3 Сортування списків

3.1 Поняття сортування

При сортуванні списків значення записів будуть виводитись у певному порядку відповідно до значень деяких полів.

Сортування – це процес упорядкування записів у базі даних.

Для сортування даних в Excel передбачений визначений порядок сортування.

Порядок сортування– спосіб зміни відносного положення даних, заснований на значенні або типі даних.

Дані можна сортувати за ал­фавітом, по зростанню/спаданню числового значення або дати.

Сортувати значення полів можна в порядку зростання чи спадан­ня (текстові значення сортуються в алфавітному порядку, числові від меншого до більшого або навпаки).

3.2 Порядок сортування

Для того щоб упорядкувати таблицю за значенням деякого поля або декількох стовпців, необхідно:

• Розташувати курсор миші в одній з комірок таблиці або виді­лити всю таблицю. Не можна виділяти частину таблиці. Тоді дані будуть впорядковані лише у виділеному діапазоні.

• Викликати меню Данные→Сортировка.

• Можна скористатися кнопкою абодля впорядкування даних в порядку зростання або спадання відповідно. Але при цьому необхідно, щоб курсор миші стояв у комірці того стовп­ця, по якому буде проведене сортування.

УвікніСортировка диапазона (рис. 9.4) необхідно вибрати поля, по яких буде проведене сортування, та встановити порядок сортування. Мож­на встановити сортування по одному, двох або трьох стовпцях.

Якщо необхідно провести сортування більше ніж по трьох стовп­цях, спочатку проводити сортування по четвертому стовпцю, а потім по перших трьох.

Рисунок 9.4 – Сортування

3.3 Порядок сортування користувача

Не завжди користувачів задовольняє існуючий порядок сорту­вання – за зростанням чи за спаданням. В Excel є можливість сорту­вання списку за спеціальним порядком, який називають порядком сортування користувача. Перед сортуванням потрібно спочатку ство­рити порядок сортування користувача.

Порядок сортування користувача– це сортування списку за спеціальним порядком.

Для цього потрібно вибрати Сервис→Параметры, вкладка Списки. В полі Списки вибрати пункт Новий список. У полі Элементы списка можна ввести елементи списку в потрібній послідовності, натискаючи після введення кожного з них клавішу Enter. По завер­шенні створення списку натискаємо кнопку Добавить.

Якщо в робочій книзі є вже набрані комірки, які можна викорис­тати для створення власного порядку сортування, то можна не наби­рати ці значення повторно, а використати вже сформований діапазон комірок. Для цього при створенні нового списку потрібно натиснути мишкою на кнопці Импорт... поряд з полем Импорт списка из ячеек, виділити на робочому листі комірки, вміст яких можна використати для створення власного порядку. Адреси комірок з'являться у вікні Параметры, після чого потрібно натиснути кнопку Импорт.

Після однієї з цих дій (після завдання власного списку сортуван­ня вручну або після вказування діапазону комірок із власним списком сортування) в переліку додаткових списків з'явиться новий список, і відповідно до порядку слідування значень в ньому можна буде про­водити сортування.

Для сортування списку за створеним порядком користувача у ві­кні Параметры сортировки, яке отримуємо після натискання на кнопку Параметры у вікні Сортировка диапазона в списку Сортировка по левому ключу потрібно вибрати список користувача для сор­тування даних, задати поле, по якому буде відбуватися сортування, і натиснути ОК для сортування даних.