Инструментарии и технологии создания плана проекта:

- Методология планирования проекта. Методология планирования проекта - это структурированный подход, используемый для направления деятельности команды проекта во время создания плана проекта. Методы и формы могут быть как простые (стандартные формы и шаблоны, на бумаге или электронные, формальные или неформальные), так и настолько серьезные, как серии требуемого моделирования процессов (как, например, т.н.

- Навыки и знания акционеров. Каждый акционер имеет навыки и знания, которые могут быть полезными в создании плана проекта. Команда управления проектом должна создать среду для внесения своей лепты каждым акционером. Кто, что внесет и как это будет сделано - все это различается для каждого отдельного случая. Например: в строительный проект, осуществляемый в рамках контракта по единой, разовой цене, профессиональный инженер-экономист вносит основной вклад в дело доходности во время подготовки предложений, когда определяется размер контракта; в проектах с заранее произведенным комплектованием отдельные работники могут значительно повлиять на соблюдение запланированных сроков и стоимости за счет проверки резонности продолжительности и усилий.

- Информационная система управления проектами (ИСУП). ИСУП является сборником инструментария и технологий для сбора, интеграции и распределения результатов остальных процессов управления проектами. Она используется для поддержки всех аспектов проекта от инициирования до сворачивания и обычно включает как простые, так и автоматизированные системы.

Результаты создания плана проекта:

- План проекта. План проекта - официальный и утвержденный документ, используемый для управления и контролирования исполнения проекта. Он должен быть распределен так, как это определено в плане управления коммуникаций (например, управление исполняющей организации может потребовать общего описания с небольшим количеством деталей, в то время как подрядчик может затребовать подробное описание по единственному предмету, вопросу). В некоторых прикладных областях применяется также термин «интегрированный план проекта». Должна быть проведена четкая граница между планом проекта и основой (базой) измерения хода выполнения проекта. План проекта - это документ или набор документов, в отношении которых должно предусматриваться изменение с течением времени по мере того, как становится доступной новая информация о проекте. Основы измерения исполнения проекта представляют собой инструмент управленческого контроля, который в общем случае изменяется незначительно, лишь в результате реакции на утвержденное изменение замысла.

Существует множество путей создания и представления плана проекта, но все они обычно включают нижеследующие пункты:

• Устав Проекта.

• Описание подхода или стратегии управления проектами (сумма индивидуальных планов управления из других областей знания).

• Замысел, который включает основные предметы и цели проекта.

• Структура декомпозиции видов деятельности (WBS) до уровня, на котором будет осуществляться контроль.

• Сметы, календарные даты начала видов деятельности и распределение ответственности на уровнях WBS, на которых будет осуществляться контроль.

• Основа (база) измерения степени исполнения проекта по расписанию и стоимости.

• Основные вехи (этапы) и целевые даты для каждой.

• Ключевой или требуемый персонал.

• Основные риски (включая ограничения и предположения) и планы ответных действий на каждый случай.

• Планы вспомогательного управления, включающие план управления замыслом, план управления расписанием и им подобные.

• Список незакрытых (спорных) тем и неутвержденных решений.

Прочие результаты планирования проекта должны быть включены в формальный план, базируемый на нуждах отдельного проекта. Например, план проекта для большого проекта будет включать схему организации проекта.

• Вспомогательные (поддерживающие) детали. Для плана проекта они состоят из следующих элементов: результатов других процессов планирования, не включенных в план проекта; дополнительной информации или документации, полученной во время создания плана проекта (например, ранее неизвестные ограничения и предположения); технической документации - требования, спецификации и дизайны; документации по соответствующим стандартам. Весь материал должен быть соответственно организован для удобства использования по ходу проекта.

2. Исполнение плана проекта является основным процессом осуществления проекта в целом - основная часть бюджета проекта будет использована на данном этапе. В течение данного процесса менеджер проекта и команда проекта должны координировать и направлять различные технические и организационные взаимодействия, которые существуют в проекте. Область применения проекта больше всего влияет на данный процесс, так как продукт проекта создается именно здесь.

Входные данные для исполнения плана проекта:

- План проекта. План проекта. Планы вспомогательного управления (план управления замыслом, план управления риском, план управления поставками и т.д.) и базы измерения хода выполнения проекта являются ключевыми входными данными для процесса исполнения плана проекта.

- Поддерживающие детали.

- Организационная политика. Все и каждая из организаций - участников проекта могут иметь свои формальные и неформальные правила деятельности, могущие оказать влияние на исполнение плана проекта.

- Корректирующее действие. Корректирующее действие- это что угодно, направленное на приведение ожидаемого выполнения проекта в соответствие с планом проекта. Данные действия являются результатами всевозможных процессов контроля, а в качестве входных данных для данного процесса они замыкают цикл обратной связи, необходимый для эффективного управления проектами.

Инструментарий и технологии для исполнения плана проекта:

- Навыки общего менеджмента. Такие навыки общего менеджмента, как лидерство, коммуникации и ведение переговоров, существенны для эффективного исполнения плана проекта.

- Навыки и знания, связанные с продуктом. Команда проекта должна иметь доступ к соответствующему набору навыков и знаний, связанных с продуктом проекта. Необходимые навыки определяются, как часть планирования, и обеспечиваются посредством подбора персонала.

