5. Типи листів

Лист-замовлення.

Це такий службовий лист, у якому доводять до чийогось відома, повідомляють комусь певну інформацію. Листи та­кого змісту надсилають тоді, коли треба сповістити про змі­ну адреси чи назви установи (фірми, організації), відкриття філії, початок виробництва тощо. Такі листи адресують зде­більшого конкретній організації, установі, фірмі.

Наприклад:

Шановні панове!

Хочемо повідомити Вам, що виробництво замовлених Вами товарів розпочалось і ми будемо готові відвантажи­ти їх... (термін).

Просимо повідомити про спосіб транспортування, якому Ви віддаєте перевагу.

З повагою...

¹ Корніяка Ольга. Мистецтво ґречності. — К.: Либідь, 1995. — С. 39. 250

Шановні панове!

Повідомляємо, що замовлений Вами товар було відван­тажено сьогодні на склад... (назва фірми) згідно з умовами договору. Сподіваємося, що Ви будете задоволені якістю товару. Чекаємо нових замовлень. З повагою і найкращими побажаннями...

Вельмишановний пане...!

Щиро вдячні Вам за листа від... (дата). На превеликий жаль, маємо повідомити, що ми не виготовляємо товару потрібної Вам якості.

Надсилаємо наші зразки для того, щоб Ви змогли визначи­ти, чи відповідають вони Вашим потребам. Якщо Вас влаш­товує лише обумовлена якість, то ми зможемо виготовити і постачити продукцію впродовж найближчих... місяців.

Для визначення вартості замовлення надішліть точні відомості щодо обсягу потрібної Вам продукції. Отримав­ши від Вас необхідну інформацію, ми зможемо підготува­ти проект угоди.

Очікуємо на швидку відповідь.

З щирою пошаною...

Шановні панове!

Упродовж останніх кількох років наша продукція користувалася високим попитом у... (назва країни, міста), що й зумовило відкриття нами там своєї філії. Завдяки цьому ми зможемо обслуговувати Вас більш ефективно й оперативно.

У новій філії працюють консультанти, які завжди бу­дуть раді відповісти на всі технічні питання безкоштов­но і без будь-яких зобов’язань з Вашого боку. Ви матиме­те змогу перевірити якість наших товарів, а також відре­монтувати їх у нашій філії.

Сподіваємося на подальшу плідну співпрацю.

З пошаною...

Шановні панове!

На загальних зборах нашої фірми... (дата) було прийнято рі­шення змінити назву компанії з... (стара назва) на... (нова назва).

Просимо повідомити про ці зміни відповідні відділи Ва­шої фірми.

З повагою...

Шановні панове!

Повідомляємо Вам, що пан... (прізвище та ініціали), який був нашим партнером упродовж багатьох років, з... (дата) залишає кампанію за станом здоров’я.

Отже, компанія переходить у цілковиту власність на­шого головного партнера, пана... (прізвище та ініціали). Надалі з усіх питань просимо звертатися саме до нього.

З повагою...

Шановні добродії!

З радістю повідомляємо Вам, що нашого шановного колегу, пана... (прізвище та ініціали) з... (дата) призначено директором нашої фірми. Він керуватиме роботою відді­лів... (назви).

Маємо надію, що призначення пана... (прізвище та іні­ціали) сприятиме розвитку добрих взаємин і плідній спів­праці між нашими фірмами.

З повагою і найкращими побажаннями...

Типові мовні звороти

Про відкриття філії

1. Ми раді повідомити Вам, що відкрили нову філію у Ва­шому місті.

2. Ми хочемо повідомити Вам про відкриття філії нашої фірми поблизу з Вашим офісом.

3. Повідомляємо Вам про відкриття філії в...

4. Хочемо повідомити Вам, що... (дата) в... відкриється філія, розташована у зручному для Вас місці. Сподіваємося, що відкриття філії сприятиме підтриманню тісних контактів між нашими фірмами.

5. Наша нова філія відкрилася за адресою... і розташо­вана на... поверсі. Вона має офіс, склад і відділ реалізації. Просимо звертатися до...

6. З усіх питань просимо звертатися до пана...

7. Наша нова філія реалізує весь асортимент продукції.

8. Наша філія має постійний прямий зв’язок з головним офісом. Номер факсу:...

9. Сподіваємося, що наше повідомлення зацікавить Вас. Розраховуємо на встановлення взаємовигідного партнерства.

10. Будемо раді встановленню взаємовигідної співпраці з Вашою компанією.

Про зміну назви фірми

1. Повідомляємо Вам, що ми змінили назву фірми на...

2. Користуючись нагодою, повідомляємо, що ми реорга­нізували нашу фірму в товариство з обмеженою відповідаль­ністю.

