Informatika

Тема 1.5. Структура текстового документа

Цели:

познакомиться с основными структурными элементами многостраничного документа;

получить представление о параметрах основных структурных элементов документа и технологии их настройки;

научиться создавать структуру текстового документа.

1.5.1. Форматы бумаги

Предполагается, что любой документ, созданный в среде текстового процессора, будет напечатан на листах бумаги определенного размера.

Для печати документов принято использовать листы бумаги стандартных размеров (форматов). Все служебные документы оформляются на бумаге стандартных размеров. ГОСТом установлены основные форматы потребительских бумаг. Для измерения форматов принята метрическая система. Площадь самого большого формата (А0) равна квадратному метру, а стороны составляют 0,841 и 1,189 м. Каждый следующий формат получается из предыдущего делением большей стороны пополам (табл. 1.5.1).

Таблица 1.5.1. Основные форматы потребительской бумаги

Большие форматы бумаги используются для изготовления чертежей и рекламных постеров. Текстовые документы оформляются в основном на бумаге формата А4 и А5, а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы — на бумаге формата А3. При выборе формата бумаги следует ориентироваться на

Размер бумаги

Размер бумаги определяет формат бумажного листа (ширину и высоту), на котором будет располагаться текст.

На ленте размер страницы устанавливается с помощью команды Разметка страницы Параметры страницы Размер. Если подходящего формата нет или вам нужно задать нестандартные размеры страницы, выберите в списке пункт Другие размеры страниц. Тогда откроется окно Параметры страницы и размер бумаги можно будет установить на вкладке Размер бумаги.

Поля

Поля — свободная область по краям листа бумаги, на которой не размещается основное содержимое документа.

Поля служат для расположения служебной информации, например верхних и нижних колонтитулов и номеров страниц. Поля придают документу законченный и удобный для восприятия информации вид. ГОСТ Р 6.30–2003 определяет рекомендуемые размеры полей для делового документа, напечатанного на бумаге формата А4 (табл. 1.5.2).

Таблица 1.5.2. Размеры полей по ГОСТ Р 6.30–2003

Размер полей зависит от формата бумаги — рекомендуется уменьшать его пропорционально уменьшению размера бумаги.

При установке размеров полей прежде всего необходимо определить, какая печать будет использоваться: односторонняя или двухсторонняя. При односторонней печати содержимое документа располагается только на одной стороне бумажного листа. Такая печать используется при оформлении докладов, рефератов, отчетов. Расположение полей на странице при этом называется обычным. В этом случае различают верхнее, нижнее, левое и правое поля.

При подготовке печатных изданий (книги, брошюры, журналы) используется двухсторонняя печать. В этих случаях на странице устанавливаются так называемые зеркальные поля, что позволяет различать четные и нечетные страницы. На развороте книги поля левой страницы (четной) являются зеркальным отражением полей правой страницы (нечетной). На страницах с зеркальными полями устанавливаются верхнее, нижнее, внутреннее и внешнее поля. На нечетных страницах внешнее поле будет располагаться справа, а на четных — слева.

Кроме собственно полей, на листе выделяют дополнительное пространство для переплета. Это место, в котором предполагается скрепить все листы вместе при односторонней или двухсторонней печати. Так, например, можно скрепить листы реферата слева или сверху. В любом случае листы скрепляют так, чтобы удобно

было перелистывать их и читать. Существуют папки с механизмом для сшивания листов слева, они используются для подготовки отчетов, курсовых работ и пр.

При установке зеркальных полей переплет автоматически ограничивается внутренним полем, так как в книгах листы традиционно переплетаются слева. Для него также устанавливается положение и размер поля.

Существует несколько рекомендаций по установке полей. В результате многолетнего опыта издания книг было установлено, что достаточно большие поля снижают нагрузку на зрение и облегчают восприятие информации. Кроме того, выработаны некоторые соотношения между величинами полей. Самым маленьким делают поле около переплета, то есть левое или внутреннее. Несколько большим должно быть верхнее поле. Следующее по величине — правое поле, и самое большое — нижнее. Такие соотношения объясняются опять-таки особенностями человеческого восприятия. Глаз видит середину каждой вертикальной линии несколько выше, чем она расположена на самом деле, поэтому середина текста на странице должна быть несколько выше центра листа. На развороте двух страниц внутренние поля сливаются в одно большое, поэтому для улучшения восприятия текста его следует несколько сдвинуть внутрь.

