2.4.3. Управление закупками и контрактами проекта

Управление закупками и контрактами включает процессы, необходимые для приобретения товаров и услуг у внешних организаций.

Рис. 2.11. дает краткий обзор следующих главных процессов управления закупками и контрактами проекта.

1. Планирование закупок – определение того, что заказывать и когда.

Вход:

1. Установленные цели. Установленные цели обеспечивают важную информацию относительно потребностей и стратегий проекта, которые должны быть рассмотрены во время планирования закупок.

2. Описание продукта. Описание продукта проекта обеспечивает важную информацию относительно любых технических проблем, которые рассматриваются в течение планирования закупок.

3. Конъюнктура рынка. Процесс планирования закупок должен рассмотреть какие изделия и услуги являются доступными и на каких условиях.

4. Выходы других процессов планирования, ограничения и предположения.

Рис. 2.11. Обзор процессов управления поставками (закупками) проекта

Инструменты и методы:

1. Make-or-buy анализ (делать самим или покупать). Это - основная методика управления закупками, которая может использоваться для определения, может ли специфическое изделие быть произведено с достаточной эффективностью данной организацией. Анализ учитывает косвенные и прямые затраты.

2. Экспертные оценки. Оценки участников и команды проекта.

3. Выбор типа контракта. Различные типы контрактов соответствуют различным типам закупок.

Выход:

1. План управления контрактом. План управления контрактом должен описать, как будут управляться процессы закупок.

2. Планирование заявок - описание требований к закупаемым товарам и определение потенциальных источников.

Вход:

- План управления закупками.

- Выходы других процессов планирования

Инструменты и методы:

- Стандартные формы. Стандартные формы могут включать стандартные соглашения, стандартные описания приобретаемых предметов.

- Экспертные оценки.

Выход:

- Заявочные документы. Заявочные документы (договора о намерениях с ориентировочными объемами и ценами поставок) используются для получения предложений от предполагаемых продавцов.

-. Критерии оценки. Критерии оценки используются, чтобы оценивать и отбирать предложения.

3. Заявочная компания - получение предложений.

Вход:

- Заявочные документы.

- Список надежных продавцов. Некоторые организации сохраняют списки или картотеки с информацией относительно предполагаемых поставщиков (опыт и другие характеристики).

Инструментальные средства и методы:

- Конференции участников торгов. Конференции участников торгов - встречи с предполагаемыми поставщиками до подготовки предложения.

- Реклама. Существующие списки потенциальных поставщиков часто могут быть расширены путем размещения рекламных объявлений в газетах или профессиональных журналах.

Выход:

- Предложения. Предложения - подготовленные поставщиком документы, которые описывают возможности и готовность поставщика обеспечить запрошенное изделие.

4. Выбор поставщиков - выбор конкретных поставщиков из числа потенциальных.

Вход:

- Предложения поставщиков.

- Критерии оценки.

Инструменты и методы:

1. Контрактные переговоры. Контрактные переговоры включают разъяснение и взаимное соглашение по структуре и требованиям контракта до его подписания. Заключительный вариант контракта должен отразить все достигнутые соглашения.

2. Системы сравнения. Системы сравнения - метод для количественного сравнения качественных данных.

3. Система отбраковки. Система отбраковки включает установление требований по минимальной величине для одного или большего количества критериев оценки.

Выход:

- Контракты. Контракт - взаимнообязательное соглашение, которое обязывает поставщика предоставить указанный продукт и обязывает заказчика оплачивать его.

5. Администрирование контрактов (Управление контрактом) - управление связью с продавцом, процесс обеспечения выполнения обязательств со стороны поставщика.

Вход:

1. Контракты.

2. Результаты работы. Результаты произведения поставок, степень их удовлетворения стандартам качества, затратам и т.д.

3. Изменение заявок. Изменение заявок может включать изменения предмета или условий контракта. Если работа поставщика неудовлетворительна, расторжение контракта также вызовет изменение заявок.

4. Счета-фактуры поставщиков.

Инструменты и методы:

1. Система контроля изменений в контракте. Система контроля изменений в контракте определяет процесс, при помощи которого контракт может быть изменен.

2. Отчет о выполнении. Отчет о выполнении обеспечивает управление информацией относительно того, как ведутся поставки, которые были обговорены.

3. Система оплаты. Платежи поставщику обычно обрабатываются системой счетов организации-заказчика.

Выходы:

1. Корреспонденция. Сроки и условия контракта часто требуют письменного определения некоторых аспектов связи покупателя и продавца, например предупреждение о неудовлетворительном выполнении контракта.

2. Изменения контрактов. Изменения контракта определяются через соответствующее проектное планирование.

3. Платежные поручения.

6. Закрытие контракта - завершение и урегулирование контракта.

Вход:

- Контрактная документация. Контрактная документация включает в себя контракт наряду со всеми графиками поставок, запросы и изменения контракта, любая разработанная поставщиком техническая документация, финансовые документы типа счетов и платежных поручений и любые, связанные с контрактом, документы.

Инструменты и методы:

- Аудит поставок. Аудит поставок - структурный обзор процесса приобретения от планирования поставок до управлением контрактом.

Выходы

• Картотека отчетов. Полная система отчетов по поставкам.

• Формальная приемка и завершение. Лицо, ответственное за управление контрактом, должно обеспечить поставщика формальным письменным уведомлением, что контракт был закрыт.