12 Интеграционные процессы в менеджменте

12.1 Понятие интеграционных процессов

Интеграционные, или связующие процессы в системе менеджмента выполняют роль связей. Они объединяют различные элементы управления в единое целое. При этом система управления приобретает новое свойство – она получает возможность эффективно функционировать.

Связующие процессы с особой тщательностью изучались сторонниками системного подхода. Один из них – Честер Барнард (1887-1961 г.г.), который был ученым и менеджером – президентом «Нью Джерси Белл Телефон Компани» (Гвишиани, с. 381-390). Главной функцией менеджеров он считал налаживание системы связей, поскольку. По его мнению, любая организация сохраняет свою целостность вследствие способности ее членов поддерживать связь друг с другом.

Честер Барнард сформулировал такие принципы:

- каналы связи должны быть точно определены и хорошо известны всем членам организации, что может быть достигнуто путем точного фиксирования обязанностей и прав каждого должностного лица и широкого оповещения об этом;

- необходимость определения формальных каналов связи между всеми членами данной организации. На мой взгляд, это невыполнимый принцип, так как число возможных связей между субъектами велико, и таких каналов должно быть множество

- линии связи должны быть по возможности более короткими. Чем короче линия, тем быстрее решаются задачи, тем меньше ошибок при их решении;

- линия связи должна использоваться целиком. Обход промежуточных пунктов приводит к противоречивым сообщениям, неправильному толкованию и подрыву ответственности.

К интеграционным процессам (функциям) относят коммуникации и принятие решений.

12.2 Коммуникации и информационные системы

Коммуникационные процессы. Коммуникации - это процесс двустороннего обмена информацией, ведущий к взаимному пониманию. Коммуникации относятся к связующим процессам, поскольку обмен информацией встроен во все виды деятельности менеджеров. Коммуникации в организациях осуществляются в различных формах. Это коммуникации между организацией и ее внешней средой (данными коммуникациями занимаются в основном службы маркетинга и отделы по связям с общественностью). Коммуникации внутри организации разделяются на внутриуровневые (горизонтальные) и межуровневые (вертикальные).

Горизонтальные коммуникации осуществляются между равными по уровням индивидами или частями организации; вертикальные - по линии руководства от начальника к подчиненным. Выделяют также диагональные коммуникации: это связи с другими другими начальниками и другими подчиненными (А.К. Семенов, с. 142-143.

В совокупности различные связи составляют коммуникационную сеть. Она включает потоки посланий или сигналов между двумя или более индивидами.

Информационные системы организации.

Все виды информации необходимой для управления предприятием, представляют собой информационные системы. Возможно рассмотрение этих систем в различных аспектах. Во-первых, как коммуникационные системы в организации - это системы связи между отдельными ее частями. Они включают: обмен информацией с внешней средой,

межуровневые коммуникации (между сотрудниками разных уровней), внутриуровневые между отделами или сотрудниками, имеющими равный статус), формальные (информация официального характера), неформальные (слухи).

Во-вторых, информационные системы в отдельных функциональных областях. Среди них можно отметить маркетинговые информационные системы - это постоянно действующие системы сбора, обработки и анализа информации по всем вопросам, касающимся рынков. К этому же типу информационных систем относятся базы стратегических данных (БСД), организуемые для целей стратегического менеджмента.

Виды коммуникаций (а.К. Семенов):

- по направленности: горизонтальные и вертикальные (в тестах есть еще диагональные, но неизвестно, что это такое); вертикальные делятся на нисходящие и восходящие; а также внутриуровневые и межуровневые;

- по виду отправителя: формальные, неформальные и слухи;

- по средствам передачи: невербальные, вербальные, документированные, с помощью технических средств;

- по виду получателя: внешние и внутрифирменные;

- по методу: познавательные, экспрессивные, убеждающие, социально-ритуальные, несловесные;

- в зависимости от субъектов-участников коммуникаций: коммуникации между организацией и внешней средой, между подразделениями, внутри подразделения, межличностные и неформальные

Функции коммуникаций:

- информативная – передача сведений;

- мотивационная – побуждение работников к исполнению заданий;

- контрольная – отслеживание поведения работников;

- экспрессивная – способствование эмоциональному выражению чувств.

В зависимости от формы (степени обязательности) выделяют формальные и неформальные информационные системы.

В формальной системе содержится обязательная, планируемая информация. Передача этой информации входит обязанности конкретных сотрудников. Это могут быть какие-либо заявления, приказы, инструкции, планы и пр. Такая информация часто передается в стандартной форме – на бланках, в форме отчетов, программных заявлений и т.д., но также и в виде устных сообщений.

Для формальной системы предусматриваются официальные процедуры: схемы документооборота, журналы регистрации исходящих и входящих документов и т.д.

Формальная система имеет свои сильные стороны: это точность и определенность информации, обязательность ее передачи.

Но имеется и множество ограничений. Так, формальные каналы не могут вместить все обилие сведений, передающихся в организации, различных смысловых тонкостей. Кроме того, невозможно формализовать всю информацию.

Неформальная информация – это любая информация, передаваемая вне официальных каналов. Это могут быть как сведения, относящиеся к работе, так и данные личного характера. Неформальная информация передается в ходе свободного общения, распространяется главным образом внутри неформальных групп. Но менеджер также может участвовать в таких коммуникациях.

Неформальная информация богата по содержанию, быстро и свободно распространяется. Она помогает организации быстрее приспособиться к изменениям в окружающей среде.

Однако неформальную информацию называют также слухами, пересудами. Она часто бывает некорректной, неверной. Слухи содержат, как правило, искаженные сведения. Но, как считает американская исследовательница Кит Дэвис, от 80 до 90% слухов оправдывается.

Неформальная информация вносит разлад в официальные соотношения полномочий и затрудняет координацию. Она дает возможность отдельным лицам усиливать свою власть в организации за счет доступа к информации. Так, человек, знающий во всех тонкостях процедуру выделения кредита в банке, представляет собой огромную ценность для окружающих.