5. Різні типи листів Лист-повідомлення

Це такий службовий лист, у якому доводять до чийогось відома, повідомляють комусь певну інформацію. Листи та­кого змісту надсилають тоді, коли треба сповістити про змі­ну адреси чи назви установи (фірми, організації), відкриття філії, початок виробництва тощо. Такі листи адресують зде­більшого конкретній організації, установі, фірмі.

Наприклад:

Шановні панове!

Хочемо повідомити Вам, що виробництво замовлених Вами товарів розпочалось і ми будемо готові відвантажи­ти їх... (термін).

Просимо повідомити про спосіб транспортування, якому Ви віддаєте перевагу.

З повагою...

Шановні панове!

Упродовж останніх кількох років наша продукція користувалася високим попитом у... (назва країни, міста), що й зумовило відкриття нами там своєї філії. Завдяки цьому ми зможемо обслуговувати Вас більш ефективно й оперативно.

У новій філії працюють консультанти, які завжди бу­дуть раді відповісти на всі технічні питання безкоштов­но і без будь-яких зобов’язань з Вашого боку. Ви матиме­те змогу перевірити якість наших товарів, а також відре­монтувати їх у нашій філії.

Сподіваємося на подальшу плідну співпрацю.

З пошаною...

Шановні панове!

На загальних зборах нашої фірми... (дата) було прийнято рі­шення змінити назву компанії з... (стара назва) на... (нова назва).

Просимо повідомити про ці зміни відповідні відділи Ва­шої фірми.

З повагою...

Гарантійний лист

Це службовий лист, якого пишуть для підтвердження певних умов, зобов’язань. Здебільшого гарантують оплату ча певні послуги, виконану роботу, надану житлову площу, якісне виконання роботи. У гарантійних листах слід дотри­муватися етичних норм спілкування – у ввічливій, тактовній формі висловлювати готовність до певних дій.

Такі листи адресують організації, установі, фірмі чи ок­ремій філії. Наприклад:

Шановний пане...!

На підтвердження нашої телефонної розмови від... (дата) просимо Вас прийняти замовлення на публікацію рекламних оголошень у каталозі майбутнього ярмарку, що відбудеться у м. Харкові.

Оплату гарантуємо.

З повагою...

Вельмишановний пане...!

Звертаємося до Вас як до фахівця з питань реклами й запрошуємо на роботу агентом нашої рекламної агенції. Розраховуємо на Вашу згоду.

Компанія гарантує оплату Вашої праці та комісійну винагороду... % від вартості рекламних замовлень.

З повагою...

Шановні добродії!

Просимо видати нам зі складу за безготівковим розра­хунком 100 (сто) телевізорів «Славутич», а також 200 (двісті) магнітофонів «Україна».

Гарантуємо оплату 100 % вартості виданих товарів упродовж 7 днів після їх отримання.

З повагою...

Лист-запит

Це різновид комерційного листа, що містить прохання надати докладну інформацію про певні товари, послуги або уточнити вже наявну, попередню інформацію про фірму, банк тощо. Лист-запит складають на підставі ознайомлення з каталогами, проспектами, буклетами, прейскурантами, рекламними оголошеннями та інформацією, отриманою на виставках, ярмарках.

У листі-запиті обов’язково вказують:

• підставу для запиту;

• назву товару (його марку, якість, модель тощо);

• умови й термін постачання;

• умови оплати.

Наприклад:

Шановні панове!

Ми уважно ознайомилися з Вашим каталогом, де пред­ставлено нові товари, що належать до групи... Деякі із за­пропонованих товарів зацікавили нас як такі, що можуть ефективно використовуватися в нашому виробничому процесі.

Будемо Вам щиро вдячні, якщо Ви надішлете нам докладні характеристики всіх товарів цієї групи. Просимо також надіслати поточний прейскурант, зазначивши умови постачання та вартість упакування.

Заздалегідь вдячні Вам.

З повагою...

Шановні панове!

Своїм листом від... (дата) Ви запропонували нам послу­ги на публікацію рекламних оголошень наших клієнтів у журналах (газетах, тижневиках), що видаються в Україні.

Наші клієнти зацікавилися Вашою пропозицією і хоті­ли б отримати докладну інформацію про видання, в яких Ви пропонуєте подати рекламні оголошення. Зокрема, вони хотіли б дізнатися про коло та загальну кількість їх читачів, наклад, а також про розцінки на рекламну площу та публікацію одного оголошення.

Будь ласка, повідомте нам цю інформацію якомога швидше.

З повагою...