I. Организация дипломного проектирования

1.1 Этапы работы над выпускной квалификационной работой

1.1.1 Выбор темы дипломного проекта

Определяя тему диплома, необходимо учитывать то, что она должна быть связана, во-первых, со специализацией, а во-вторых с курсовой работой, выполненной на пятом курсе. Сбор материала осуществляется в ходе прохождения преддипломной практики, хотя подготовку отдельных частей диплома следует начинать уже на ранних курсах обучения. Определяющим для выбора конкретной темы являются современные проблемы организации, выбранной в качестве объекта исследования, возможность собрать, обработать и подвергнуть верификации фактический материал.

Все возможные темы условно можно разделить на несколько групп:

− исторические работы (посвящаются исследованию развития отечественного делопроизводства, изучению процессов документообразования конкретного предприятия или органа государственной власти за определенный период, анализу делопроизводственных функций секретарей дореволюционной России и др.);

− теоретические исследования (например, работы по основным проблемам документоведения, таким, как систематизация, классификация, унификация документов, типология делопроизводства в России и зарубежных странах; возможно изучение развития носителей документированной информации, эволюции документа и т. д.);

− историографические исследования (например, проведение анализа представлений у отечественных специалистов о роли документа в управленческой сфере за определенный период или историографического обзора по узкой проблематике);

− дипломные работы, носящие прикладной характер. Возможны различные варианты подобных исследований: по документированию деятельности организации, государственных органов власти различного уровня, их структурных подразделений; по организации работы с документами; по автоматизации делопроизводственных процессов. Интерес представляют оргпроектные разработки по внедрению автоматизированных или иных систем делопроизводства. Студенты могут разработать и предложить комплекс организационно-правовых документов для недавно созданной фирмы или для вновь образованного структурного подразделения (например, по организации труда или в области системы менеджмента качества и др.). Кроме того, возможно написать работу, анализирующую делопроизводственную деятельность конкретных должностных лиц (секретарей, делопроизводителей, офис-менеджеров и др.). В частности, темы дипломных работ, посвященных работе секретаря руководителя занимают значительное место среди направлений, выбираемых выпускниками. Приветствуются исследования, направленные на анализ какой-либо конкретной системы документации: кадровой, бухгалтерской, статистической, Пенсионного фонда и др. Более того возможно изучение отдельных комплексов документов организации − плановой, отчетной, организационно-правовой и др. документации.

Формулировка темы может быть связана с дисциплинами специализации учебного плана. В частности, студенты, обучающиеся по специализации «Документирование деятельности кадровых служб» часто формулируют темы следующим образом: «Документирование трудовых правоотношений в организации…» или «Унификация кадровой документации…», «Автоматизация кадрового учета в организации» и т. п. Темы, связанные со специализацией «Офис-менеджер» могут звучать так: «Организация работы с документами в приемной директора предприятия», «Автоматизация делопроизводственной деятельности офис-менеджера организации» и т. д.

Студенту-выпускнику необходимо внимательно отнестись к формулировке темы. Название должно быть точным, ясным, информативным, кратким. В заглавии не допускается двусмысленность, тавтология, нераскрытые аббревиатуры (кроме общепринятых), термины. Название организации − объекта исследования тщательно уточняется по учредительным документам, при необходимости для филиалов указывается вышестоящая организация.

Выбранная тема определяет содержание диплома. Например, если название работы «Совершенствование кадровой документации в ООО «Анкор» г. Тюмень», то автор все исследование посвящает экономически обоснованным рекомендациям для того, чтобы реально повысить качество документирования трудовых отношений в организации. В случае, когда тема посвящена организации делопроизводства конкретного предприятия, то необходимо проводить исследование не только процессов документирования, но и различных технологий работы с документами включая, безусловно, и компьютерные технологии регистрации, систематизации и хранения документов в текущем делопроизводстве. При формулировке названия диплома «Организация работы с документами в ...» не предполагается глубокий анализ документов с точки зрения их оформления.

Тема выпускной квалификационной работы определяет задачи преддипломной практики, в ходе которой осуществляется сбор и анализ информации об объекте исследования − организации или ее структурном подразделении, а именно: о направлениях деятельности, о состоянии делопроизводства. По итогам преддипломной практики оформляется отчет, в котором также как в дипломе излагается история создания организации, ее цели, задачи, описывается менеджмент и оргструктура, определяется объем, характер, особенности, конкурентные преимущества и очевидные недостатки деятельности делопроизводственной службы или секретаря в системе управления.

Кафедра ведет автоматизированный учет тематик дипломов за прошлые годы и имеет возможность контролировать повтор названий. В Приложении 1 содержится примерный перечень тем с учетом специализаций.