2.3. Учет личного состава организации

Учет личного состава организации обеспечивается ведением личных карточек работников (П-2), штатно-должностной книги (штатного формуляра) и алфавитной книги.

На работников, которых принимают на постоянную, временную работу и работу по совместительству заполняются личные карточки (П-2).

Личная карточка - это документ, в котором помещается наиболее существенная информация о человеке.

Личная карточка включает следующие разделы:

I раздел – "Общие сведения" – в нем отображается:

• фамилия, имя и отчество работника, дата и место рождения, номер и серия паспорта, домашний адрес;

• образование;

• специальность по диплому (свидетельству);

• квалификация по диплому (свидетельству);

• общий, беспрерывный и специальный стаж работы;

• последнее место работы, дата и причина увольнения;

• семейное положение.

ІІ раздел – "Сведения о воинском учете" заполняется соответственно инструкции по учету военнообязанных. Указывается:

• группа учета;

• категория учета;

• воинское звание;

• военно-учетная специальность;

• годность к военной службе;

• название райвоенкомата по месту проживания;

• пребывание на специальном учете.

ІІІ раздел – "Назначение и перевод" отображает дату приема на работу и все переводы на другие должности, изменение квалификации. Все записи из этого раздела переносятся в трудовую книжку.

IV раздел – "Отпуска" содержит информацию о предоставлении ежегодных и дополнительных отпусков.

В случае увольнения работника с предприятия в личной карточке указывается дата и причина увольнения, номер приказа об увольнении и делается запись о том что трудовая книжка выдана собственнику.

Личные карточки (П2) комплектуются по структурным подразделениям предприятия и аппарата управление.

Штатно-должностная книга (штатный формуляр) – это основной рабочий документ отдела кадров, который отображает состояние укомплектации предприятия персоналом.

Штатно-должностную книгу составляют работники кадровой службы (отдела кадров) на основе штатного расписания. Учет работников в штатно-должностной книге ведется по цехам, отделам и другими установленными структурными подразделениям. Все записи в штатно-должностной книге должны вносится регулярно и одновременно с оформлением приказов о приеме на работу или назначение на должность, переведение работника в другое структурное подразделение.

На случай изменения штатного расписания после записей работников по структурным подразделениям необходимо оставлять место для изменений и продолжения записей.

Порядковые номера работников в штатно-должностной книге присваиваются их личным делам и личным карточкам.

На рис. 5 приведен пример заполнения штатно-должностной книги.

Штатно-должностная книга

№ записи	Фамилия, имя, отчество	Должность	Оклад, грн.	Год рождения	Стаж работы, лет		Образование	Присвоенная квалификация по специальности	Дата и номер приказа о назначении на должность
1	2	3	4	5	6		7	8	9
Отдел рекламы
1	Григоренко Игорь Станиславович	Менеджер по рекламе	2000	1964		10	высшее	Магистр по маркетингу	Приказ о назначении на должность №19 от 01.05.2000г.
2	Сергеева Инга Валериевна	Секретарь-референт	500	1975		2	высшее	Бакалавр по управлению трудовыми ресурсами	Приказ о назначении на должность №07 от 17.02.2000г.

Рис. 5 Пример заполнения штатно-должностной книги.

Алфавитная книга ведется для облегчения оперативного поиска личного дела и личной карточки, а также для получения справочной информации о работниках. Книга заводится на всех работников по подразделениям или категориями персонала в зависимости от структуры предприятия и численности работающих. Записи в алфавитной книге осуществляются одновременно с оформлением приказов о приеме, переводе или увольнение работника. Фамилия, имя, отчество принятого работника записывается в соответствующем разделе на соответствующую букву алфавита, а фамилия уволенных или переведенных работников вычеркиваются тонкой красной линией.

Пользуясь алфавитной книгой можно быстро выяснить где работает человек, найти его личную карточку, выяснить, освободился или был переведен тот или иной работник, какова текучесть кадров в данном подразделении.

Пример заполнения алфавитной книги приведен на рис. 6