1.4. Основные типы организационной структуры кадровой службы. Взаимодействие кадровой службы с другими структурными подразделениями организации.
Кадровые службы занимают одно из ведущих мест в аппарате управления государственными организациями и частными фирмами.
Структура и штаты кадровой службы предприятия (организации) разрабатываются на основе типичных норм времени на работу по укомплектованию и учету кадров.
Положения, которые регламентирует деятельность кадровой службы, разрабатывается на основе типового положения, которое утверждается высшими учреждениями власти (соответствующим министерством или ведомством).
Рабочее место каждого работника кадровой службы должно быть организовано таким образом, чтобы умственные и физические усилия специалиста направлялись на выполнение его функциональных обязанностей без каких-либо препятствий. Оптимальный размер помещения кадровой службы на предприятии с количеством работающих до 2,5 тыс. составляет приблизительно 150 кв. метров.
В рабочем кабинете работника кадровой службы обязательно должен находиться рабочий стол, кресло, средства оргтехники (компьютер, вычислительной техника, телефон), шкафы и полки для хранения документов.
В структуре кадровой службы (отдела кадров, департамента персонала), - в зависимости от численности работающих, могут создаваться разные сектора, бюро, группы (социального обеспечения, работы с молодежью, рационализаторов и т.п.) или эти функции возлагаются на отдельных исполнителей. В состав кадровой службы наряду с руководителем и инспекторами по кадровой работе могут входить инженеры по подготовки кадров, юристы, социологи, психологи, физиологи.
Нормативная численность работников кадровой службы (Ч) может быть определена по формуле:
,
где
суммарная трудоемкость работ, которая
рассчитывается по типовым нормативам
на год (квартал), часов;
коэффициент,
который учитывает затраты времени на
выполнение работ, не приведенных в
нормативной части типовых норм (не
должен превышать 25 % трудоемкости
нормированных работ);
полезный
фонд рабочего времени одного работника
за год, часов.
Примерная структура кадровой службы предприятия приведена на рис. 2.
На практике часто невозможно определить постоянный "унифицированный" тип руководителя кадровой службы. Его статус зависит как от специфики производства, так и от отношения собственника (первого руководителя) к роли и значению кадровой работы в деятельности предприятия.
Например, на маленьких и средних предприятиях руководители, как правило, лично заменяют кадровые службы ориентируясь на "повседневный диалог" с персоналом. На больших предприятиях, наоборот, наблюдается широкий спектр служебных должностей, которые занимают представители кадровых служб: от начальника отдела (департамента) кадров до заместителя генерального директора предприятия (компании).
Деятельность
работников кадровой службы, занятых
комплектованием и учетом персонала,
регламентируется должностными
инструкциями. Должностные
инструкции разрабатываются в соответствии
с квалификационными справочниками
должностей и утверждаются руководителем
предприятия или структурного подразделения.
В случаях больших объемов работ за работниками кадровой службы могут закрепляться отдельные виды работ – обработка резюме и проведение собеседований, организация психологического тестирования, ознакомление с историей развития предприятия, оформление пенсионного обеспечения и т.п.. При распределении работ (функциональных обязанностей) между исполнителями необходимо учитывать их квалификацию, опыт работы по специальности, личные и деловые качества.
Реализация кадровой политики предусматривает взаимодействие кадровой службы с другими структурными подразделениями предприятия. Например, оперативное управление персоналом на предприятии проводят менеджеры по кадровой работе (представители департамента персонала, отдела кадров) и линейные руководители (мастер цеха, начальник смены, начальник участка). При этом менеджер по персоналу является главным реализатором кадровой политики предприятия в целом, а линейные руководители отвечают непосредственно за своих подчиненных, контролируют состояние производства, составляют первичную документацию для высшего руководства. Первичная информация линейных руководителей анализируется работниками кадровых служб и дает возможность делать обобщенные выводы по предприятию относительно уровня выполнения норм выработки, объемов производства, трудовой дисциплины (количество опозданий, прогулов), уровня текучести кадров, уровня профессионально-квалификационного соответствия работников занимаемым должностям и т.д.
К основным функциям представителей кадровой службы в сфере стратегического и оперативного управления персоналом на предприятии относятся :
Помощь руководству в проведении кадровой политики относительно найма, перемещения, увольнения, сокращения персонала.
Активное участие в разработке организационной и управленческой структуры предприятия.
Помощь линейным и функциональным руководителям в организации воспитательной работы с персоналом с целью повышения производительности труда, ответственности за качество выполнения работы, обеспечения нормального социально-психологического климата в коллективе.
Выполнение названных функций предусматривает проведение постоянной работы кадровых служб относительно совершенствования методики подбора, проведение собеседований, конкурсного отбора, определение уровня квалификации и профессиональной пригодности кандидатов на вакантные должности, проведение аттестации персонала, повышение профессионального уровня путем обучения или стажировки работников, разработки форм и систем материального обеспечения, программ социального развития коллектива.
Реализация эффективной деятельности кадровых служб невозможна без постоянного сотрудничества с высшим руководством, профсоюзным комитетом, и другими структурными подразделениями предприятия, а именно финансово-экономическим отделом, бухгалтерией, юрисконсультом, психологом, службой социального развития и другими.