3.3.3 Расчетная часть проекта

Для обоснования эффективности проекта важно рассчитать узловые показатели. Например, расчет численности работников службы ДОУ можно произвести на основе общего объема документооборота организации. По наблюдениям специалистов для организаций с документооборотом до 10 тысяч документов в год необходимо 1–2 штатных работника службы делопроизводства; с документооборотом 10–30 тысяч служба должна насчитывать 3–7 штатных работников, в организации с документооборотом 50–100 тысяч служба делопроизводства должна состоять из 9–20 сотрудников. Однако многое зависит от специфики организации, поэтому необходимо опираться на анализ работы конкретного предприятия или учреждения, провести его тщательное предпроектное обследование, изучить нормативно-методические документы, действующее в рассматриваемой сфере деятельности.

Расчет трудоемкости операций нормируемых работ по делопроизводству можно произвести на основе нормы времени по формуле:

Т_н = ∑ V_j ∙ Н_врj,

где Т_н – годовая трудоемкость нормируемых работ;

V_j – объем работ j вида;

Н_врj – норма времени на выполнение j работы.

Расчет возможен и на основе нормы выработки на выполнение конкретной работы по делопроизводству:

Т_н = ∑ V_j / Н_вырj,

где Н_вырj – норма выработки в единицах измерения на одного специалиста.

Годовая трудоемкость ненормированных работ определяется методом экспертных наблюдений и определяется по формуле:

Т_нн = ∑ Н_ннj ∙ Vj,

где Н_ннj – трудоемкость ненормируемой работы;

V_j – объем работы j вида.

Расчет проводится по каждому виду технологических операций отдельно, а за тем суммируется. Особенно результативен такой расчет для выполнения повторяющихся работ. Постоянные показатели при этом берут из нормативных данных, сопроводительных документов, свидетельствующих о производительности технических средств, использующихся в процессе работы, нормы могут уточняться на основе наблюдений и собственных расчетов затрат рабочего времени на отдельные делопроизводственные операции с учетом положения в организации.

Для расчета необходимой численности работников нужно определить годовую трудоемкость работ по формуле:

Т_о = Т_н + Т_нн,

где Т_о – общая годовая трудоемкость работ;

Т_н – годовая трудоемкость нормируемых работ;

Т_нн – годовая трудоемкость ненормируемых работ.

На основе общей, например, годовой трудоемкости работ можно рассчитать необходимую численность работников службы ДОУ по формуле:

Ч = Т_о/ Ф_н ∙ К_н,

где Ч – необходимая численность работников службы ДОУ:

Т_о – общая годовая трудоемкость работ;

Ф_н – нормативный фонд рабочего времени на одного работника за год;

К_н – коэффициент запланированных невыходов работников.

К_н – это минимальный процент планируемых невыходов. Для бюджетных организаций К_н берут равным 1,1–1,5, то есть 10–15%. К рассчитывается по формуле:

К_н = коэффициент планируемых невыходов, который принимается, равным 10% от общего числа рабочего времени и определяется по формуле:

К_н = 1 + процент планируемых невыходов/ 100

Оптимальная численность работников службы ДОУ может рассчитываться по отношению к общему, количеству работающих в организации. Для министерств и ведомств численность работников службы ДОУ составляет 12–15%, для предприятий примерно 0,5%. В расчетах можно опираться на «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления. Утв. постановлением Министерства труда Российской Федерации 25 ноября 1994 г. № 72».

Пусть общая годовая трудоемкость работ (Т_н), рассчитанных по нормам времени, на работы по ДОУ в управленческих структурах федеральных органов исполнительной власти утвержденных 26 марта 2002 г. составила 7500 часов, норма рабочего времени на одного работника за год была принята равной 2000 часов. В результате наблюдения было установлено, что затраты времени, не предусмотренные нормами (Т_нн), оказались равными 480 часов.

Т_о = 7500 + 480 =7980

Ч = 7980∙1,1/2000=4,389, то есть необходимо 4 человека, но специалисты будут перегружены работой.

