2.3.3. Управление стоимостью

Функция управления стоимостью проекта состоит из следующих процессов:

1. Планирование ресурсов - определение, какие ресурсы (персонал, оборудование, материалы) и в каком количестве должны использоваться для выполнения проекта.

2. Оценка затрат проекта - разработка сметы затрат ресурсов, необходимых для завершения проектные действий.

3. Распределение затрат во времени - распределение общей сметы на отдельные работы с учетом временных параметров.

4. Контроль затрат -контроль и корректировка плана затрат проекта.

На рис. 2.7. показан обзор процессов управления стоимостью проекта.

Рис. 2.7. Обзор процессов управления стоимостью проекта

1. Планирование ресурсов включает определение того, какие физические ресурсы (люди, оборудование, материалы) и в каких количествах должны быть использованы для выполнения работ проекта. Планирование ресурсов должно быть тесно скоординировано с составлением сметы.

Входные данные для планирования ресурсов:

- Структура декомпозиции видов деятельности. Структура декомпозиции видов деятельности определяет элементы проекта, которым требуются ресурсы, и таким образом она определяет главные (первичные) входные данные для планирования ресурсов. Любые возможные результаты из других планируемых процессов должны быть обеспечены через WBS для гарантии соответствующего контроля.

- Историческая информация. Историческая информация относительно того, какие типы ресурсов были использованы для похожей деятельности в предыдущих проектах.

- Определение целей. Определение целей включает обоснование проекта и его целей.

- Описание общего фонда ресурсов. Описание потенциально имеющихся ресурсов (люди, оборудование, материалы) необходимых для планирования ресурсов.

- Организационная политика. Общие правила действий организации в связи с набором персонала и аренды или покупки ресурсов и оборудования должны быть рассмотрены в планировании ресурсов.

Инструментарий и технологии для планирования ресурсов:

- Экспертное заключение. Экспертиза возможна из многих источников, например: функциональные отделы исполняющей организации, консультанты, профессиональные и технические ассоциации. Экспертное заключение требуется для оценки исходных данных для этого процесса.

Результаты планирования ресурсов:

- Потребности в ресурсах. Результатом процесса планирования ресурсов является описание того, какие типы ресурсов и в каких количествах требуются для каждого элемента WBS.

2. Составление сметы включает в себя разработку оценки стоимости ресурсов, необходимых для выполнения работ проекта. Составление сметы включает в себя разработку оценки вероятных количественных результатов (сколько будет стоить исполняющей организации производство продукта или оказание услуги). Составление сметы включает в себя определение и рассмотрение различных альтернативных затрат.

Входные данные для составления сметы:

- Единицы измерения ресурсов. Группа, составляющая сметы, должна знать цены (расценки) единицы измерения (например, стоимость рабочей силы в час, цена материала за кубический метр) каждого ресурса с целью определения стоимости проекта.

- Оценка продолжительности работы. Оценка продолжительности работы повлияет на составление сметы любого проекта, в котором бюджет проекта включает в себя норму времени на стоимость финансирования (процентная ставка).

- Историческая информация. Информация по стоимости многих категорий ресурсов часто берется из одного или более источников: справочников цен, архивных записей предыдущих проектов; историческая информация может быть получена на коммерческой основе (платно); знания команды проекта - члены команды проекта могут иметь в памяти предыдущие факты или оценки.

- Таблица счетов. Таблица счетов описывает кодированную структуру, используемую организацией для описания финансовой информации в общих чертах. Разделы сметы проекта должны быть предписаны к соответствующему правильному счету.

Инструментарий и технологии для составления сметы:

- Вычисление по аналогу. Вычисление по аналогу, также называемое "оценкой сверху вниз ", означает использование фактических затрат предыдущего похожего проекта в качестве основы для оценки стоимости текущего проекта.

- Параметрическое моделирование. Параметрическое моделирование - это использование характеристик (параметров) проекта в математической модели для прогнозирования стоимости проекта. Модели могут быть простыми (строительство жилого дома будет выражаться в стоимости каждого квадратного метра жилой площади) или сложными (одна модель стоимости разработки программного продукта использует 13 раздельных регулируемых факторов, каждый из которых состоит еще из 5-7 пунктов).

