2. Задания

1. Создать новый документ и присвоить ему имя lab3.4.doc.

2. Скопировать в этот документ содержимое всех файлов, созданных ранее, а именно: lab3.1.doc, resume.doc, lab3.2.doc, advertise.doc, emblem.doc, lab3.3.doc.

3. Разбить документ на разделы (содержимое каждого файла – новый раздел).

4. Установить следующие параметры страницы: верхнее поле – 2см, нижнее – 2 см, левое – 2 см, правое – 1,5 см.

5. Для всего документа установить книжную ориентацию, а для страницы с таблицей – альбомную ориентацию.

6. Установить номера страниц в правом верхнем углу.

7. Установить нижний колонтитул. Колонтитул должен содержать название соответствующего раздела (т.е. имя соответствующего файла).

8. Вставить в текст заголовки «Лабораторная работа 3.1», «Лабораторная работа 3.2» и , «Лабораторная работа 3.3», к этим вставкам применить стиль Заголовок1.

9. Вставить соответственно в текст заголовки «Мое резюме», «Реклама», «Эмблема» и применить к этим вставкам стиль Заголовок2.

10. Вставить в начало документа новую страницу и создать на ней автоматическое двухуровневое оглавление.

11. В начале документа создать титульный лист (нумерация не должна отображаться на первой странице).

12. Сохранить документ.

13. Оформить отчет по лабораторной работе 3.4 (распечатка созданного файла).

Лабораторная работа № 3.5 Работа в ms PowerPoint

Цель работы: получить основные навыки работы в Ms PowerPoint; научиться добавлять в презентацию различные объекты, созданные в других приложениях.

1. Методические указания

Приложение PowerPoint - лидер среди систем организации презентации²⁹, входит в пакет Microsoft Office. С помощью этой программы существует возможность подготовить выступление с использованием слайдов, которые потом можно напечатать на прозрачных пленках, бумаге, 35-миллиметровых слайдах или просто демонстрировать на экране компьютера, можно также создать конспект доклада и материал для раздачи слушателям. PowerPoint создает файл презентаций, который имеет расширение .ppt и содержит набор слайдов. Программа предоставляет пользователю большое количество шаблонов презентаций на различные темы. Такие шаблоны содержат слайды, оформленные определенным образом. В поле слайда размещаются поля ввода, в которые можно вставить свой текст, графику, а также таблицу и диаграмму. Кроме того, существует возможность изменить художественное оформление любого шаблона презентации, выбрав дизайн по своему вкусу. При этом изменится только внешний вид презентации, а не его содержание. И, наконец, можно начать работу над презентацией “с нуля”.

Режимы отображения. Поскольку PowerPoint является Windows-приложением, его интерфейс стандартен для этой операционной системы. Основное отличие интерфейса PowerPoint от программ, входящих в состав Microsoft Office заключается в специфических режимах отображения документа на рабочем поле. Предусмотрено четыре основных режима отображения:

Обычный режим – в данном режиме рабочее окно имеет три панели. На левой панели отображается структура презентации в виде последовательности слайдов с их номерами и размещённым текстом. Правая панель занимает большую часть поля, и в ней отображается слайд со всеми размещёнными объектами. Третья панель располагается в нижней части рабочего поля и предназначена для внесения заметок разработчиком презентации;

Режим Структуры - здесь размер панели с отображаемой структурой увеличен, панель заметок располагается вертикально, а слайд отображается в виде эскиза. Именно в режиме структуры удобно вводить и форматировать текст.

Режим Слайдов - каждый кадр занимает основную часть рабочего окна, а структура презентации отображается на узкой панели слева, где представлены только символы слайдов и их номера.

Режим Сортировщика слайдов - кадры представлены эскизами, занимающими всё рабочее поле, под каждым из которых размещаются значки, указывающие на параметры смены слайдов, анимации, времени экспозиции кадра. Соответственно меняется и панель инструментов, где появляются необходимые элементы управления, и контекстное меню, открываемое щелчком правой кнопки мыши на эскизе слайда.

В пятом режиме, называемом Показ слайдов, изображение слайда размещается на полном экране. При этом никакие элементы интерфейса не видны. Демонстрация начинается с текущего (выбранного) слайда. Завершить её можно в любой момент нажатием клавиши Esc.