Возможен расчет оптимальной численности сотрудников кадровой службы через затраты труда (времени) на выполнение управленческих работ, то есть на основе трудоемкости. При этом надо опираться на нормативную или расчетную трудоемкость работ, выполняемых в течение года в отделе управления персоналом (кадровой службе). Расчет можно сделать по формуле:

Ч = Т_о ∙ К/Ф_п,

где Ч – число сотрудников отдела кадров;

Т_о – общая трудоемкость работ, выполняемых в год в отделе управления персоналом (кадровой службе) организации;

К – коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ не предусмотренных в общей трудоемкости всех работ (К=1,16 или 1,15);

Ф_п – фонд полезного рабочего времени одного работника в год в часах. В среднем Ф_п считается равным 1910–2000 часов (в зависимости от числа рабочих дней в году).

Для анализа рациональности организационной структуры отдела кадров важно рассчитать его кадровый состав и соотнести с общим числом работающих, что позволит сделать вывод о том, какое количество сотрудников обслуживает один работник кадровой службы, и сравнить этот показатель с оптимальной численностью данной службы и числом работников, принятым в данной отрасли деятельности. Возможно рассчитать численность служащих отделов кадров через затраты труда или времени на выполнение работ, то есть через показатель трудоемкости по формуле:

Ч = Т_о ∙ К/Ф_п,

где Ч – число сотрудников отдела кадров;

Т_о – общая трудоемкость всех работ, выполненных в отделе кадров в человеко-часах.

К – коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ не предусмотренных в общей трудоемкости всех работ, равный 1,1.

Ф_п – полезный фонд рабочего времени на одного работника отдела кадров в год в часах. Этот показатель равняется 1910–2000 часов в год, он ежегодно уточняться, так как зависит от количества рабочих дней.

Пусть общая годовая трудоемкость нормируемых работ (Т_н) составила 9900 часов, а ненормируемых 150 часов (Т_нн), то общая трудоемкость работ оказалась равной

9900 + 150 = 10050 (часов).

Тогда численность работников, которая необходима для выполнения данного объема работ будет равной:

Ч = 10050 ∙ 1,1/1910= 5,79, то есть необходимо 6 человек.

Востребованы проекты, направленные на оптимизацию трудовых процессов, обоснование норм труда, разработки, направленные на уточнение нормирования труда, с учетом специфики для данной организации и на основе анализа нормативных документов. Особенно эффективны при этом эргономические данные. В этом отношении серьезным источником являются санитарно-гигиенические нормы, категории тяжести труда, предельно-допустимые нормы, показатели степени комфортности, требования к технике безопасности.

Серьезным резервом оргпроектирования является осуществление разработок по социально-психологическому регулированию отношений в трудовых коллективах, в частности, разработок программ и планов социального и экономического развития. Выпускник должен продемонстрировать владение методами системно-структурного подхода, анализа, проектирования ДОУ, ИОУ, методикой унификации и стандартизации управленческих документов, методами проектирования автоматизированных систем учета, регистрации, контроля и информационно-справочной работы, экспертного анализа, не должно вызывать затруднений проведение экспертизы ценности документов, определение сроков их хранения и передачи в архив.

Проект предполагает обязательное доказательство его эффективности.

Можно определить эффективность проекта с позиции показателей, характеризующих результативность работы всей системы управления. В этом отношении важны показатели, характеризующие результаты работы, такие как объем продукции, прибыль, себестоимость, качество продукции. Доказать эффективность проекта можно и на основании данных, свидетельствующих об оптимизации управленческих процессов. Например, путем сокращения средств, на содержание аппарата управления, повышения оперативности и способности адаптироваться в меняющихся условиях, усиления надежности и безотказности в работе. При этом следует учитывать рациональное сочетание целостности управления, способности реализовывать поставленные задачи небольшими коллективами управленцев, не включая всего аппарата руководящих работников.

Показательны с точки зрения эффективности количественные оценки уровня формализации отношений подчиненности и процессов делегирования полномочий. Оценка формализации может рассчитываться на основе коэффициента:

К_ф = Ч_до / Ч_о,

где К_ф – коэффициент формализации;

Ч_до – это количество формализованных должностей (т. е. должностные обязанности, регламентирующие подчиненность в оргструктуре, распределение прав и обязанностей);

Ч_о – общее количество должностей, регламентированное штатным расписанием.

