Informatika

Тема 2.6. Консолидация данных. Сводные таблицы

Цели:

получить представление о консолидации данных и сводных таблицах;

освоить технологии консолидации данных и создания сводных таблиц.

2.6.1. Консолидация данных

Консолидация данных является способом получения итоговой информации (рис. 2.6.1), выполняющимся в соответствии с выбранной функцией обработки. Консолидация — агрегирование (объединение) данных, представленных в исходных

областях-источниках.

Рис. 2.6.1. Источники консолидации данных

Результат консолидации помещается в области назначения (некоторой заданной на листе области) в виде таблицы, которая создается путем применения функции обработки к исходным значениям. Области-источники могут находиться на разных листах в одной книге или даже в разных рабочих книгах. В консолидации могут участвовать до 255 областей-источников.

Консолидация данных может выполняться:

с помощью формул, в которых используются ссылки;

по расположению данных для одинаково организованных областей-источников (фиксированное расположение);

по категориям для различающихся по своей структуре области данных;

с помощью сводной таблицы;

с использованием внешних данных.

Для выполнения любого вида консолидации данные должны быть представлены в виде списка. Список — набор строк, содержащий взаимосвязанные данные, или набор строк, которому назначаются функции листа с помощью команды Создать список. Первая строка каждого столбца содержит название, остальные строки — однотипные данные. Пустые строки или столбцы в списке отсутствуют.

Таблицы с данными можно расположить на одном листе, но зачастую удобнее располагать данные на разных листах.

Пример 1

На отдельных листах рабочей книги в одних и тех же диапазонах хранятся сведения о приобретении канцтоваров для предприятия по фиксированному перечню за один месяц. Необходимо на отдельном листе создать консолидированную таблицу, в которой по каждому товару будет указано, сколько всего было приобретено и на какую сумму, а кроме того, если товары покупались по разным ценам, вычислить среднюю цену товара. Серым цветом в табл. 2.6.1 показана консолидируемая область источников. Лист с источниками данных удобно назвать январь (февраль и т. д.).

Таблица 2.6.1. Пример данных для консолидации

Товар 1

Товар 2

Товар 3

…

При консолидации по расположению структура данных консолидируемых таблиц должна быть одинаковая по количеству строк и столбцов, названию столбцов, данным в ячейках первого столбца.

При консолидации по категориям структура данных может быть неодинаковой, тогда все различающиеся в таблицах данные будут включены в консолидированную таблицу в виде отдельных столбцов и строк.

Пример 2

На отдельных листах книги располагаются данные о зарплате сотрудников по месяцам. В таблицах может присутствовать разное количество сотрудников, количество расчетных столбцов тоже может быть разным, так как в некоторые месяцы может назначаться премия или другие виды выплат. Необходимо на отдельном листе создать консолидированную таблицу, в которую будут включены все сотрудники, получавшие зарплату в отчетный период, и все виды выплат (табл. 2.6.2, 2.6.3).

Таблица 2.6.3. Зарплата за февраль

Сотрудник 1

Сотрудник 2

Сотрудник 3

…

Консолидация данных в обоих случая выполняется по единой технологии.

Технология консолидации данных

1.Установить курсор на листе в первую ячейку области назначения.

2.Выполнить команду Данные Работа с данными Консолидация. Откроется окно Консолидация (рис. 2.6.2).

Рис. 2.6.2. Условия консолидации

3.В поле Функция выбрать функцию консолидации данных.

4.В поле Ссылка ввести диапазон, подлежащий консолидации. Для этого можно нажать кнопку сворачивания окна и перейти на лист с источником данных, где выделить нужный диапазон с заголовками столбцов и строк (или, не сворачивая окно, выделить требуемый диапазон).

числовых данных и для ответов на непредвиденные вопросы по данным. Сводная таблица позволяет:

организовывать запросы к большим массивам данных дружественными по отношению к пользователю способами;

подводить промежуточные итоги;

применять статистические функции к числовым данным;

суммировать данные по категориям и подкатегориям;

создавать дополнительные вычисления и формулы.

Интерфейс сводной таблицы организован так, что позволяет развертывать и свертывать уровни представления данных для привлечения внимания к результатам.

Пример 3

Предположим, есть таблица, в которой представлены поставки товаров в магазины (табл. 2.6.4). По данным таблицы необходимо ответить на вопросы:

«На какую сумму было поставлено товаров в каждый магазин?»;

«Сколько определенного товара было поставлено в магазины?»;

«Сколько товара разных категорий было поставлено?» и др.