В каждом режиме имеются специфичные для него наборы панелей инструментов. В зависимости от принятого режима меняется и состав контекстного меню, открываемого при щелчке на объекте (слайде) правой кнопкой мыши.

В PowerPoint предлагается несколько способов создания новой презентации.

Способы создания презентации. Сразу после запуска PowerPoint появляется окно презентации с первым титульным слайдом; справа в области задач приложения видно окно Создание презентации. Оно позволяет выбрать способ создания документа. Первый раздел Открыть презентацию дает возможность открыть уже существующую презентацию. В разделе Создание перечислены возможные варианты создания новой презентации:

• Новая презентация без какого-либо форматирования;

• презентация Из шаблона оформления;

• презентация Из мастера автосодержания с заранее заданной структурой содержания.

В этом же окне можно выбрать шаблон оформления в разделе Создание с помощью шаблона.

Создание презентации при помощи мастера автосодержания – это самый лёгкий способ. В этом случае мастер, как и большинство мастеров Microsoft Office, задаёт пользователю определённые вопросы, собирает тем самым необходимую информацию и предлагает на её основе набор слайдов по указанной теме.

Создание презентаций на основе шаблонов. PowerPoint предлагает два типа шаблонов: шаблоны презентаций³⁰ и шаблоны оформления³¹.

Чтобы создать презентацию, используя шаблон оформления, нужно проделать следующие действия:

1. если в области задач не отображается значок Создать презентацию, выбрать в меню Файл команду Создать;

2. в списке Создать выбрать пункт Из шаблона оформления;

3. в области задач Конструктор слайдов выбрать шаблон оформления, который требуется применить;

4. если требуется сохранить стандартный макет для первого слайда, перейти к шагу 5. Если макет первого слайда должен быть другим, в меню Формат выбрать команду Разметка слайда, а затем выбрать нужный макет;

5. на слайде или в области Структура ввести текст для первого слайда;

6. для вставки нового слайда на панель инструментов нажать кнопку Новый слайд и выбрать макет для слайда;

7. для добавления каждого нового слайда повторить шаги 5 и 6, а также добавить на них все нужные элементы и эффекты;

8. для сохранения презентации в меню Файл выбрать команду Сохранить и в поле Имя файла ввести имя презентации, а затем нажать кнопку Сохранить.

Чтобы создать новую презентацию на основе существующей нужно выполнить следующие действия:

1. если в области задач не отображается значок Создать презентацию, выбрать в меню Файл команду Создать.

2. в разделе Создание из имеющейся презентации выбрать команду Выбор презентации.

3. в списке файлов выбрать нужную презентацию и нажать кнопку Создать.

4. внеси в презентацию нужные изменения, а затем в меню Файл выбрать команду Сохранить как.

5. в поле Имя файла ввести имя новой презентации.

6. нажать кнопку Сохранить.

Создание новой презентации с «нуля»:

1. в окне диалога программы PowerPoint выбрать пункт Пустая презентация и нажать ОК, после чего откроется окно диалога Создать презентацию  Создать слайд  Пустой слайд.

2. с помощью панелей инструментов создать презентацию.

Работа со слайдами^. Чтобы вставить новый слайд в презентацию необходимо:

• на панели инструментов Форматирование щелкнуть значок Новый слайд;

• для вставки слайда открыть область Структура или Слайды и нажать клавишу Enter;

• затем в области задач Разметка слайда выбрать нужный макет.

Для создания однотипных слайдов используйте копирование слайдов (Вставка  Дублировать слайд).

Чтобы изменить порядок слайдов нужно в области Структура или Слайды в зависимости от режима выделить один или несколько значков / эскизов слайдов и перетащить выделенные значки / эскизы на новое место.

Чтобы удалить слайд нужно в области Структура или Слайды в обычном режиме выделить ненужные слайды, а затем выбрать команду Правка  Удалить слайд.

Чтобы скрыть слайды в области Слайды в обычном режиме необходимо указать слайды, которые требуется скрыть, затем выбрать команду Показ слайдов  Скрыть слайд. Рядом со скрытым слайдом отображается значок, содержащий номер этого слайда. Скрытый слайд остается в файле, даже если он оставался скрытым во время показа презентации.

Чтобы отобразить скрытый слайд необходимо проделать те же действия.