3. Ми хочемо повідомити Вам про деякі зміни, що стали­ся у структурі нашої фірми. Наша фірма об’єдналася з фір­мою...; нова назва:...

4. Відповідно до рішення власників фірми від... (дата) назву нашої фірми змінено на...

5. У зв’язку з тим що назву нашої фірми нерідко сплуту­ють із назвою іншої, ми вирішили перейменувати нашу фірму на...

Про зміну адреси

1. Повідомляємо Вам, що ми переїхали в нове приміщен­ня. Наша нова адреса:...

2. Хочемо скористатися нагодою і повідомити Вам, що наша адреса змінилася. Просимо надалі надсилати свої про­позиції на адресу:...

3. З... (дата) наша фірма змінила офіс. Нас можна роз­шукати за адресою:...

Повідомляємо Вам, що значне розширення нашої фір­ми змусило нас змінити адресу. Тепер фірма розташована за адресою:...

5. Повідомляємо, що від сьогодні наша установа розта­шована за адресою:...

6. Наше нове приміщення є більшим, зручнішим, воно кра­ще розміщене, що дасть нам змогу підвищити якість послуг.

7. Повідомляємо, що наші складські приміщення розта­шовані за тією ж адресою, що й офіс.

Про зміну номера телефону, факсу

1. Просимо записати новий номер нашого телефону (факсу):...

2. Повідомляємо, що номер нашого телефону (факсу) змінився. Наш новий номер:...

3. Хочемо повідомити, що ми встановили факс. Наш номер:...

4. Віднедавна у нас з’явився додатковий телефонний но­мер. Ви можете зателефонувати нам за номерами:...

5. Наш новий номер факсу... дає Вам додаткову змогу швидко зробити замовлення.

6. Повідомляємо, що після... години Ви можете телефо­нувати нам за номером:... Просимо поінформувати про ці зміни відповідні відділи Вашої фірми.

Про призначення на посаду

1. З радістю повідомляємо Вам, що... (дата) пана... було призначено керівником нашої фірми.

2. Керівництво компанії повідомляє Вам, що директором фірми призначено пана...

3. Повідомляємо, що пан... став членом правління компанії.

4. Враховуючи позитивні результати роботи пана..., ми надали йому право підпису документів.

5. Хочемо повідомити, що з... (дата) пана... призначено генеральним директором офісу, що по вулиці...

6. З радістю представляємо Вам нашого нового директо­ра (міністра, ректора), пана...

7. Повідомляємо, що з... (дата) пана... призначено керівни­ком нашої філії. Він уже приступив до виконання своїх обов’язків.

8. Наш менеджер з питань експорту в цей регіон зателефонує Вам, щоб особисто відрекомендувати нашого нового представника.

Про зміни, що стосуються власності

1. Хочемо повідомити, що фірма... на сьогодні при­дбала...% нашого акціонерного капіталу.

2. Ощадний банк України придбав більшу частину акцій нашої фірми.

3. Повідомляємо, що ми збільшили статутний капітал на­шої компанії на...

4. Повідомляємо, що в ході реформування фірми в товари­ство з обмеженою відповідальністю змінився розподіл акцій. Частину капіталу, що належала панові..., нині передано панові...

5. Хочемо повідомити, що капітал нашої фірми значно збільшився і сьогодні він становить до...

Про зміни в системі роботи

1. Повідомляємо, що для підтримання високого рівня на­дання послуг та швидкого оформлення рахунків ми прийняли рішення перейти на комп’ютеризовану систему оформлення рахунків клієнта та реєстрації замовлень.

2. Ми сподіваємося, що Ви допоможете нам, коли зазна­чите Ваш новий номер клієнта, а також номер замовлення, надсилаючи нам кореспонденцію.

3. Внаслідок зміни нашої політики продажу товарів ми не додаватимемо прейскурант до каталогу товарів. Ціни на кон­кретні позиції визначимо на Вашу вимогу.

4. Хочемо повідомити про нову систему бухгалтерського обліку, що дасть нам змогу швидше виконати Ваші замовлення.

5. Повідомляємо, що нові ціни на наші товари запрова­джуються з... (дата).

6. Вам приємно буде довідатися, що віднині ми можемо запропонувати ремонт і технічне обслуговування впродовж 24 годин на добу.

7. Зважаючи на високий рівень інфляції, ми змушені про­сити Вас про додаткову сплату 15 % до ціни кожного із про­понованих товарів.

8. Зростання цін на енергоносії та сировину змусило нас переглянути ціни, які нам вдавалося зберігати сталими впро­довж року.

9. Ми зробили все можливе, щоб ціни на товари, які ма­ють найбільший попит, залишалися прийнятними.