Тема 3. Форматирование документа Word Автоматическое форматирование документов

Команда Автоформат форматирует документ, анализируя каждый абзац и назначая ему подходящий стиль, который представляет собой набор атрибутов формата с уникальным именем.

Например, если документ начинается с абзаца, состоящего из единственной строки текста, которая начинается с прописной буквы и не имеет знака препинания в конце, то команда Автоформат назначает ему стиль абзаца Заголовок 1 и накладывает определенные атрибуты: относительно крупный размер шрифта, полужирные символы, дополнительные вертикальные интервалы над абзацем и под ним. Перед первым использованием команды Автоформат необходимо указать, как она будет работать. Для этого следует выполнить команду Сервис / Параметры Автозамены / вкладка Автоформат и установить нужные флажки.

Если требуется отформатировать часть документа, то следует выделить ее, если весь документ – просто установить курсор в любом месте документа.

Автоматическое форматирование выполняется следующим образом:

1. открыть окно диалога Автоформат командой Формат / Автоформат;

2. нажать кнопку Параметры, если следует изменить параметры Автоформата;

3. выбрать из списка типов документов нужный тип;

4. установить переключатель Весь документ или выделенный фрагмент;

5. нажать кнопку Принять все или Отменить все.

Автоматическое форматирование при вводе. Для осуществления автоматического форматирования при вводе следует выполнить команду Сервис / Параметры Автозамена / вкладка Автоформат при вводе. Затем установить флажки тех изменений, которые следует поручить Word.

Например, если установить флажок к параметру Применять при вводе к границам, то при вводе строки, состоящей из трех дефисов (---), подчеркиваний ( ___ ), знаков равенства ( === ), Звездочек (***), и т.д. Word заменит символы в первом случае на горизонтальную рамку: тонкой - для дефисов, толстой - для подчеркивания, двойной - для знака =, пунктирной - для ***. Ниже приведен пример параметра Применять при вводе к границам.

Использование библиотек и стилей

После того как автоматическое форматирование документа завершено, можно быстро изменить его внешний облик с помощью библиотеки стилей. Библиотека стилей вызывается командой Формат / Стиль и форматирование изображенной на рисунке 12.

Рисунок 12

Порядок работы в окне диалога Стиль и форматирование следующий:

1. выделить шаблон, щелкнув на нем;

2. word показывает результат применения шаблона;

3. после выбора нужного шаблона нажать кнопку Ok.

Перед использованием библиотеки стилей следует выполнить команду Автоформат или вручную назначить абзацам документа стандартные стили Word иначе библиотека оказывается практически бесполезной.

Наложение стилей

Наложение вручную стилей в тексте документа может пригодиться для назначения атрибутов формата, назначенных командой Автоформат, или для самостоятельного форматирования документа без участия команды (например, вовремя ввода документа).

Стили Word делятся на два класса: стили абзацев и стили символов (для выделения отдельных символов).

Наложение стилей имеет ряд преимуществ перед непосредственным форматированием символов и абзацев, т.к. стили позволяют сэкономить время, поскольку одна команда назначает целую группу атрибутов формата. Кроме того, стили позволяют выдержать единство форматирования.