- Система утверждения видов деятельности. Система утверждения видов деятельности - это формальный процесс для санкционирования видов деятельности по проекту, служащий для того, чтобы удостовериться в том, что все виды деятельности выполняются в должное время и в нужной последовательности. Основной механизм - письменное разрешение на начало деятельности над специфической работой проекта или пакетом работ. При разработке системы утверждения видов деятельности ценность контроля должна уравновешивать затраты на его осуществление. Например, в малых проектах устное разрешение может быть вполне допустимым.

- Собрания по обзору положения. Эти собрания планируются для регулярного обмена информацией о ходе проекта. В большинстве проектов они проводятся с разной частотой на различных уровнях организации. Команда управления проектом, например, может собираться еженедельно и ежемесячно встречаться с заказчиком.

- Информационная система управления проектами. ИСУП

- Организационные процедуры. Все организации-участники проекта могут иметь формальные и неформальные процедуры, которые могут быть полезны при исполнении проекта.

Результаты исполнения плана проекта:

- Результаты деятельности. Результаты деятельности - результаты выполнения работ проекта. Информация о результатах деятельности - то, какие цели были достигнуты, а какие - нет, до какой степени удовлетворены стандарты качества, какие издержки были совершены и каких удалось избежать, и т.д. - все это собирается как часть процесса исполнения плана проекта и "скармливается" процессу отчетности о ходе исполнения проекта.

- Требования изменений. Данные требования (например, расширить или сжать замысел, пересмотреть смету или расписание и т.д.) часто определяются по ходу работ выполнения проекта.

3. Всеобщий контроль изменений. Данный процесс имеет дело с: (а) влиянием на факторы, создающие изменения, с целью удостовериться в полезности изменений; (б) определением того, что произошли изменения, и (в) управлением изменениями при их появлении. Всеобщий контроль изменений требует:

• Поддержания целостности основ (баз) измерения выполнения проекта - все подтвержденные изменения должны быть отражены в плане проекта, но только изменения замысла окажут влияние на эти основы.

• Подтверждения того, что изменения в замысле продукта отражены в определении замысла проекта (разница между замыслами продукта и проекта описана во введении к пятой главе).

• Координирование изменений в различных функциях проекта. Например, при изменении расписания изменению могут подвергнуться области стоимости, риска, качества и персонала.

Входные данные всеобщего контроля изменений:

- План проекта. План проекта обеспечивает основу (базу), отклонения от которой и должны контролироваться.

- Отчеты о ходе выполнения. Отчеты о ходе выполнения представляют информацию о выполнении проекта. Эти отчеты могут также предупредить команду проекта о предметах, которые могут вызвать проблемы в будущем.

- Требования изменений. Требования могут проявляться во множестве форм -устно или письменно, прямо или косвенно, под действием внешних или внутренних причин, а также утвержденные руководством или необязательные.

Инструментарий и технологии для всеобщего контроля изменений:

- Система контроля изменений. Система контроля изменений - это набор формальных документированных процедур, который определяет шаги, посредством которых могут быть изменены официальные документы проекта. Она включает бумажную работу. системы слежения и уровень утверждения, необходимый для подтверждения изменений. Во многих случаях исполняющие организации имеют систему контроля изменении. которая может быть принята для использования в проекте "как есть". Но если подходящая система отсутствует, то команде придется создать её как составную часть проекта.

Большинство подобных систем включает комиссию контроля изменений (ККИ = Change Control Board = ССВ), ответственную за принятие запросов об изменениях или соответственно за отказ. Полномочия и ответственность ККИ должны быть определены и согласованы между ключевыми акционерами. В больших комплексных проектах может быть несколько комиссий с различной ответственностью. Система контроля изменений должна также включать процедуры, позволяющие управлять изменениями, которые можно утверждать без предварительной проверки. например, в результате непредвиденных (чрезвычайных) обстоятельств. В общем случае система контроля изменений позволяет "автоматически" утверждать определенные виды изменений. Такие изменения все равно должны быть зафиксированы, чтобы позже по ходу выполнения проекта они не вызвали проблем.

- Конфигурационный менеджмент. Конфигурационный менеджмент подразумевает любую документированную процедуру, используемую для применения технического и административного управления и надзора в следующих целях:

• Определение и документирование функциональных и физических характеристик объекта или системы.

• Контроль любых изменений этих характеристик.

• Запись и отчет об изменении и статусе его осуществления.

• Проверка объектов и системы для выявления соответствия требованиям. Во многих прикладных областях конфигурационный менеджмент является подмножеством системы контроля изменений и используется, чтобы удостовериться в том, что продукт проекта создан правильно и полностью. В то же время в других областях данный термин используется для описания любой строгой системы контроля изменений.

- Измерение хода выполнения проекта. Технологии измерения хода выполнения освоенного объёма помогают понять, требуют ли отклонения от плана корректирующих действий.

- Дополнительное планирование. Проекты редко выполняются точно по плану. Грядущие изменения могут требовать новых или пересмотра старых смет, модификаций последовательности выполнения работ, анализа действий в рисковых ситуациях или иных корректировок плана проекта.

- Информационная система управления проектами (ИСУП). Информационные системы управления проектами описаны в управлении коммуникациями.

Результаты всеобщего контроля изменений:

- Дополнения плана проекта. Дополнениями плана проекта являются любые изменения содержания плана или вспомогательных деталей. Соответствующие акционеры должны быть уведомлены в необходимом порядке.

- Извлеченные уроки. Причины отклонений, обоснование выбранных корректирующих действий и другие виды извлеченных уроков должны быть документально оформлены, для того чтобы стать частью исторической базы данных как для этого проекта, так и для других проектов исполняющей организации.

75