Лекція 2

Тема. Аналіз даних. Використання сценаріїв

1. Аналіз даних в MS Excel

2. Сценарії

3. Приклад розрахунку внутрішньої швидкості обороту інвестицій

4. Можливі помилки при використанні функцій у формулах

Аналіз даних. Використання сценаріїв

Аналіз даних

Дані - відомості:- Отримані шляхом вимірювання, спостереження, логічних або арифметичних операцій; - Представлені у формі, придатній для постійного зберігання, передачі і (автоматизованій) обробки. В Excel тип даних - тип, значення зберігається в комірці. Коли дані вводяться на робочий аркуш, Excel автоматично аналізує їх визначає тип даних. Тип даних, який присвоюється комірці за замовчуванням, визначає спосіб аналізу даних, який можна застосовувати до даної осередку. Наприклад, у більшості інструментах аналізу даних використовуються саме числові значення. Якщо ви спробуєте ввести текстове значення, то програма відреагує повідомленням про помилку. Типи даних: 1. Текстовий 2. Числовий 3. Число 4. Числові символи 5. Дроби 6. Дата і час 7. Дати 8. Час 9. Формули Аналіз даних - область інформатики, що займається побудовою і дослідженням найбільш загальних математичних методів і обчислювальних алгоритмів отримання знань з експериментальних (в широкому сенсі) даних. Аналіз даних - порівняння різної інформації. Робота з таблицею не обмежується простим занесенням до неї даних. Важко уявити собі область, де б не був потрібний аналіз цих даних. Таблиці даних є частиною блоку завдань, який іноді називають інструментами аналізу «що-якщо». Таблиця даних являє собою діапазон комірок, що показує, як зміна певних значень у формулах впливає на результати цих формул. Таблиці надають спосіб швидкого обчислення кількох версій в рамках однієї операції, а також спосіб перегляду і порівняння результатів всіх різних варіантів на одному аркуші. Ms Excel представляє широкі можливості для проведення аналізу даних, що знаходяться в списку. До засобів аналізу відносяться:

• Обробка списку за допомогою різних формул і функцій;

• Побудова діаграм і використання карт Ms Excel;

• Перевірка даних робочих листів і робочих книг на наявність помилок;

• Структуризація робочих листів;

• Автоматичне підведення підсумків (включаючи Мстера часткових сум);

• Консолідація даних;

• Зведені таблиці; Спеціальні засоби аналізу вибіркових записів і даних - підбір параметра, пошук рішення, сценарії та ін

Сценарії Одне з головних переваг аналізу даних - пророкування майбутніх подій на основі сьогоднішньої інформації. Сценарії є частиною блоку завдань, який іноді називають інструментами аналізу «що-якщо". Сценарій - це набір значень, які в додатку Microsoft Office Excel зберігаються і можуть автоматично підставлятися в лист. Сценарії можна використовувати для прогнозу результатів моделей розрахунків листа. Існує можливість створити і зберегти в листі різні групи значень, а потім переключатися на будь-який з цих нових сценаріїв, щоб переглянути різні результати. Або можна створити кілька вхідних наборів даних (змінних клітинок) для будь-якої кількості змінних і присвоїти ім'я кожному набору. На ім'я обраного набору даних MS Excel сформує на робочому листі результати аналізу. Крім цього, диспетчер сценаріїв дозволяє створити підсумковий звіт за сценаріями, в якому відображаються результати підстановки різних комбінацій вхідних параметрів. При розробці сценарію дані на аркуші будуть змінюватися. З цієї причини перед початком роботи зі сценарієм доведеться створити сценарій, який зберігає початкові дані, або ж створити копію листа Excel. Всі сценарії створюються в діалоговому вікні Додавання сценарію. Перш за все необхідно вказати клітинки для відображення прогнозованих змін.Посилання на клітинки відокремлюються один від одного двокрапкою або крапкою з комою. Потім у діалоговому вікні Значення клітинок сценарію кожному осередку присвоюється нове значення. Ці значення використовуються при виконанні відповідного сценарію. Після вводу значення генерується сценарій. При виборі іншого сценарію, значення в осередках міняються так, як зазначено у сценарії. Для захисту сценарію використовуються прапорці, які виставляються в нижній частині діалогового вікна Додавання сценарію. Прапорець Заборонити зміни не дозволяє користувачам змінити сценарій. Якщо активізований прапорець Приховати, то користувачі не зможуть, відкривши лист, побачити сценарій. Ці опції застосовуються тільки тоді, коли встановлено захист аркуша. Якщо потрібно одночасно порівняти кілька сценаріїв, то можна створити Підсумковий звіт, клацнувши в діалоговому вікні по кнопці Звіт. У багатьох економічних задачах результат розрахунку залежить від декількох параметрів, якими можна управляти. Диспетчер сценаріїв відкривається командою Сервіс / Сценарії (рис. 1). У вікні диспетчера сценаріїв за допомогою відповідних кнопок можна додати новий сценарій, змінити, видалити або вивести існуючий, а також - об'єднати декілька різних сценаріїв і отримати підсумковий звіт за існуючими сценаріями.

