Содержательный модуль 4. Обработка данных с использованием Ms Excel
4.1. Основные возможности табличного процессора ms Excel
Ценность любой информации в значительной мере определяется качеством ее организации, и, более того, существенная доля затрат на обработку информации связана с приданием ей той или иной логической структуры. Особенностью электронных таблиц является то, что в них структурирование информации начинается непосредственно на этапе ввода данных: с самого начала своего существования в машинной форме они привязываются к структурным подразделениям таблиц – ячейкам.
Табличный процессор– категория программного обеспечения, предназначенного для работы с электронными таблицами. Изначально табличные редакторы позволяли обрабатывать исключительно двухмерные таблицы, прежде всего с числовыми данными, но затем появились продукты, обладавшие помимо этого возможностью включать текстовые, графические и другие мультимедийные элементы. Инструментарий электронных таблиц включает мощные математические функции, позволяющие вести сложные статистические, финансовые и прочие расчеты.
Идею электронных таблиц впервые сформулировал американский ученый Ричард Маттессич, опубликовав в 1961 г. исследование под названием Budgeting Models and System Simulation. Концепция дополнили в 1970 г. Пардо и Ландау, подавшие заявку на соответствующий патент (U.S. Patent no. 4,398,249). Патентное ведомство отклонило заявку, но авторы через суд добились отмены этого решения.
Общепризнанным родоначальником электронных таблиц, как отдельного класса ПО, является Дэн Бриклин, совместно с Бобом Фрэнкстоном разработавший легендарную программу VisiCalc в 1979 г. Этот табличный редактор для компьютера Apple II стал приложением, превратившим персональный компьютер в массовый инструмент для бизнеса.
Впоследствии на рынке появились многочисленные продукты этого класса – SuperCalc, Microsoft MultiPlan, Quattro Pro, Lotus 1-2-3, Microsoft Excel, OpenOffice.org Calc, таблицы AppleWorks и gnumeric.
Функции современных табличных процессоров весьма разнообразны:
создание и редактирование электронных таблиц;
создание многотабличных документов;
оформление и печать электронных таблиц;
построение диаграмм, их модификация и решение экономических задач графическими методами;
создание многотабличных документов, объединенных формулами;
работа с электронными таблицами как с базами данных: сортировка таблиц, выборка данных по запросам;
создание итоговых и сводных таблиц;
использование при построении таблиц информации из внешних баз данных;
создание слайд-шоу;
решение оптимизационных задач;
решение задач типа “что – если” путем подбора параметров;
разработка макрокоманд, настройка среды под потребности пользователя и т.д.
Наиболее популярным и широко используемым табличным процессором является приложение Microsoft Excel.
Microsoft Excel– это идеальное средство для решения учетных задач, обработки экспериментальных данных, составления отчетов и т.п.
Документ Excel называется рабочей книгой. Книга Excel состоит израбочихлистов, представляющих собой таблицы ячеек, в которых может храниться числовая и текстовая информация. Такая книга служит хорошим организационным средством. Например, в ней можно собрать все документы (рабочие листы), относящиеся к определенному проекту (задаче), или все документы, которые ведутся одним исполнителем.
Значительная часть работы в Excel приходится на ввод данных и их редактирование (поиск, изменение и удаление), то есть на обработку данных. В ячейку рабочего листа можно ввести число, текст, дату/время или формулу. Ввод всегда производиться в активную ячейку, либо непосредственно в ячейку, либо в строку формул. Ввод и редактирование может выполняться по-разному в зависимости от типа данных. Для удобства пользователя, упрощения и повышения эффективности процесса ввода предусмотрены дополнительные способы процесса ввода данных:
автозамена– встроенный корректор, который автоматически исправляет наиболее распространенные опечатки, грамматические и орфографические ошибки, а также неправильный регистр знаков;
автозавершение– средство, которое помогает при вводе повторяющихся данных в смежных ячейках столбца;
выбор данных из списка;
автозаполнение– ввод последовательностей данных с помощью соответствующего мастера.
Таблицы Excel удобны для хранения и сортировки информации, для проведения математических и статистических расчетов. Microsoft Excel имеет массу встроенных функций для математических, статистических, финансовых и других вычислений
С помощью математических (в группе содержится около 60 встроенных стандартных функций) и других формул в соответствии с синтаксисом задаются функции, которые выполняют вычисления над заданными величинами, называемымиаргументами функций. Список аргументов может состоять из чисел, текста, логических величин, массивов, значений ошибок или ссылок.
Помимо работы с числами, в Excel хорошо развиты возможности работы с текстом, позволяющие создавать документы практически любой сложности.
Excel располагает большим количеством шаблонов, с помощью которых можно быстро оформить самые разные, в том числе финансовые, документы.
