2.3.2. Управление временем

Управление временем проектавключает в себя процессы, необходимые для гарантии того, что проект будет завершен вовремя.

Рис. 2.6. представляет обзор следующих основных процессов:

Определение работ, идентифицирует действия для приведения проекта к завершению.

Упорядочивание работ идентифицирует и документирует взаимодействие зависимостей.

Оценка продолжительности работ определяет число периодов работ, которые будут необходимы, чтобы закончить отдельные работы.

Детальное планирование работ - анализ последовательности и продолжительности работ, и ресурсов, которые требуются чтобы создать график проекта.

Контроль выполнения работ- контроль выполнения и внесение изменений в график проекта.

Рис. 2.6. Обзор процессов управления временем проекта

1. Определение работ включает идентификацию и документальное оформление отдельных работ, которые должны быть осуществлены для достижения целей и подцелей проекта, определенных в структуре декомпозиции видов деятельности. В данном процессе необходимо определять работы таким образом, чтобы цели проекта были достигнуты.

Входные данные для определения работ:

- Историческая информация. При определении работ должна приниматься во внимание вся доступная информация о работах, которые требовались в предыдущих подобных осуществляемых проектах.

Инструментарий и технологии для определения работ:

- Декомпозиция. Декомпозиция представляет собой разделение элементов проекта на более мелкие и легко управляемые компоненты для обеспечения лучшего управленческого контроля. Основная разница между применением декомпозиции здесь и при определении целей состоит в том, что результаты здесь скорее определяются в терминах работ (то есть шагов действия), чем предметов цели (целевых позиций).

- Шаблоны (схемы). Список работ или часть подобного списка из предыдущего проекта часто используется как шаблон для нового проекта.

Результаты определения работ:

- Список работ. Список работ должен включать в себя все работы, которые будут выполнены в ходе проекта. Он должен быть оформлен, как расширение WBS, чтобы помочь удостовериться в том, что он является полным.

- Дополнительные детали. Дополнительные детали для списка работ должны быть документированы и организованы соответствующим образом для облегчения их использования другими процессами управления проектами. В них обязательно должны входить документы обо всех принятых ограничениях и предположениях.

- Модернизация структуры декомпозиции видов деятельности. При использовании WBS для определения того, какие работы необходимы, команда проекта может определить отсутствующие цели или обнаружить, что описания целей проекта должны быть прояснены или исправлены. Все подобные изменения должны быть отражены в WBS и соответствующих документах, таких как смета. Данные модификации часто носят название доводок (refinements).

2. Последовательность работ- определение и документирование зависимостей между работами. Работы должны быть точно согласованы для последующего создания реалистичного расписания.

Входные данные для определения последовательности работ:

- Описание продукта.

- Неизменные зависимости. Неизменные зависимости - это те, которые зависят от природы осуществляемого вида деятельности. Часто в них входят физические ограничения. Данные зависимости также носят название жесткой логики.

- Дискретные зависимости. Дискретные зависимости - это те, что определяются командой управления проекта. Дискретные зависимости называются предпочтительной логикой, предпочитаемой логикой или мягкой логикой.

- Внешние зависимости. Под внешними зависимостями подразумеваются те, которые включают связи между работами проекта и внепроектной деятельностью.

Инструментарий и технологии для определения последовательности работ

- Метод предшествования (PDM). Это метод построения сетевой диаграммы (графика) проекта с использованием узлов для представления работ и соединением их стрелками для показа зависимостей.

- Метод построения стрелочных диаграмм (графиков) (ADM). Это метод построения сетевых диаграмм (графиков) проекта с использованием стрелок для изображения работ, а соединение стрелок в узлах показывает зависимости.

- Методы построения условных диаграмм (графиков). Такие методы построения графиков, как GERT (техника графической оценки и обзора) или модели динамики систем, допускают непоследовательные действия, такие как циклы (например, тест может осуществляться неоднократно) или условные ветви (например, может потребоваться дополнительное проектирование, только если при проверке будут обнаружены ошибки). Ни в PDM, ни в ADM не предусмотрены циклы и условные ветви.

- Сетевые шаблоны (схемы). Стандартизованные сети могут быть использованы для облегчения подготовки сетевых диаграмм (графиков) проекта. Они могут включать весь проект целиком или его части. Части сети обычно называются подсетями или фрагментами сети.

Результаты определения последовательности работ:

- Сетевая диаграмма (график) проекта. Сетевая диаграмма (график) проекта - это схематическое изображение работ проекта и логических отношений (зависимостей) между ними.