Коэффициент сложности управления структурой определяется по формуле;

К_сл = Ч_д /Ч,

где К_сл – коэффициент сложности;

Ч_д – число должностей;

Ч – общая численность работников в организации.

Средняя норма управляемости равняется 3–7 человек у одного руководителя, но этот показатель не может быть эффективным во всех случаях, то есть количественных методов не всегда достаточно для выводов об эффективности работы всей системы.

Доказательство эффективности проекта может опираться на расчет оптимальной численности сотрудников отделов. Так, расчет необходимой численности работников архива можно проводить по видам работ, пользуясь методикой расчета штатной численности сотрудников государственных архивов, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 14.01.2004 № 9. При расчете необходимы нормативы по труду, типовые нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах, утвержденные приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 01.03.1988 № 17.

Составляется перечень работ, которые должны выполнять сотрудники архива. На основании анализа состояния и результатов деятельности архива за предыдущий год определяются объемы работ. Расчеты трудозатрат (Т) и штатной численности работников архива (Ч_ш) проводятся через нормы времени на единицу работ.

Пример расчета трудозатрат по формуле:

Т_вр = N ∙ H_вр,

где Т_вр – трудозатраты (в час, в днях);

N – объем работы в единицах измерения за год;

Н_вр – норма времени на единицу работы (в часах, в днях).

Пример расчета трудозатрат через нормы выработки:

Т_выр = N / H_выр,

где Т _выр – трудозатраты через нормы выработки;

N – объем работы (работ) в единицах измерения за год;

Н_выр – норма выработки в единицах измерения на одного работника (в часах, днях).

Резерв рабочего времени на выполнение внеплановых заданий и работ, связанных с непредвиденными ситуациями, рассчитывается на основе отчетных данных архива за предыдущий год, но он в соответствии с нормативами не может превышать 3% от общих трудозатрат по архиву.

Общие трудозатраты (Т_о) подсчитываются суммированием трудозатрат, полученных на весь комплекс работ по основной деятельности, а также резерва рабочего времени для выполнения внеплановых заданий и работ, связанных с непредвиденными ситуациями.

Расчет штатной (Ч_ш) численности работников архива опирается на учет всех видов работ, выполняемых в организации. Так, в архиве выполняются следующие виды работ:

№ п/п	Наименование видов работ	Единица измерения	Норма времени в рабочих днях	Норма выра- ботки на 1 рабочий день	Объем работ	Трудоза-траты в чел. – днях
1	2	3	4	5	6	7
1.	Подшивка дел управленческой документации и дел по личному составу	Ед. хр.	-	40
2.	Картонирование дел	Ед. хр.	-	500
3.	Простановка штампов на ярлыках	Ярлык	-	105
4.	Оказание методической и практической помощи организациям источников комплектования архивов в подготовке описей дел: постоянного хранения	Ед.хр.	-	150
	По личному составу	Ед.хр.	-	250
5.	Проверка наличия и состояния дел: советского и постсоветского периодов	Ед. хр.	-	350
	Досоветского периода		-	100
6.	Прием управленческой документации и документов по личному составу	Ед. хр.	-	300
7.	Проверка качества обработки документов и составление заключений на описи	Орга-низация	0,5	-
8.	Помощь в подготовке номенклатур дел	Позиция номенклатуры дел	-	115
9.	Проведение проверок: тематические		1	-
	комплексные		2	-
10	Усовершенствование описей дел и переработка описей дел	Ед. хр. Фонд	5	90
11	Каталогизация	Ед. хр.	-	12
12	Создание тематических баз данных	Карт.	-	27
13	Исполнение запросов:
	тематических	Запрос	3	-
	социально-правовых	Справка	-	3
14	Прием и регистрация обращений граждан	Справка	-	60
15	Паспортизация архивов организаций	Организа-ция	-	3
16	Составление паспорта архива	Паспорт	3,5	-
17	Использование документов: выставки	1 выставка	27,7	-
	радиопередачи	1 радиопередача	7	-
	статьи	1 статья	4	-
18	Организационные мероприятия (10% нормативного фонда рабочего времени руководителя архива)		-	-
	Резерв времени на выполнение внеплановых заданий		-	-
	Общие трудозатраты по архиву	-	-	-

