1.5 Структурні компоненти бд

Структурними компонентами бази даних є записи, поля і заголовки. Структура зображена на рис. 9.2.

Запис– це повний опис конкретного об’єкта, він містить ряд різноманітних, логічно пов’язаних між собою полів.

Наприклад:

Іванов А. П.

1972

інженер

Харків

92

Кожний запис – це рядок бази даних. Усі записи мають однакову фіксовану довжину, їх кількість не обмежена.

Поле – це певна характеристика об’єкта або окремий елемент даних у записі.

Кожне поле має унікальне ім’я, йому відповідають дані одного стовпця. Для ефективного пошуку, селекції та сортування даних бази доцільно записи розбивати на поля, що містять найдрібніший елемент даних.

Наприклад, замість поля: «Прізвище, ім’я, по батькові» краще задати три поля «Прізвище», «Ім’я», «По батькові».

Заголовний рядок– це рядок, що містить імена полів, тобто заголовки стовпців і розміщується на самому початку списку.

Щоб підкреслити заголовки, необхідно скористатися вкладкою Шрифт або Граница діалогового вікна Формат ячеек, що відкривається за командою Формат→Ячейки.

Рисунок 9.2 - Структура бази даних

1.6 Робота з базою даних в Excel

Не потрібно вставляти окремий рядок з дефісів чи знаків рівності, тому що Excel може витлумачити таке підкреслення, як дані.

Нові дані можна додавати безпосередньо в кінець списку. Дуже зручним може виявитися порядкове редагування списку за допомогою стандартної екранної форми. Для цього необхідно виділити якусь комірку в списку та виконати команду Данные→Форма. Необхідно пам’ятати, що перед виконанням команди Данные→Форма повинна бути виділена тільки одна комірка в списку, інакше у формі можуть з’явитися неправильні заголовки стовпців.

У Excelє команда текст по стовпцях, що дає можливість дуже просто створювати списки з даними, які містяться в текстових файлах. Також можна скористатися Майстром перетворень.

2 Обробка списків за допомогою форми даних

2.1 Вікно форми

Для спрощення введення та обробки інформації у списках вико­ристовується діалогове вікно форми даних.

Форма – це вбудований засіб для введення та обробки інформації в списку.

Уцьому вікні знаходять­ся кілька полів введення, назви яких відповідають заголовкам полів списку. Для введення вікна форми даних потрібно вибратиДанные→Форма. На екрані з'явиться вікно форми (рис. 9.3). У вікні форми даних можна вести пошук інформації, вводити нові записи в список, видаляти існуючі та редагувати записи.

У заголовку вікна форми виводиться ім'я робочого листа. У ві­кні форми вказана загальна кількість записів списку та номер по­точного запису. Для переходу від одного поля до іншого використо­вується клавіша Tab.

Рисунок 9.3 - Вікно форми

У формі можна змінювати значення комірок таблиці. Після натиснення кнопки Закрыть всі зміни будуть відо­бражені в електронній таблиці. Кнопка Удалить видаляє зі списку активний запис. Якщо потрібно вставити в список новий запис, то потрібно натиснути кнопку Добавить. Поля форми стануть порож­німи і в них можна буде вводити дані. Новий запис вставляється за допомогою форми даних лише в кінець списку. Якщо потріб­но вставити новий запис усередину списку, то це можна зробити лише безпосередньо на робочому листі без форми даних, вибравши Вставка→Строки.