Алфавитная книга

№ записи	Фамилия, имя , отчество	Номер личного дела (карточки)	Дата приема на работу	Должность	Дата увольнения	Примечания
1	2	3	4	5	6	7
1	Коваленко Николай Павлович	107	07.12.1999г., приказ №39 от 05.12.1999г.	Старший бухгалтер
2	Куман Ярослав Сергеевич	56	01.03.1987р приказ №7 от 27.02.1987г..	Экономист	25.06 2000г., приказ №25 от 25.06.2000г..	Переведен на другую работу

Рис. 6 Пример заполнения алфавитной книги.

Алфавитная книга, как правило, заводится на предприятиях (организациях) со значительным количеством персонала.

2.4. Компьютеризация кадрового делопроизводства

Современное производство невозможно вообразить без новейших технологий, которые позволяют значительно облегчить обмен информацией. Электронная почта, например, дает возможность отправлять документы в разные организации не считаясь с существующими границами, факсимильная связь обеспечивает быстрый и надежный способ ведения переговоров, работа с сетью Internet открывает доступ к значительным информационным массивам.

Компьютеризация кадрового делопроизводства является одним из основных условий рациональной организации делопроизводственных процессов в организации, средством повышения эффективности деятельности кадровых служб, фактором роста производительности и оперативности работы менеджеров.

Состав программного и технического обеспечения зависит от конкретных условий организации деятельности предприятия, а именно от размеров производства, численности персонала, организационной структуры аппарата управления, масштабности документооборота, потребностей в оперативной и ретроспективной информации, степени централизации работ с документами и т.п..

Механизация и автоматизация кадрового делопроизводства должна осуществляться на основании приведения в порядок системы документирования управленческой деятельности, унификации и сокращения количества форм документов, которые создаются в организации.

Внедрять компьютеризацию необходимо на всех этапах делопроизводства, начиная с подготовки документов, их копирования, оперативного размножения, экспедиционной обработки, регистрации и поиска, быстрого транспортирования, оканчивая контролем выполнения и надежным сохранением документации.

В качестве примера можно привести систему управления персоналом PersonPro, которая создана с целью автоматизации деятельности службы управление персоналом.

Основными функциональными возможностями программы являются:

1. Разработка организационной структуры организации.

2. Создание и редактирование штатного расписания организации.

3. Учет, хранение и оперативный поиск данных о персонале организации.

4. Создание электронного варианта личных дел сотрудников, карточек персонального учета работников (П2)

5. Создание базы данных кандидатов на вакантные должности.

6. Формирование стандартизированных типов документов (приказов по приему на работу, увольнениям с работы, командировкам, предоставлению отпусков и т.п.).

7. Формирование статистической отчетности по персоналу и кадровой работе.

8. Организация учета, хранения и быстрого поиска внутренних, входящих и исходящих документов.

9. Организация рассылки документации с помощью электронной почты.

Внедрение компьютерных технологий в кадровом делопроизводстве позволит повысить эффективность деятельности работников кадровой службы, сэкономить затраты времени на подготовку и поиск необходимых документов, усилить контроль за созданием, ведением и хранением документации по персоналу организации.