2.4.4. Управление коммуникациями

Управление коммуникациями проекта включает процессы, гарантирующие своевременное и соответствующее производство, собрание, распространение, хранение и расположение проектной информации. Рис. 2.12. дает краткий обзор следующих главных процессов управления коммуникациями проекта

Краткий обзор следующих главных процессов:

1. Планирование коммуникаций - определение потребности участников в информации и в обмене ею: кто нуждается в какой информации, когда они будут нуждаться в этом, и как это будет им даваться.

Вход:

- Требования к коммуникациям. Требования к коммуникациям- сумма информационных требований участников проекта.

- Коммуникационные технологии. Технологии или методы, используемые, чтобы передавать информацию среди участников проекта могут изменяться от простых письменных документов до немедленно доступных интерактивных графиков и баз данных.

- Ограничения. Ограничения - факторы, которые ограничивают выборы руководства проектом.

- Предположения. Предположения - это факторы которые будут рассматриваться при планировании, чтобы цели были реальными или определенными.

Рис. 2.12. Обзор процессов управления коммуникациями проекта

Инструментальные средства и методы:

- Анализ участников. Информационные потребности различных участников должны быть проанализированы, чтобы разработать логический взгляд на их информационные потребности и источники их удовлетворения.

Выход:

- План управления коммуникациями. План управления коммуникациями - документ, который содержит:

• структуру распространения, которая детализирует, к кому информация будет поступать (отчеты о состоянии работ, данные, график, техническую документацию, и т.д.), и какие методы (письменные доклады, встречи, и т.д.) будут использоваться, чтобы распределить различные типы информации;

• описание информации, которая будет распределена, включая формат, содержание, уровень детализации, которые нужно использовать;

• календарные планы, показывающие, когда какой тип коммуникаций будет произведен;

• методы для доступа к информации.

2. Распространение информации - создание и распространение необходимой участникам проекта, своевременной информации.

Вход:

- Результаты работы.

- План управления коммуникациями.

- План проекта.

Инструментальные средства и методы:

- Коммуникационные навыки. Коммуникационные навыки используются для обмена информацией. Отправитель ответственен за создание ясной, однозначной, и полной информации так, чтобы получатель понял ее правильно и подтвердил, что это должным образом понято.

- Система восстановления информации. Информация может быть восстановлена рядом методов, включая регистрирующие системы, электронные базы данных, программное обеспечение управления проектом.

- Система распространения информации. Проектная информация может быть распределена различными методами, включая проектные встречи, распределенный доступ к электронным базам данных с сетевой структурой, факсу, электронной почте.

Выход

- Проектные отчеты. Проектные отчеты могут включать корреспонденцию, записки, доклады, и документы, описывающие проект.

3. Итоговая отчетность - сбор и распространение информации, включая сообщения о состоянии проекта, оценках выполнения и прогнозирования. Итоговая отчетность включает сбор и распространения информации, чтобы обеспечить участников информацией по использованию ресурсов для достижения проектных целей. Этот процесс включает: Отчеты о состоянии - описывает состояние проекта в данный момент; Отчет о прогрессе - описывает, что выполнила команда проекта; Прогнозирование - предсказание будущего состояния проекта.

Вход:

- Проектный план. Проектный план содержит различные опорные линии, которые будут использоваться, чтобы оценить выполнение проекта.

- Отчет о выполнении. Отчет описывает какие работы были полностью или частично закончены, какие затраты были понесены, и др. фактические результаты выполнения проектного плана.

- Другие проектные отчеты.

Инструментальные средства и методы:

- Обзоры достижений. Обзор достижений - встречи, организованные, чтобы оценить проектное состояние или прогресс.

- Анализ изменений. Анализ изменений включает сравнение фактических проектных результатов с запланированными или ожидаемыми результатами.

- Анализ тренда. Анализ результатов проекта через интервалы времени, чтобы определить, улучшается или ухудшается выполнение.

Выход:

- Отчеты о достижениях. Доклады должны обеспечить виды информации и уровень детализации, требуемый различным участникам. Общие форматы для отчетов об исполнении сметы включают гистограммы (диаграмма Ганта, S- гистограммы) и таблицы.

- Сведения об изменениях.

- Архив проекта. Полная система проектных отчетов должна быть подготовлена к архивированию соответствующими сторонами, особое внимание должно быть уделено архивированию финансовых отчетов.

- Формальная приемка. Документация, что клиент принял продукт проекта должна быть подготовлена и распределена.