів­ці, вартість послуг яких передбачено умовами договору.

Просимо Вас якнайшвидше розглянути листа і, якщо у проекті договору більше немає пунктів, що викликали б у Вас сумніви, повідомити нас про готовність підписати до­говір між нашими підприємствами. Сподіваємося на швидку відповідь. З повагою...

Певна річ, ви не завжди можете задовольнити прохання, прийняти ту чи іншу пропозицію і тому змушені відмовити у співпраці. Відмова неодмінно мусить бути переконливою, аргументованою, коректною і доброзичливою. Ваше зав­дання – переконати адресата в тому, що у вас не було ін­шого виходу. Досягти цієї мети неважко, слід лише на по­чатку речення вжити слова, які відчутно пом’якшать тон відмови. До таких слів належать: на жаль, шкода, дуже шкода, на превеликий жаль, щиро жалкуємо, вибачте, нам дуже прикро.

Отже, відмову можна сформулювати так:

Шановні панове!

Ми уважно вивчили Ваші зауваження та доповнення до проекту контракту про будівництво поліклініки в... році на умовах «під ключ».

На превеликий жаль, повинні повідомити, що не може­мо погодитися на Вашу пропозицію. Це зумовлено такими причинами:

1. Запропоновані Вами 5% від вартості контракту на мобілізаційні витрати — сума у 4 рази менша від зазначе­ної у проекті контракту і не може покрити наші витра­ти на підготовчі роботи.

2. 8% від вартості контракту у вільно конвертованій валюті є недостатньою сумою, щоб придбати все необ­хідне для будівництва обладнання. 12 %, що зазначені у проекті контракту, враховують не лише вартість облад­нання за світовими цінами, а й вартість фрахту, страху­вання, а також наші витрати на організацію закупівлі та постачання обладнання на будівельний майданчик.

На підтвердження обґрунтованості нашої позиції до листа додаємо докладні розрахунки обсягів мобілізаційних витрат.

Висловлюємо сподівання, що, зваживши на зазначені вище факти, Ви погодитеся на наші умови підписання кон­тракту.

Залишаємося з повагою...

Шановні...!

Щиро дякуємо за запит від... (дата) на постачання... (назва товару).

На жаль, зараз ми не маємо змоги прийняти Вашу про­позицію і здійснити постачання... (назва товару), оскільки потрібні Вам товари вже продані за попередніми замов­леннями на поточний місяць.

Щиро жалкуємо, що не можемо виконати Ваше замовлення. Сподіваємося на взаємовигідну співпрацю в майбутньому. З повагою і побажанням успіхів...

Вельмишановний пане... !

Вдячні за інтерес, виявлений до нашої організації (ус­танови, фірми). На превеликий жаль, змушені повідомити Вам, що місце нашого генерального представника у... (на­зва країни) уже зайняте. Просимо надіслати Ваш запит ще раз через... місяців. Бажаємо успіхів...

Шановні панове!

Ми отримали Вашого листа від... (дата), у якому Ви просите матеріально підтримати благодійний фонд «Святої Марії». Дуже прикро, проте цього року в нас не­має ані найменшої змоги зробити навіть незначний благо­дійний внесок. З повагою...

Шановний пане...!

Дія контракту на виконання Вами обов’язків мене­джера з реклами завершується... (дата). Ми розглянули Ваше прохання про продовження контракту на наступ­ний рік. Шкода, але Ваші методи роботи не дали очікува­них результатів, і тому ми не зацікавлені в подальшій співпраці з Вами. Бажаємо успіхів...

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

Загальна відмова

1. Дуже шкода, але ми не можемо задовольнити Вашого прохання з таких причин:...

2. На жаль, повинні повідомити Вам про неможливість...

3. Шкода, але з огляду на погіршання економічної ситуа­ції ми не можемо...

4. З прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги...

5. Щиро жалкуємо, проте ситуація, що склалася, не дає нам можливості...

6. Нам дуже шкода, але у зв’язку з наявністю кількох і досі не оплачених рахунків ми не можемо...

7. Дуже прикро, проте цього року в нас немає змоги...

8. Вибачте, але ми не можемо погодитися з...

9. Змушені повідомити, що, на жаль, не маємо жодної змоги задовольнити Ваше прохання.