Для открытия или завершения показа слайдов презентации можно создать слайд, содержащий заголовки выбранных слайдов. Новый слайд, содержащий маркированные заголовки нескольких выбранных слайдов, будет появляться перед первым из этих слайдов.

1. В режиме сортировщика слайдов выделить слайды, заголовки которых требуется использовать.

2. На панели инструментов Сортировщик слайдов нажать кнопку Итоговый слайд.

Существует возможность увеличения и уменьшения изображения слайда.

1. Щелкнуть область, масштаб которой требуется изменить. Это может быть либо область Структура или Слайды, либо слайд, отображенный в области слайда.

2. Щелкнуть на стандартной панели инструментов стрелку рядом с полем Масштаб и выберите нужный масштаб.

Вставка текста. Как правило, самый простой способ добавления текста к слайду - ввести его непосредственно в местозаполнитель на слайде. Чтобы вставить текст вне местозаполнителя или фигуры (например, снабдить рисунки надписями или выносками), можно воспользоваться вкладкой Надпись в меню Вставка. Чтобы вставить текст без перехода на следующую строку (например, надпись), нужно щелкнуть по указанной кнопке, затем щелкнуть в то место, где планируется разместить текст, и наберите текст. Для добавления текста в автофигуру (т.е. готовую к использованию фигуру) щелкнуть в ней и наберите текст. Этот текст закрепляется за фигурой, перемещается и вращается вместе с ней. Текст можно вставить в любую автофигуру, кроме линии, произвольной фигуры и соединительной линии.

Сохранение презентации. Чтобы сохранить созданный файл, нужно выбрать команду Файл  Сохранить как. В списке Тип файла выберите нужный тип: Презентация (*.ppt), Веб-страница (*.html), PowerPoint 95 (*.ppt), Презентация PowerPoint 97 – 2002 и 95 (*.ppt), Шаблон презентации (*.pot), Демонстрация PowerPoint (*.pps) и т.д.

На слайдах PowerPoint помимо текста можно размещать таблицы, диаграммы рисунки, автофигуры и другие объекты, разъясняющие содержание презентации. Иногда хорошо построенный график предпочтительнее, чем текстовая информация. В PowerPoint также доступны таблицы, которые полностью аналогичны таблицам Word. Графические объекты PowerPoint ничем не отличаются от рисунков и автофигур в Word. Для форматирования графических объектов используются кнопки и команды панели инструментов Рисование.

Создание таблицы. Существует несколько способов создания таблицы в презентации. Можно создать таблицу в PowerPoint или добавить ее из другой программы в виде связанного или внедренного объекта. В PowerPoint можно создать как простую таблицу с несложным форматированием, так и более сложную с использованием большего количества параметров (Вставка  Таблица или кнопка Добавить таблицу на панели инструментов Стандартная). Можно включать в таблицу цвета заливки из цветовой схемы презентации.

Если нужно создать таблицу больших размеров или с более широкими возможностями форматирования, чем те, которые доступны в PowerPoint, можно создать ее в Word и затем внедрить. К примеру, в Word содержится большее количество параметров для форматирования списков, отступов и табуляции, а также отдельных ячеек. Чтобы внедрить в PowerPoint таблицу, созданную в документе Word нужно выполнить следующие действия.

1. выбрать команду Вставка  Объект;

2. в диалоговом окне Вставка объекта  Создать новый;

3. в поле Тип объекта выбрать пункт Microsoft Word Document и нажать кнопку OK;

4. для создания нужной таблицы воспользоваться командами меню Таблица;

5. для возврата в PowerPoint щелкнуть область вне таблицы.

При работе с таблицей Word на экране отображаются меню и кнопки Word, включенные в меню PowerPoint и позволяющие изменять таблицу.

Добавление схем и диаграмм. Диаграмму можно создать в PowerPoint или с помощью импорта из Excel таблицы или готовой диаграммы. Стандартным средством создания диаграмм в PowerPoint является приложение Microsoft Graph, автоматически устанавливаемое вместе с PowerPoint.

Для добавления в презентацию диаграммы проще всего воспользоваться специальной авторазметкой:

1. выбрать команду Формат  Разметка слайда. В области задач приложения в открывшемся окне Разметка слайда в разделе Применить разметку слайда выбрать необходимый макет. На слайде появится местозаполпитель;

2. дважды щелкнуть на этом местозаполнителе. Откроется окно диалога Библиотека диаграмм с предлагаемыми типами диаграмм;

3. выделить подходящий вариант и щелкнуть на кнопке ОК.