Характерною рисою сучасності є стрімкий науково-технічний прогрес, що вимагає від менеджерів і бізнесменів значного підвищення відповідальності за якість прийняття рішень. Це основна причина, яка обумовлює необхідність наукового прийняття управлінських рішень. За допомогою цього продукту можна аналізувати великі масиви даних. В Excel можна використовувати більше 400 математичних, статистичних, фінансових та інших спеціалізованих функцій, пов'язувати різні таблиці між собою, вибирати довільні формати подання даних, створювати ієрархічні структури. Програма MS Excel, будучи лідером на ринку програм обробки електронних таблиць, визначає тенденції розвитку в цій області. Аж до версії 4.0 програма Excel представляла собою фактичний стандарт з точки зору функціональних можливостей і зручності роботи. Тепер на ринку з'явилися набагато більш нові версії, які містять багато покращень і приємних несподіванок. Можливі помилки при використанні функцій у формулах При роботі з електронними таблицями важливо не тільки вміти ними користуватися, але і не здійснювати поширених помилок. Дослідження показали, що більше половини людей, часто використовують Microsoft Excel у своїй діяльності, тримають на робочому столі звичайний калькулятор! Причина виявилася проста: щоб зробити операцію підсумовування двох або більше клітинок для отримання проміжного результату (а таку операцію, як показує практика, більшості людей доводиться виконувати досить часто), необхідно виконати дві зайвих дії. Знайти місце в поточній таблиці, де буде розташовуватися підсумкова сума, і активізувати операцію підсумовування, натиснувши кнопку S (сума). І лише після цього можна вибрати ті клітинки, значення яких передбачається підсумувати. В осередку Excel замість очікуваного обчисленого значення можна побачити ####### (решітки). Це лише ознака того, що ширина комірки недостатня для відображення отриманого числа. Наступні значення, звані константами помилок, Excel відображає у клітинках, що містять формули, у разі виникнення помилок при обчисленнях за цими формулами:

1. # ІМ'Я? - Неправильно введено ім'я функції або адреса клітинки.

2. # СПРАВ / 0! - Значення знаменника у формулі дорівнює нулю (розподіл на нуль).

3. # NUM! - Значення аргументу функції не відповідає допустимому. Наприклад, ln (0), ln (-2),.

4. # VALUE! - Параметри функції введені неправильно. Наприклад, замість діапазону комірок введено їх послідовне перерахування.

5. # ПОСИЛАННЯ! - Невірне посилання на клітинку.

Лабораторна робота № 1

Тема: Введення та редагування табличних даних у документі MS Excel

Питання для обговорення: вивчити елементи вікна табличного редактора MS Excel, навчитися створювати, зберігати документи у MS Excel.

Задачі:

1. навчитися створювати документи у MS Excel, вводити дані у комірки;

2. оволодіти способами форматування вмісту комірок;

3. освоїти способи переміщення табличного курсору у таблиці MS Excel;

4. оволодіти способами збереження файлів;

5. навчитися редагувати данні у комірках.