- Изменения и дополнения к списку работ. Почти так же, как процесс определения работ может модифицировать структуру декомпозиции видов деятельности, создание сетевой диаграммы (графика) проекта может определить случаи, когда требуется разделить или каким-либо иным способом переопределить работу для построения правильного логического отношения.

3. Оценка продолжительности работ состоит из определения того количества рабочего времени, которое потребуется для завершения каждой определенной работы. Большинство программных продуктов для составления расписаний разрешают эти проблемы автоматически. Общая продолжительность проекта также может быть определена при помощи указанных здесь методов и инструментария, но более правильно она определяется в результате процесса создания расписания.

Входные данные для оценки продолжительности работы:

- Потребности в ресурсах. На длительность многих работ будут оказывать большое влияние предназначенные для этих работ ресурсы.

- Ресурсные возможности. Продолжительность большинства работ часто будет находиться под влиянием возможностей человеческих и материальных ресурсов, к ним приписанных.

- Историческая информация. Историческая информация о возможной длительности различных категорий работ. Знания команды проекта - индивидуальные участники проекта могут помнить предыдущие оценки и истинную информацию.

Инструментарий и технологии для оценки продолжительности работ:

- Экспертная оценка. Продолжительности часто с трудом поддаются оценке из-за ряда факторов, которые на них влияют (например, уровни ресурсов и продуктивность ресурсов). Экспертная оценка, опирающаяся на историческую информацию, должна осуществляться при всякой возможности.

- Аналоговая оценка. Аналоговая оценка подразумевает использование истинной продолжительности имевшей место ранее работы в качестве базы для оценки продолжительности похожей работы в будущем. Аналоговая оценка является одной из форм экспертной оценки. Данная оценка наиболее надёжна, когда: (а) предыдущие работы схожи в деталях, а не только внешне, и (б) работники, осуществляющие оценку, имеют необходимый опыт.

- Имитация (моделирование). Имитация представляет собой расчет различных продолжительностей при различных наборах предположений.

Результаты оценки продолжительности работ:

- Оценки продолжительности работ. Количественные предположения по поводу вероятного числа рабочих периодов, необходимых для завершения работы.

- Обоснование оценок. Все предположения, имевшие место при создании оценок продолжительности, должны быть документально зафиксированы.

4. Разработка расписания подразумевает определение дат начала и окончания для работ проекта.

Входные данные для разработки расписания:

- Описание набора ресурсов. Знание того, какие ресурсы будут доступны, в какое время и каким образом, важно для составления расписания.

- Календари. Календари проекта и ресурсов определяют периоды, в которые можно производить деятельность. Календари проекта оказывают влияние на все ресурсы (к примеру, некоторые проекты будут выполняться только в течение нормального делового дня, в то время как другие будут работать в три полные смены). Календари ресурсов в свою очередь влияют на определенный вид ресурсов.

- Ограничения. Существуют два основных типа ограничений, учитываемых при разработке расписания: установленные даты - достижения определенных целей к определенной дате могут требовать спонсоры и/или заказчик проекта или другие внешние факторы; основные события или главные вехи - достижение определенных целей к определенной дате может быть установлено спонсорами и/или заказчиком проекта. Однажды внесенные в расписание, эти даты становятся ожидаемыми и часто могут быть передвинуты лишь с большим трудом.

- Опережения и отставания. Любая зависимость может потребовать уточнения опережения или отставания для более точного определения отношения.

Инструментарий и технологии для разработки расписания:

- Математический анализ. Математический анализ подразумевает вычисление теоретических ранних и поздних дат начала и завершения всех работ проекта без учета ограничений со стороны набора ресурсов. В результате получается не расписание, а скорее показатель количества временных периодов, в рамках которых работа должна быть запланирована с данными ресурсами и прочими известными ограничениями.

- Сжатие продолжительности. Сжатие продолжительности - это часть математического анализа, которая изыскивает пути сжатия расписания проекта без изменения замысла (например, чтобы уложиться в предопределенные даты или другие календарные цели). Сжатие продолжительности включает следующие технологии: интенсификация - анализируются альтернативы стоимости и расписания, чтобы определить наибольший объем сжатия при минимальном приращении стоимости. Интенсификация не всегда порождает жизнеспособные альтернативы и часто приводит к росту стоимости; быстрый путь - выполнение параллельно работ, которые обычно выполняются последовательно. Быстрый путь часто приводит к переделкам и обычно увеличивает риск.