Таблица 2.6.4. Поставки товаров в магазины

Для ответа на эти вопросы строятся сводные таблицы разной структуры, в которых агрегируются данные по разным признакам.

Так, по исходной таблице можно построить сводную таблицу следующей структуры (табл. 2.6.5).

Таблица 2.6.5. Сводные данные

В ячейках указывается суммарное количество товара, поставленное в магазины по названиям товаров

Как видно из примера, в сводной таблице данные столбца «Название товара» становятся заголовками столбцов, в которых помещаются суммарные данные по столбцу «Количество».

По сводной таблице можно быстро проанализировать, какие товары и в каком количестве поставлялись в магазины, и выявить предпочтения магазинов.

Технология создания сводной таблицы

1.Выполнить команду Вставка Таблицы Сводная таблица Сводная таблица. Откроется окно Создание сводной таблицы (рис. 2.6.3).

Рис. 2.6.3. Диалоговое окно создания сводной таблицы

2.Установить переключатель в положение Выбрать таблицу или диапазон, если данные берутся из той же книги.

3.В поле Таблица или диапазон ввести имя диапазона, по которому будет строиться сводная таблица.

4.Установить переключатель в положение На новый лист, так как удобнее располагать сводную таблицу на отдельном листе. Нажать ОК.

После выполнения указанных действий на листе появится макет сводной таблицы и область задач Список полей сводной таблицы (рис. 2.6.4).

Одновременно на ленте появляется дополнительное меню Работа со сводными таблицами, которое имеет вкладки Параметры и Конструктор.

Макет сводной таблицы состоит из следующих областей:

Поля страниц — здесь размещаются поля, значения которых обеспечивают отбор записей на первом уровне. На странице может быть размещено несколько полей, между которыми устанавливается иерархия связи — сверху вниз. Страницу определять необязательно;

Поля столбцов — поля размещаются слева направо, обеспечивая группировку данных сводной таблицы по иерархии полей. При условии существования области страницы или строки определять столбец необязательно;

Поля строк — поля размещаются сверху вниз, обеспечивая группировку данных таблицы по иерархии полей. При условии существования области страницы или столбцов определять строку необязательно;

Элементы данных — поля, по которым подводятся итоги, согласно выбранной функции. Область определять обязательно.

Рис. 2.6.4. Макет сводной таблицы

5. Разместить поля данных в области сводной таблицы.

Справа от сводной таблицы располагается окно Список полей сводной таблицы. По замыслу разработчиков на одном и том же макете сводной таблицы пользователь может, меняя заголовки полей в областях, анализировать данные с разными целями.

Размещение полей выполняется путем их перетаскивания из окна Список полей сводной таблицы в определенную область макета. Каждое поле размещается в сводной таблице только в одной из областей. Поля, помещенные в области сводной таблицы, отмечаются в окне Список полей сводной таблицы полужирным начертанием и флажком. Если флажок снять, поле автоматически удалится из сводной таблицы.

6.Изменить функцию подсчета итоговых значений.

Вобласти элементов данных формируются итоговые значения в соответствии с выбранной функцией. При первичном формировании элементам данных автоматически присваивается функция Количество, которая подсчитывает количество

180 Тема 2.6. Консолидация данных. Сводные таблицы

ненулевых значений по полю. Однако гораздо чаще пользователя интересуют другие функции, например, Сумма, Среднее.

Функцию итоговых данных можно изменять. Их список представлен в окне Параметры поля значений (рис. 2.6.5), которое открывается командой Параметры Активное поле Параметры поля дополнительного меню Работа со сводными таблицами. На вкладке Операция этого окна можно установить формат итоговых значений (кнопка Числовой формат).

Рис. 2.6.5. Параметры поля значений

Для быстрой смены функции можно выбрать в контекстном меню команду

Параметры полей значений или Итоги по, а затем в меню Дополнительно — итоговую функцию.

На вкладке Дополнительные вычисления можно выбрать функцию для получения дополнительных данных. Список функций приведен в табл. 2.6.6. При использовании функции сравнения (Отличие, Доля, Приведенное отличие) выбираются поле и элемент, с которым будет производиться сравнение. Список Поле содержит поля сводной таблицы, с которыми связаны базовые данные для пользовательского вычисления. Список Элемент содержит значения поля, участвующего в пользовательском вычислении.

Таблица 2.6.6. Функции, выполняемые над значениями поля Данные