Шаблон можно сравнить с заготовкой документа. В него могут входить элементы форматирования, текстовая информация, рисунки, таблицы, макросы. Стандартное требование, предъявляемое к шаблону, – его универсальность, то есть шаблон должен содержать только ту информацию, которая является общей для всех документов, создаваемых на их основе.
Одна из важнейших функций программы – возможность представления данных в виде разнообразных графиков, диаграмм и карт.
Microsoft Excel поддерживает различные типы диаграмм, позволяя представить данные в наиболее понятном виде. Существенным достоинством Excel как современного программного инструмента является то, что при работе с ним при изменении исходных данных, по которым построены график или диаграмма, автоматически изменяется и их изображение.
В зависимости от места расположения и особенностей построения и редактирования различают два вида диаграмм:
внедренные диаграммы – помещается на том же рабочем листе, где и данные, по которым они построены;
диаграммы в формате полного экрана на новом рабочем листе.
Оба типа диаграмм связаны с данными рабочего листа и автоматически обновляются при изменении данных.
Создавая диаграмму с помощью мастера диаграмм или используя команду Тип диаграммыдля изменения существующей диаграммы, можно выбрать нужный тип в списке стандартных или пользовательских типов диаграмм.
Гистограмма (рис.4.1) позволяет представить изменение данных на протяжении отрезка времени или наглядно сравнить различные величины.
Линейчатая диаграмма (рис.4.2) позволяет наглядно сравнить отдельные элементы.
График (рис.4.3) показывает тенденцию изменения величин через равные промежутки.
|
|
|
|
|
Рис.4.1. Объемная гистограмма |
Рис.4.2. Линейчатая диаграмма с группировкой |
Рис.4.3. График |
Круговая диаграмма (рис.4.4) показывает размер элементов, образующих ряд данных пропорционально вкладу элементов в общую сумму. Круговая диаграмма всегда показывает только один ряд данных и полезна, если необходимо подчеркнуть важность определенного элемента данных.
Точечная диаграмма (рис.4.5) показывает отношения между численными значениями в нескольких рядах или отображает две группы чисел как один ряд данных с координатами xиy. Точечные диаграммы, обычно используемые для научных данных.
|
|
|
|
Рис.4.4. Круговая диаграмма |
Рис.4.5. Точечная диаграмма |
Диаграмма с областями (рис.4.6) подчеркивает изменение значение величин с течением времени.
Кольцевая диаграмма (рис.4.7) показывает отношение частей к целому, но этот тип диаграммы может включать несколько рядов данных.
|
|
|
|
Рис.4.6. Диаграмма «с областями» |
Рис.4.7. Кольцевая диаграмма |
Лепестковая диаграмма (рис.4.8) позволяет сравнивать совокупные значения нескольких рядов данных.
Поверхностную диаграмму (рис.4.9) целесообразно использовать для поиска наилучшего сочетания в двух наборах данных. Так же, как на топографической карте, области, относящиеся к одному диапазону значений, выделяются одинаковым цветом или узором.
|
|
|
|
Рис.4.8. Лепестковая диаграмма |
Рис.4.9. Поверхностная диаграмма |
Пузырьковая диаграмма (рис.4.10) – это разновидность точечных диаграмм. Она сравнивает три набора значений и может быть представлена в объемном виде. Размер пузырька, или маркер данных показывает значение третьей переменной.
Биржевые диаграммы (рис.4.11) чаще всего используются для демонстрации цен на акции, но могут быть использованы и для представления научных данных (например, для отображения изменений температуры).
|
|
|
|
Рис.4.10. Пузырьковая диаграмма |
Рис.4.11. Биржевая диаграмма |
Цилиндрические (рис.4.12), конические (рис.4.13) и пирамидальные (рис.4.14)диаграммы используются, чтобы усилить эффект гистограмм, линейчатых диаграмм и объемных гистограмм.
|
|
|
|
|
Рис.4.12. Цилиндрическая гистограмма |
Рис.4.13. Каноническая нормированная гисто грамма |
Рис.4.14. Объемная пирамидальная гистограмма |
Внедренную диаграмму можно с помощью мыши перемещать по экрану и изменять ее размеры. Для этого нужно щелкнуть мышью на любой ее части и перетащить в нужное место рабочего листа. Чтобы изменить размер диаграммы, ее нужно выделить (щелчок мышью), а затем перетащить один из маркеров изменения размеров.
Уже созданную диаграмму можно усовершенствовать (дополнительно добавить название, отформатировать уже имеющийся текст в диаграмме, дать название осям или изменить их масштаб).
Перед тем как редактировать диаграмму, ее нужно открыть в окне (двойной щелчок мышью по диаграмме переводит ее в режим правки). Далее щелкнуть правой кнопкой мыши по тому элементу диаграммы, который нужно редактировать (например, оси или текст), и, наконец, в контекстном меню выбрать соответствующий пункт и заполнить поля.