Тема 1. Принципы организации фондов музея. Фондовое оборудование и учетно-фондовая документация. Ее значение и роль.

В основе работы музея находится собрание музейных пред­метов — памятников истории и культуры, объектов природы, изъятых из среды бытования благодаря их способности доку­ментировать, отражать общественные и природные процессы и явления. Музейные предметы концентрируются в фондах му­зея, поэтому, образно говоря, фонды являются сердцем музея, от функционирования которого зависит вся его работа.

Фонды музея можно представить следующим образом:

Фонд музея

Фонд научно-вспомогательных материалов

Фонд музейных предметов

Основной фонд

Обменный фонд

Фонд

непрофильных предметов

Фонд

излишних

дублетных пре-тов

экземпляров

Коллек­ционный фонд

Дублетный фонд

Фонд

уникальных

предметов

Фонд

типовых

предметов

Фонд

уникальных

предметов

Фонд

типовых

предметов

Фонд

уникальных предметов

Фонд

типовых

предметов

Ведение главной инвентарной книги (книги поступлений) с использованием электронных технологий согласуется с учредителем и должно соответствовать законодательству в сфере электронного документооборота и требованиям защиты информации.

Журналы регистрации всех видов актов приема и выдачи, журналы регистрации паспортов музейных предметов и реставрационных паспортов до заполнения должны быть пронумерованы, прошнурованы, опечатаны и подписаны главным хранителем или директором музея.

Учетно-хранительские документы ведутся разборчиво, без помарок и подчисток.

Изменения и исправления записей в книгах поступлений, инвентарных книгах и специальных инвентарных книгах допускаются в исключительных случаях, связанных с изменениями или уточнениями в атрибуции предметов, их научным изучением и реставрацией, выявленными техническими ошибками.

Необходимые изменения и (или) исправления в учетно-хранительской документации рассматриваются ЭФЗК музея, фиксируются в акте, который составляется в 2-х экземплярах с последующей регистрацией.

Изменения и исправления производятся должностным лицом отдела учета на основании протокола ЭФЗК, выполняются в красном цвете, заверяются главным хранителем и скрепляются печатью музея.

В книгах поступлений основного фонда под порядковым номером последовательно производится регистрация поступивших музейных предметов и музейных коллекций. Для каждого номера указывается:

- дата регистрации музейных предметов и музейных коллекций;

- сведения об авторе, школе;

- датировка музейных предметов и музейных коллекций;

- количество зарегистрированных предметов;

- краткое визуальное описание предмета или коллекции с отличительными характеристиками (наличие клейм, марок, подписей и иных особенностей), достаточными для их идентификации;

- материал, техника изготовления, размеры, проба и масса предметов из драгоценных металлов, количество и масса драгоценных камней;

- состояние сохранности на момент регистрации;

- источник и форма поступления (закупка, дарение, пожертвование, завещание, обмен), номер и дата протокола ЭФЗК и Акта ПП;

- название и шифр коллекции, в которую включается предмет, учетные обозначения по инвентарным и специальным инвентарным книгам.

Основными юридическими документами государственного учета музейных фондов являются акты приема и акты выдачи, книги поступлений и научный инвентарь. Для характеристики музейного предмета научный инвентарь является наиболее полным документом, фиксирующим его классификацию и результаты изучения.

В инвентаризационной книге указываются:

Дата записи,

ФИО лица, производившего запись

Развернутое описание предмета

История предмета

Материал и техника изготовления

Размер

Вес

Сохранность

Источник поступления

№№ фотографий и негативов

NN и шифр предмета по старым погашенным инвентарным книгам музея.

Первая ступень - регистрация - регистрация музейных предметов и музейных коллекций в основном учетном документе первой ступени - главной инвентарной книге (книге поступлений, шифр «ГИК» или «КП»);

Вторая ступень учета- инвентаризация, т.е. регистрация музейных предметов и музейных коллекций в основных учетных документах второй ступени - инвентарной книге фондовой коллекции, специальной инвентарной книге для музейных предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней.

Третья ступень - Проверка наличия проводится по коллекциям в соответствии с принятой в музее систематизацией и классификацией на основании плана-графика, утверждаемого директором музея и согласованного с учредителем. Музеи обязаны систематически проводить проверку наличия музейных предметов и музейных коллекций, представляющую собой сличение фактического наличия и состояния сохранности музейных предметов с их регистрации в основной учетной документации.

Комплектование может быть систематическим, тематичес­ким и комплексным. Следствием его является формирование систематических, тематических и комплексных, как в краевед­ческих музеях, коллекций.

Основой всей системы комплектования является разработка его научной концепции. Она производится при учете следую­щих факторов:

— научной концепции музея;

— состава музейных коллекций;

— социального заказа;

— научной разработанности темы.

Работа по комплектованию фондов музея может быть ра­зовой, текущей и постоянно плановой. Поэтому формы ком­плектования могут быть различны:

— экспедиция;

— научная командировка;

— закупка;

— приобретение в дар;

— передача по завещанию;

— передача конфискованного имущества;

— приобретение в пунктах сбора вторичного сырья и заго­товительных конторах;

— передача образцов изделий, оборудования, устаревших приборов от предприятий, фирм, акционерных обществ;

— комплектование по месту жительства, по переписке, пу­тем архивного розыска;

— полевые находки в ходе археологических разведок, крае­ведческих походов, научных экскурсий;

— передача музейных предметов и коллекций из других му­зеев.

Все работы по комплектованию должны быть строго юри­дически документированы, поскольку музейные предметы обладают не только культурно-исторической, но и финансо­вой ценностью.