Супровідний лист

Це службовий лист, що додається до основного доку­мента (накладної, рахунка-фактури, каталогу, проспекту, прейскуранта, креслень, буклетів, зразків нових товарів) та інформаційно супроводжує його. Зазвичай це невеликий за обсягом лист, що містить назви та перелік надісланих документів.

Наприклад:

Шановні панове!

У відповідь на Ваше прохання від... (дата) надсилаємо Вам чинний нині експортний прейскурант до кожного із зразків... (назва товару). Просимо повідомити, які саме зразки Ви замовлятимете.

Чекаємо на відповідь.

З повагою...

Шановні добродії!

Як і було домовлено (як і домовлялися), надсилаємо Вам усі необхідні документи:

Додаток:

1. Рахунок-фактура на 1 арк. в 2 прим.

2. Страховий поліс на суму рахунка плюс 10%, що покри­вають інфляційний (банковий, валютний, дефляційний) ризик на 1 арк. в 2 прим.

3. Повний комплект коносамента, написаного (оформле­ного) на розпорядника з бланковим індосаментом і з по­значкою «фрахт оплачено» на суму...

Просимо підтвердити їх отримання

Залишаємося з повагою...

Лист-прохання

Це службовий лист, в якому у ввічливій формі звертаю­ться до партнерів, клієнтів, інвесторів із певним проханням. Листи-прохання є одним із найпоширеніших видів ділової кореспонденції. Від уміння переконливо висловити своє прохання великою мірою залежить і його виконання.

На­приклад:

Шановні добродії!

Ми співпрацюємо з Вами уже впродовж року на основі оплати проти виставлених рахунків. Були б дуже вдячні, якби Ви погодилися змінити ці умови оплати на відкри­тий рахунок з оплатою один раз на квартал.

Інші наші постачальники у Вашій країні вже погодили­ся на ці умови. Маємо надію отримати від Вас позитивну відповідь на наше прохання.

З повагою...

Шановні панове!

Звертаємося до Вас із проханням продати з нашого пакета такі цінні папери:... акцій за ціною.... Ліміт чин­ний до... (дата). Цінні папери необхідно зняти з нашого де­позитного рахунка. Просимо також кредитувати еквівалент на наш рахунок.

З пошаною...

Шановні панове!

Висловлюю найщирішу вдячність за пропозицію бути Вашим представником у... (назва країни). Вважаю за необ­хідне особисто обговорити з Вами питання про територію діяльності, комісійні, гарантії захисту клієнтів. Хо­тів би запропонувати Вам дату зустрічі:... (дата) о... годині.

Будьте ласкаві, повідомте, чи влаштовує Вас дата і час зустрічі.

Залишаюся з пошаною...

Лист-відповідь на прохання

Лист-прохання неодмінно потребує відповіді. Отже, отримавши такого листа, ви повинні вирішити: задоволь­нити прохання чи відмовити. У разі, якщо ви вирішили виконати прохання, то відповідаєте так:

Шановні панове!

Висловлюємо щиру подяку за пропозицію взяти участь у будівництві готельного комплексу.

Уважно вивчивши запропонований Вами проект угоди, ми вирішили погодитися на пайову участь у будівництві (назва об’єкта), що здійснюватиметься в період з... по... р. Ще раз дякуємо за пропозицію і сподіваємося, що наша співпраця буде плідною і тривалою.

З повагою і найкращими побажаннями...

Шановні панове!

У листі від... (дата) Ви звернулися із проханням зміни­ти умову оплати за... (назва товару). Ми переглянули нашу з Вами угоду і вирішили внести зміни, зваживши на аргументованість Вашого прохання. Надсилаємо змінений варіант нашої угоди.

Маємо надію, що нові умови задовольнять Вас.

З повагою...

Певна річ, ви не завжди можете задовольнити прохання, прийняти ту чи ту пропозицію і тому змушені відмовити у співпраці. Відмова неодмінно мусить бути переконливою, аргументованою, коректною й доброзичливою. Ваше зав­дання – переконати адресата в тому, що у вас не було ін­шого виходу. Досягти цієї мети неважко, слід лише на по­чатку речення вжити слова, які відчутно пом’якшать тон відмови. До таких слів належать: на жаль, шкода, дуже шкода, на превеликий жаль, щиро жалкуємо, вибачте, нам дуже прикро.

Отже, відмову можна сформулювати так:

Шановні...!

Щиро дякуємо за запит від... (дата) на постачання... (назва товару).

На жаль, зараз ми не маємо змоги прийняти Вашу про­позицію і здійснити постачання... (назва товару), оскільки потрібні Вам товари вже продані за попередніми замов­леннями на поточний місяць.

Щиро жалкуємо, що не можемо виконати Ваше замовлення. Сподіваємося на взаємовигідну співпрацю в майбутньому.

З повагою і побажанням успіхів...

Вельмишановний пане... !

Вдячні за інтерес, виявлений до нашої організації (ус­танови, фірми). На превеликий жаль, змушені повідомити Вам, що місце нашого генерального представника у... (на­зва країни) уже зайняте. Просимо надіслати Ваш запит ще раз через... місяців.

Бажаємо успіхів...

Шановний пане...!

Дія контракту на виконання Вами обов’язків мене­джера з реклами завершується... (дата). Ми розглянули Ваше прохання про продовження контракту на наступ­ний рік. Шкода, але Ваші методи роботи не дали очікува­них результатів, і тому ми не зацікавлені в подальшій співпраці з Вами.

Бажаємо успіхів...