- Оценка "снизу-вверх". Эта технология включает в себя составление сметы на индивидуальные разделы деятельности, далее идет их суммирование с целью вычисления общей стоимости проекта.

- Компьютеризированный инструментарий. Компьютеризированный инструментарий, такой как программное обеспечение управления проектами и электронные таблицы, широко используется при составлении сметы.

Результаты составления сметы:

- Оценки стоимости. Оценки стоимости - это количественные оценки возможных затрат на ресурсы, требуемых для выполнения работ проекта. Они могут быть представлены как в общем, так и детальном виде. Должна быть подсчитана стоимость всех ресурсов, относящихся к проекту.

- Сопутствующие детали. Сопутствующие детали в рамках оценок затрат должны включать: описание замысла оцененной деятельности. Это часто можно получить, обратившись к WBS; к документации сделанных допущений; определение разброса возможных результатов. Например, $10000 +/- $1000 для определения того, что ожидаемая цена единицы позиции будет от $9000 до $ 11000.

- План управления стоимостью. План управления стоимостью описывает, каким образом будут управляться колебания затрат (например, различная реакция на главные и на менее значимые проблемы). План управления стоимостью может быть как формальным, так и неформальным, высоко детализованным и широко разграниченным, основанным на нуждах участников проекта.

3. Определение сметной стоимостивключает в себя привязку оценок всеобщих затрат с индивидуальными элементами деятельности с целью создания первоначальной стоимости (базы стоимости) для измерения выполнения проекта.

Входные данные для определения сметных затрат:

- Календарное расписание проекта. Календарное расписание проекта включает в себя запланированные даты начала и ожидаемые даты окончания элементов проекта, стоимость которых должна быть принята во внимание. Эта информация необходима в привязке затрат во временном периоде.

Инструментарий и технологии для определения сметных затрат:

- Инструментарий и технологии для составления сметы. Используются для разработки смет по видам деятельности.

Результаты определения сметной стоимости:

- База стоимости. База стоимости - это бюджет, разделенный на определенные временные фазы, который используется для измерения и мониторинга исполнения стоимости в проекте. База разрабатывается суммированием вычисленных стоимостей за период времени и отображается в форме S-образной кривой. Многие проекты, в особенности большие, могут иметь большое количество баз стоимости для измерения различных аспектов исполнения затрат.

4. Контроль стоимостивключает в себя поиск причин как позитивных, так и негативных отклонений. Он должен быть четко интегрирован с другими процессами контроля.

Входные данные для контроля стоимости:

- Отчеты о выполнении. Отчеты о выполнении предоставляют информацию о выполнении стоимости, которая находится в рамках сметы или за ее пределами.

- Требования изменений. Могут встречаться во многих формах: в устной или письменной, прямой или косвенной, внешне или внутренне выполненной. Изменения могут потребовать увеличения сметы или могут позволить понизить ее.

Инструментарий и технологии для контроля стоимости:

- Система управления изменениями стоимости. Эта система определяет процедуры, посредством которых база стоимости может быть изменена. Система включает систему отслеживания и уровни утверждения, необходимые для внесения официальных изменений. Система должна быть интегрирована с всеобщей системой контроля изменений.

Результаты контроля стоимости:

- Пересмотренные оценки стоимости. Это модификации к информации по стоимости, используемые для управления проектом. Пересмотренные оценки затрат могут потребовать регулировки других аспектов плана проекта.

- Дополнения к смете. Изменения утвержденной базы стоимости, обычно пересматриваются только в соответствии с изменениями целей.

- Корректирующие действия. Корректирующие действия с целью достижения ожидаемого выполнения проекта в соответствии с планом проекта.

- Смета по завершению. Смета по завершению (ЕАС) - это прогноз всеобщей стоимости проекта на основе хода выполнения проекта.

- Извлеченные уроки. Все типы извлеченных уроков из контроля стоимости должны быть документированы с целью их хранения в исторической базе данных как для этого проекта, так и для других проектов.