Иногда в учебных изданиях или руководствах специально делают большим внешнее поле, чтобы на нем можно было делать пометки.

Установка полей с помощью стандартных наборов параметров

Пользователь может выбрать параметры полей из стандартного набора, выполнив команду Разметка страницы Параметры страницы Поля. В наборе стандартных параметров полей имеются следующие варианты: последнее пользовательское значение, Обычное (рекомендуемое разработчиками), Узкое, Среднее, Широкое или Зеркальное. Если нет подходящих вариантов среди стандартных, пользователь может задать свои установки в окне Параметры страницы, выполнив команду Разметка страницы Параметры страницы Поля Настраиваемые поля.

На вкладке Поля окна Параметры страницы сначала нужно выбрать ориентацию страницы и вид полей (Обычный, Зеркальные поля, 2 страницы на листе, Брошюра), а затем установить параметры полей и переплета.

Установка полей по линейке

Значения полей страницы можно установить также с помощью линейки. Белым цветом на ней выделена рабочая область документа, где будет располагаться текст, а более темным цветом — область полей. Изменить размер поля можно, захватив границу между этими областями линейки указателем мыши и переместив ее вправо или влево (рис. 1.5.3). Аналогично меняются размеры полей на вертикальной линейке.

Установка параметров полей в окне Параметры страницы

При установке полей рекомендуется придерживаться приведенной ниже последовательности.

1. Открыть окно Параметры страницы (см. рис. 1.5.2).

Рис. 1.5.4. Ориентация страницы

Альбомная ориентация страницы формата А4 не очень удобна для чтения текста обычного размера, так как строки получаются длинными и глаз не может охватить целую строку, что замедляет чтение. Однако альбомная ориентация очень удобна для расположения таблиц с большим количеством столбцов или крупных рисунков, в том числе схем. Альбомная страница подходит для создания документов с крупным текстом — объявлений, грамот, свидетельств и пр.

Есть еще одно важное применение альбомной ориентации. Если предполагается создание документа в виде книги формата А5 (это стандарт для издания многих книг), то можно использовать формат бумаги А4, альбомную ориентацию страницы, а вид полей — 2 страницы на листе. В этом случае на одном листе бумаги формата А4 будут располагаться две страницы А5, текст на каждой из которых будет иметь книжную ориентацию. На одном листе бумаги с каждой стороны можно напечатать по две страницы, а потом согнуть листы посередине и собрать книгу. Однако при печати придется следить за правильным расположением номеров страниц на листе.

Выравнивание страницы

На вкладке Источник бумаги диалогового окна Параметры страницы можно установить вертикальное выравнивание для страницы: По верхнему краю, По центру, По высоте, По нижнему краю (рис. 1.5.5). Эта настройка определяет, как будет располагаться текст на частично заполненных страницах. Выравнивание По высоте распределяет текст на целиком заполненной странице так, чтобы границы нижнего и верхнего полей были точными согласно установке. Наиболее распространенное вертикальное выравнивание — По верхнему краю.

Установка параметров страницы по умолчанию

Если часто приходится создавать документы с одинаковыми настройками страниц, то рекомендуется сохранять их в шаблоне Normal, на основе которого оформляются все новые документы. Для этого нужно выполнить следующие действия.

1.Открыть окно Параметры страницы.

2.Установить все необходимые значения параметров.

Рис. 1.5.5. Выравнивание страницы по вертикали

3.Нажать кнопку По умолчанию. Появится сообщение (рис. 1.5.6), на которое следует ответить Да.

Рис. 1.5.6. Сообщение об изменении шаблона Normal

Разрыв страницы

Бывают ситуации, когда определенный текст в многостраничном документе должен всегда начинаться на новой странице. В этом случае перед текстом устанавливают разрыв страницы командой Разметка страницы Параметры страницы Разрывы Разрывы страниц Страница. После этого в тексте появляется непечатаемый символ . Его можно увидеть, включив режим отображения непечатаемых символов. Разрыв страницы может быть вставлен в конце последнего абзаца или в пустом абзаце на странице. Независимо от количества занятых строк на текущей странице текст после разрыва перемещается на новую.