Общие трудозатраты (Т_о) по архиву являются основой расчета численности работников и определяются по формуле:

Ч_ш = Т_о/ Ф_н ∙ К_н,

где Ч_ш – штатная численность работников;

Т_о – общие трудозатраты по архиву ( в днях, часах);

Ф_н – нормативный фонд рабочего времени на одного работника за год, он принимается равным 1990–2000 часов или 250 рабочим дням;

К_н – коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников, регламентируемые трудовым законодательством, не более 10% рабочего времени.

Численность работников архива, обеспечивающих исполнение государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, определяется по формуле:

Ч_с = Ч_ш∙V_c/V,

где Ч_с – численность сотрудников архива;

V_с – количество единиц, находящихся на хранении в архиве и относящихся к государственной собственности;

V – количество единиц, находящихся на хранении в архиве.

Существует возможность рассчитать экономическую эффективность отдельных звеньев работы. Особенно это актуально в расчетах эффективности локального проекта, как с точки зрения сокращения времени на работы по делопроизводству, так и с позиции экономии финансовых средств.

Приведем пример расчета эффективности внедрения унифицированных форм документов. Данный расчет опирается на общий объем документооборота организации. Пусть, документооборот организации составил 12 тыс. документов в год. При этом объем документов составил около 30 тыс. листов. При годовом фонде рабочего времени 1990 часов на документирование деятельности было потрачено по результатам наблюдения около 995 часов, то есть 50 % годового фонда рабочего времени.

Если взять за основу, что затраты на одностраничный документ составили в среднем 50 руб., то общие расходы на работу по документированию составили:

50 руб. ∙ 30 000 = 1 500 000 руб. или 1,5 млн. руб.

После введения разработанных унифицированных форм документов время на создание и оформление документов сократилось в среднем на 40–50 % и составило:

995–100%

Х = 50%, то есть 995 ∙ 50/100=497,5 (час.),что составляет 25% общего фонда рабочего времени.

Таким образом, ведение унифицированных форм значительно повысило эффективность делопроизводственной деятельности, высвободилось время для других видов работ.

Кроме того, наблюдение показало, что в результате унификации документации объем документа сократился в среднем на 10%, то есть экономия составила 3 тыс. листов в год. Если учесть, что стоимость одного выпускаемого листа составляет в среднем 50 руб., то эффективность внедрения унифицированных форм в денежном выражении составит 150 тыс. руб. в год.

В ходе доказательства эффективности проекта важно указать:

– перспективы повышения уровня-эффективности системы управления в целом, с точки зрения реализации целей всей организации. Это могут быть показатели увеличения качества и объема работ; рост прибыли, снижение себестоимости продукции, экономия капитальных и текущих вложений, повышение качества продукции и другие показатели, отвечающие целям организации;

– результативность затрат на организацию труда (производительность, экономичность, гибкость, мобильность сотрудников, оперативность в реализации решений, надежность, компетентность);

– пути снижения трудозатрат, например, разработать нормативы времени и нормы для работников, труд которых поддается количественному учету на основе нормативных материалов;

– возможности расчета оптимальной численности сотрудников;

– дать рекомендации по разделению и кооперации труда сотрудников, совершенствованию систем и методов труда, а так же условий труда.

Следует обоснованно указать научную результативность представленного проекта, рассчитать, либо доказать экономическую эффективность проектируемых систем, дать рекомендации по дальнейшему развитию организации, и, прежде всего, указать перспективы развития ДОУ.

На основе выполненных исследований автором формулируются конкретные рекомендации по условиям, этапам, процессу внедрения, возможностям корректировки организационного проекта.

В случае внедрения проекта, разработанного выпускником, необходимо удостоверять этот факт актом о внедрении проекта, подписанным руководителем организации.