При создании диаграммы в PowerPoint открывается Microsoft Graph, и на экране отображается диаграмма с соответствующими ей данными, организованными в виде таблицы. Данные в таблицу можно вводить самостоятельно или импортировать их из других приложений.

При работе с диаграммой на экране появляются меню и кнопки Microsoft Graph (или, если вставлена диаграмма Excel, меню и кнопки Excel, объединенные с меню PowerPoint), позволяющие вносить изменения в диаграмму. Чтобы добавить диаграмму нужно выполнить одно из следующих действий:

1. выбрать команду Вставка  Диаграмма;

2. для замены образца данных щелкнуть какую-либо ячейку таблицы данных и ввести собственные данные;

3. чтобы вернуться к слайду, щелкнуть за пределами диаграммы.

Чтобы добавить данные в диаграмму нужно:

1. в PowerPoint дважды щелкнуть диаграмму, которую требуется изменить;

2. переключиться на таблицу³². Если таблица скрыта, вызвать ее, нажав кнопку Режим таблицы;

3. щелкнуть ячейку и ввести текст или число;

4. чтобы вернуться к слайду, щелкнуть за пределами диаграммы.

Чтобы добавить заголовок к диаграмме или оси следует выполнить следующие действия:

1. дважды щелкнуть в диаграмму, к которой добавляется заголовок;

2. выбрать команду Диаграмма  Параметры диаграммы  Заголовки;

3. чтобы добавить заголовок диаграммы, щелкнуть в поле Заголовок диаграммы и ввести нужный текст;

4. чтобы добавить один или несколько заголовков осей, щелкнуть в соответствующем поле заголовка и ввести текст;

5. чтобы вернуться к слайду, щелкнуть за пределами диаграммы.

В большинстве плоских диаграмм можно изменить как тип диаграммы для отдельного ряда данных, так и тип всей диаграммы в целом. В случае пузырьковых диаграмм можно изменить только тип всей диаграммы. В большинстве объемных диаграмм изменение типа диаграммы затрагивает всю диаграмму. В случае объемной гистограммы или столбцовой диаграммы для отдельного ряда данных можно установить конусный, цилиндрический или пирамидальный тип. Для изменения типа диаграммы необходимо:

1. дважды щелкнуть диаграмму, которую требуется изменить;

2. чтобы изменить тип диаграммы для одного ряда данных, выбрать этот ряд;

3. чтобы изменить тип всей диаграммы, ничего не выбирать на диаграмме;

4. выбрать команду Диаграмма  Тип диаграммы;

5. на вкладке Стандартные или Нестандартные выбрать нужный тип диаграммы из списка Вид диаграммы;

6. в области диалогового окна Дополнительный тип выбрать нужный тип диаграммы;

7. чтобы вернуться к слайду, щелкнуть область за пределами слайда.

Добавление рисунков в презентацию. Добавить рисунок в презентацию можно либо из Коллекции картинок, либо из файла или создать собственный, используя панель инструментов Рисование.

Чтобы добавить рисунок необходимо выполнить следующее.

1. выбрать соответствующий макет слайда, содержащий графику.

2. щелкнуть в место вставки рисунка.

3. на панели инструментов Рисование нажать кнопку Добавить картинку, если нужно вставить рисунок из коллекции или кнопку Добавить рисунок, если он сохранен как отдельный файл.

Анимация³³ текста, графики и других объектов на слайдах позволяет подчеркивать различные аспекты содержания, управлять потоком информации, а также делает презентацию более привлекательной. Вы можете обеспечить появление каждого маркированного пункта независимо от остальных или постепенное появление объектов одного за другим. Для каждого пункта или объекта можно установить порядок его появления на слайде; например, Увеличение, Выбрасывание, Смывание, Бумеранг, Вращение и т.д., а также порядок изменения пунктов или объектов при добавлении нового элемента, например, потускнение или изменение в цвете. Порядок и время показа анимационных элементов можно изменять, а показ можно автоматизировать.

