2.2. Состав и содержание функций управления проектом

Управление проектом связано с реализацией ряда функций, которые представлены на рис.2.4.

Рис. 2.4. Состав функций Управления проектами

Функции управления проектом по определенным правилам алгоритмически взаимосвязаны своими входными данными и результатами. Каждая функция может быть описана по ее:

• Входным данным - документам или документируемым предметам, над которыми будет производиться действие.

• Инструментарию и технологиям - аппарату, приложенному к входным данным для получения результатов (выходных данных).

• Результатам (выходным данным) - документам или документируемым предметам, которые являются результатами процесса выполнения функции.

Расшифруем кратко содержание функций Управления проектами:

1. Управление интеграцией проекта - включает в себя описание основных процессов, необходимых для соответствующей координации различных элементов проекта. Данные процессы включают разработку плана проекта, исполнение плана проекта и всеобщий контроль изменений. Управление интеграцией проекта включает:

- разработку проектного плана, т.е. сведение результатов других процессов планирования в непротиворечивый документ.

- выполнение проектного плана, т.е. координацию выполнения действий проектного плана.

- управление общими изменениями, координирующие изменения на протяжении всего проекта.

2. Управление целями (замыслом) проекта - описывает процессы, необходимые для гарантии того, что в проект включены все необходимые виды деятельности, и только необходимые виды деятельности для его успешного завершения. Включает инициирование, планирование замысла, уточнение замысла, проверку замысла и контроль изменений замысла. Управление целями проекта включает:

- подготовительный этап, т.е. подготовку организации для осуществления проекта.

- планирование целей, т.е. разработку письменного утверждения целей как основания для будущих проектных решений.

- определение целей, т.е. декомпозицию основного проекта на меньшие, более управляемые компоненты.

- проверку целей, формализацию принятия проектных целей.

- контроль за изменениями целей (контроль изменений в целях проекта).

3. Управление временем проекта - описывает процессы, требуемые для обеспечения своевременного завершения проекта. Включает в себя процессы определения работы, определения последовательности работ, оценки продолжительности работ, создания расписания работ, контроля расписания. Управление временем проекта включает:

- определение работ, т.е. идентификацию определенных действий, которые должны выполниться, чтобы привести проект к завершению.

- упорядочивание работ, т.е. определение и установление взаимодействий и зависимостей между работами.

- оценку продолжительности работ, т.е. определение числа периодов работ, которые будут необходимы, чтобы закончить отдельные работы.

- детальное планирование работ, т.е. анализ последовательности и продолжительности работ, и ресурсов, которые требуются чтобы создать график проекта.

- контроль выполнения работ (контроль выполнения и внесение изменений в график проекта).

4.Управление стоимостью проекта - описывает процессы, гарантирующие, что проект будет выполнен в рамках утвержденного бюджета. Состоит из планирования ресурсов, оценки стоимости, составления сметы, определения сметной стоимости, контроля стоимости. Управление стоимостью проекта включает:

- планирование ресурсов, т.е. определение ресурсов (персонал, оборудование, материалы) и их количества, необходимых для выполнения проекта.

- оценку затрат проекта, т.е. разработку сметы затрат ресурсов, необходимых для завершения работ проекта.

- распределение затрат во времени, т.е. распределение общей сметы на отдельные работы с учетом временных параметров.

- контроль затрат (контроль и корректировка плана затрат проекта).

5. Управление качеством проекта - описывает процессы, необходимые для удовлетворения потребностей заказчика проекта. Состоит из планирования качества, гарантии качества и контроля качества. Управление качеством включает процессы:

- планирование качества, т.е. определение стандартов качества соответствующих проекту и определение способа их удовлетворения.

- обеспечение качества (совокупность мероприятий, направленных на обеспечение соответствующих стандартов качества).

- контроль качества (текущий контроль результатов проекта на соответствие стандартам качества и определение способов устранения причин неудовлетворительного выполнения).

6. Управление человеческими ресурсами проекта - описывает процессы, направленные на наиболее эффективное использование человеческих ресурсов, используемых в проекте. Состоит из организационного планирования, набора персонала и совершенствования команды. Управление человеческими ресурсами включает:

- организационное планирование (определение организационной структуры проекта, распределение полномочий и ответственности).

- подбор персонала (привлечение человеческих ресурсов, необходимых для работы над проектом).

- формирование и развитие команды проекта (развитие индивидуальной или групповой квалификации для повышения качества выполнения проекта).

7. Управление коммуникациями проекта - описывает процессы, гарантирующие своевременное и соответствующее производство, сбор, распространение, хранение и расположение проектной информации. Состоит из планирования коммуникаций, распределения информации, представления отчетности, отчетности о ходе выполнения и административного закрытия. Управление коммуникациями включает процессы:

- планирование коммуникаций, т.е. определение потребности участников в информации и в обмене ею: кто нуждается в какой информации, когда они будут нуждаться в этом, и как это будет им предоставляться.

- распространение информации (создание и предоставление участникам проекта необходимой своевременной информации).

- итоговая отчетность (сбор и распространение информации, включая сообщения о состоянии проекта, оценках выполнения и прогнозах).

8. Управление риском проекта - описывает процессы, связанные с определением, анализом и ответной реакцией на риск проекта. Состоит из определения риска, количественного измерения риска, разработки ответных действий и контроля над ответными действиями в отношении риска. Управление риском включает:

- определение рисков, т.е. идентификация рисков, влияющих на проект и описание их характеристик.

- количественная оценка рисков (оценка рисков и их взаимодействия для оценки диапазона возможных результатов проекта).

- компенсация рисков, т.е. разработка мероприятий по снижению негативных последствий рисков.

- контроль эффективности компенсации рисков (контроль за изменениями рисков по ходу проекта и эффективности компенсационных мероприятий).

9. Управление обеспечением проекта - описывает процессы, требуемые для получения необходимого количества товаров и услуг от организаций извне. Состоит из планирования обеспечения, планирования требований (обращений), собственно требований (обращений), выбора источника, управления контрактом и закрытия контракта. Управление закупками и контрактами включает процессы:

- планирование закупок, т.е. определение необходимой номенклатуры, объемов и сроков закупки.

- выбор поставщиков (отбор из числа потенциальных поставщиков).

• администрирование контракта (контроль выполнения контрактных обязательств).