- Эвристическое выравнивание ресурсов. Математический анализ часто создаёт расписание, которое в определенные периоды требует больше ресурсов, чем доступно, или требует неисполнимых изменений в уровнях ресурсов. Эвристические приемы вроде "распределения редких ресурсов в первую очередь по работам критического пути" могут быть применены при разработке расписания, использующего такие ограничения. Распределение ресурсов по уровням часто приводит к продолжительности проекта, большей, чем в предварительном расписании. Эта техника также носит название "метода, основанного на ресурсах", особенно если применяется вместе с компьютеризованной оптимизацией.

Расписание ограниченных ресурсов является особым ресурсным выравниванием, где эвристика используется как ограничение количества доступных ресурсов.

- Программное обеспечение управления проектами. Программное обеспечение управления проектами широко используется при создании расписания. Программы автоматизируют вычисления математического анализа и распределения ресурсов и позволяют таким образом быстро рассмотреть много альтернативных вариантов расписания.

Результаты разработки расписания:

- Расписание проекта.Оно может быть представлено в табличной форме, чаще его представляют графически в одном из нижеследующих форматов:сетевые диаграммы (графики) проекта с добавленной информацией о датах. Эти графики обычно показывают логику проекта и работы критического пути проекта;линейные графики, также называемые графиками Ганта,показывают даты начала и окончания работ, а также их ожидаемые продолжительности, но обычно не показывают зависимости.

- Дополнительная информация. Дополнительная информация к расписанию проекта включает в себя документацию на все определенные предположения и ограничения. Объем дополнительной информации изменяется в зависимости от прикладной области. Информация, часто представляемая в качестве дополнительной, включает (но не ограничивается) следующее: потребности в ресурсах на период времени, часто в форме гистограмм ресурсов; альтернативные расписания (например, с оптимистическим или пессимистическим сценарием, с выровненными или невыровненными ресурсами, с утвержденными датами или без них); запасы расписания или оценки риска расписания.

- План управления расписанием. План управления расписанием определяет, как будут управляться изменения в расписании. Он может быть формальным или неформальным, высоко детализованным или общим в зависимости от нужд проекта. План управления расписанием является составным элементом плана проекта.

- Изменения потребностей в ресурсах. Поправки к распределению ресурсов и списку работ могут оказать существенное влияние на предварительные оценки потребности в ресурсах.

5. Контроль расписания. Задачей контроля расписания является: (а) оказание влияния на факторы, которые создают изменения в расписании, чтобы удостовериться в полезности изменений; (б) определение того, что расписание изменилось, и (в) управление действительными изменениями по мере их появления. Контроль расписания должен быть тщательно интегрирован с остальными процессами контроля.

Входные данные для контроля расписания:

- Требования изменений. Требования изменений могут проявляться во многих формах - устно и письменно, прямо и косвенно, в связи с внешними или внутренними причинами, официально подтвержденными или нет. Изменения могут удлинять расписание или способствовать его сокращению.

Инструментарий и технологии контроля за расписанием:

- Система контроля изменений расписания. Система контроля изменений расписания определяет процедуры, посредством которых может быть изменено расписание проекта. Она включает системы слежения и уровни утверждения, необходимые для осуществления изменений. Система контроля изменений расписания должна быть объединена со всеобщей системой контроля изменений.

- Измерение хода выполнения проекта. Технологии измерения хода выполнения проекта помогают определить амплитуду любых проявляющихся отклонений. Важными частями контроля за изменениями расписания являются определение причин, вызывающих отклонения, и принятие решения о том, требует ли отклонение корректирующего действия или нет.

- Дополнительное планирование. Мало проектов осуществляется точно по первоначальному плану. Широкие изменения расписания могут потребовать модификации или создания новых оценок продолжительности работ, модифицированных последовательностей работ или анализа альтернативных расписаний.

Результаты контроля расписания:

- Изменения расписания. Изменением расписания называется любая модификация информации в расписании, используемом для управления проектом. Изменения расписания могут потребовать, а могут и не потребовать "подгонки" к другим элементам плана проекта. Пересмотром (ревизией) называется специальная категория изменений в расписании. Пересмотр - это замена запланированных дат начала или окончания в утвержденном расписании проекта. Такие даты пересматриваются в основном только в ответ на изменения целей проекта.

- Корректирующие действия. Под этим термином подразумеваются любые действия, направленные на приведение ожидаемого в будущем хода выполнения расписания в соответствии с планом проекта. Корректирующие действия в области управления временем часто включают ускорение: специальные действия, предпринимаемые, чтобы удостовериться в выполнении работы вовремя или с наименьшей возможной задержкой.

- Извлеченные уроки. Причины отклонений, обоснование выбранных корректирующих действий и другие виды уроков, извлеченных в процессе контроля за изменениями расписания, должны быть документированы с тем, чтобы стать частью исторической базы данных как для этого проекта, так и для других проектов исполняющей организации.