Настройка параметров работы PowerPoint

Настройка вида окна PowerPoint, возможностей редактирования, сохранения и печати презентаций выполняется на вкладках диалогового окна, отображаемого после выбора команды Параметры (Options) в меню Сервис (Tools).

Для настройки параметров отображения окна PowerPoint выберите команду Параметры (Options) в меню Сервис (Tools) и откройте вкладку Вид (View). Вид окна здания параметров отображения приведен на рисунке 22.

Рисунок 22

Назначение некоторых флажков в рамке Показывать (Show):

• строка состояния (Status bar). Обеспечивает отображение внизу окна PowerPoint строки состояния, показывающей текущее состояние презентации и приложения;

• вертикальная линейка (Vertical ruler). Обеспечивает отображение вертикальной линейки, если показана горизонтальная. Чтобы вывести или убрать линейки, выберите команду Линейка (Ruler) в меню Вид (View).

Назначение флажков в рамке Показ слайдов (Slide Show):

• контекстное меню. При щелчке правой кнопкой (Popup menu on right mouse click) выводит контекстное меню в ходе показа слайдов.

• показывать кнопку контекстного меню (Show popup menu button). Отображает в ходе показа слайдов кнопки вызова контекстного меню в левом нижнем углу каждого слайда.

• завершить черным слайдом (End with black slide). Отображает черный слайд по завершении показа слайдов. Чтобы вернуться в PowerPoint после просмотра последнего слайда, снимите этот флажок.

Печать и демонстрация слайдов

Для улучшения восприятия презентации аудитории можно раздавать выдачи - в два, три, четыре, шесть или девять раз уменьшенные слайды, напечатанные на одной странице в горизонтальной или вертикальной ориентации. Выберите в меню Файл (File) команду Печать (Print), затем выберите в списке Печатать (Print what) вариант Выдачи (Handouts) или Заметки (Notes), как показано на рисунке 23.

Рисунок 23

Можно распечатать структуру презентации, включая заголовки слайдов и основные пункты, заметки для докладчика, краткое содержание. PowerPoint позволяет масштабировать слайды по размеру бумаги, добавлять тонкую рамку по границе печатного материала. Установка флажка Включать страницы с примечаниями (Include comment pages) позволяет распечатать примечания, флажок недоступен при печати выдач.

На странице выдачи можно напечатать один, два или три слайды, рядом с которыми можно разместить текст заметок. Предусмотрена возможность печати на странице одновременно шести или девяти слайдов.

Чтобы подготовить слайды и заметки к печати средствами Word, выберите в меню Файл (File), подменю Отправить (Send to), команду В Microsoft Word (Microsoft Word).

Для демонстрации слайдов можно использовать проекционный аппарат, настроить который вам поможет Мастер проекторов. Если к вашему компьютеру можно подключить несколько мониторов, то, приехав на собрание, вы может один из них использовать для демонстрации слайдов на большом экране, а другой - для текущей работы.

Задание

1. Создайте презентацию с помощью мастера автосодержания. Просмотрите ее в различных режимах; обычном, сортировщика слайдов, показ слайдов.

2. Откройте документ Word, содержащий несколько уровней заголовков. Просмотрите текстовый документ и преобразуйте его в слайд.

3. Создайте слайд структуры известной вам организации, используя авторазметку Организационная диаграмма. Организационную диаграмму целесообразно использовать в презентациях, рассматривающих структуру организации, например, если вы хотите показать, чем занимаются различные отделы вашей фирмы.

Упражнение выполните следующим образом: В окне Microsoft PowerPoint отобразите область задач Разметка слайда. Выберите авторазметку Организационная диаграмма (Organization Chart), как показано на рисунке 24. Стандартная оргдиаграмма содержит четыре блока: начальник и три исполнителя.

Рисунок 24

Щелкните местозаполнитель заголовка и введите заголовок диаграммы, например, фирма АБВ. Нажав клавишу Enter, вы сможете, при желании, ввести подзаголовок.

Заполнение блоков оргдиаграммы начните с верхнего уровня. Введите фамилию и имя руководителя и нажмите клавишу Enter. Блок позволяет ввести не только имя и должность, но и дополнительные звенья. Для ввода дополнительных структур в оргдиаграмму нажмите кнопку соответствующего блока на панели инструментов Организационная диаграмма (OrgChart), а затем щелкните блок, к которому он добавляется, Чтобы ввести несколько одинаковых структур, нажмите кнопку соответствующее количество раз. Например, чтобы добавить двух подчиненных, нажмите два раза кнопку Подчиненный (Subordinate) на панели инструментов Организационная диаграмма (OrgChart), а затем блок, к которому они добавляются. На диаграмме появятся два новых блока, позволяющие ввести имя, должность и комментарии. Чтобы удалить блок, выделите его и нажмите клавишу Delete.

Чтобы изменить рамку и цвет блока оргдиаграммы, добавить тень для придания объемности, выделите блок и выберите в меню Рамка (Boxes) одну из команд: Стиль обрамления (Border Style), Цвет (Color) или Тень (Shadow). Для изменения толщины, стиля и цвета соединительных линий выделите их, удерживая нажатой клавишу Shift, и выберите команды Толщина (Thickness), Стиль (Style) и Цвет (Color) в меню Линии (Line).