Создание анимационных слайдов. Для подготовки и предварительного просмотра анимации текста и объектов нужно выбрать команду Показ слайдов  Настройка анимации. В списке настройки анимации сверху вниз в порядке их применения отображаются эффекты. Объекты с эффектами анимации отмечаются на слайдах непечатаемыми пронумерованными маркерами, соответствующими эффектам в списке. Эти маркеры не отображаются в режиме показа слайдов.

Применение готовой схемы анимации:

1. если схему анимации³⁴ требуется добавить только на определенные слайды, необходимо выбрать нужные слайды в области Слайды;

2. выбрать в меню Показ слайдов  Схемы анимации;

3. в области задач Дизайн слайда выбрать из списка Применить к выделенным слайдам схему анимации;

4. если схему анимации требуется применить ко всем слайдам, нажать кнопку Применить ко всем слайдам.

Применение специальной анимации к объектам слайдов:

1. необходимо открыть слайд в обычном режиме, к тексту или объектам которого требуется применить анимацию.

2. выбрать объект для анимации.

3. выбрать в меню Показ слайдов  Настройка анимации.

4. в области задач Настройка анимации нажать кнопку Добавить эффект и выполнить одно или несколько следующих действий:

• если во время показа слайдов требуется ввести текст или объект в сопровождении определенного визуального эффекта, нужно указать значок Вход, а затем выбрать эффект;

• если требуется добавить определенный визуальный эффект в текст или объект, находящиеся на самом слайде, указать значок Выделение, а затем выбрать нужный эффект;

• если требуется добавить определенный визуальный эффект в текст или объект, который вызывает удаление текста или объекта со слайда в заданный момент, выберите значок Выход, а затем - нужный эффект.

Применение анимации в схемах и организационных диаграммах:

1. в обычном режиме вывести на экран слайд, содержащий обычные или организационные диаграммы, которые подлежат анимации, и выделитьих;

2. в меню Показ слайдов выбрать команду Настройка анимации;

3. выполнить одно из следующих действий: анимация диаграммы, анимация элементов диаграммы.

Добавление дополнительных эффектов к объектам с анимацией. Для возможности добавления дополнительных эффектов текст или объект должны уже содержать анимацию.

1. выбрать на слайде текст или объект, в который будет добавлен дополнительный эффект;

2. зайти в меню Показ слайдов Настройка анимации;

3. в области задач Настройка анимации щелкнуть значок со стрелкой элемента в списке настройки анимации, а затем  Параметры эффектов;

4. выбрать область Дополнительные параметры  Эффект, указать нужный пункт в списке После анимации.

Включение в слайд музыки или звука. Чтобы включить в слайд музыку или звук нужно:

1. в режиме слайдов отобразить слайд, куда включается музыка или звук;

2. войти в меню Вставка  Фильмы и звук;

3. чтобы вставить звук из коллекции, нужно щелкнуть по строке Звук из коллекции картинок, затем дважды щелкнуть нужный звук;

4. чтобы вставить звук из другого места, нужно щелкнуть по строке Звук из файла, затем найти папку с нужным файлом звука и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по этому файлу.

По умолчанию звук вызывается щелчком по значку звука во время показа слайдов, но также можно использовать для воспроизведения звука порядок анимации. Для этого нужно щелкнуть левой кнопкой мыши по значку звука  Настройка анимации. В появившемся окне диалога Настройка анимации выбрать выпадающий список Клип и установить необходимые параметры звука (начало и конец воспроизведения, громкость и т.д.).

Настройка и изменение временных параметров анимации. При добавлении анимации в слайды доступны самые разнообразные временные настройки, применение которых позволяет выровнять все фрагменты анимации так, чтобы она выглядела профессионально. Устанавливая собственные настройки или используя имеющиеся схемы анимации, необходимо применять параметры начала анимации (включая задержки), триггеры³⁵, скоростные параметры или длительность, цикличность (повторение), а также автоматическую перемотку.

1. В области задач Настройка анимации в списке настройки анимации выбрать элемент, для которого требуется изменить временные параметры.

2. Щелкнуть по выпадающему списку, выбрать пункт Время, а затем выполнить одно из следующих действий:

• изменить момента запуска по отношению к другим эффектам анимации на слайде;

• изменить временные параметры для анимированных абзацев и маркеров;

• настроить запуск анимации по щелчку текста или объекта;

• изменить скорость или длительность воспроизведения анимации;

• установить циклический повтор анимации;

• установить автоматическую перемотку анимации в начало по окончании воспроизведения.