Друкування документів у Excel

Екранне представлення електронної таблиці в Excel значно відрізняється від того, котре вийшло б при виведенні даних на друк. Це пов'язано з тим, що єдиний робочий лист приходиться розбивати на фрагменти, розмір яких визначається форматом друкованого аркуша. Крім того, елементи оформлення робочого вікна програми: номера рядків і стовпців, умовні границі комірок — звичайно не відображаються при друкуванні.

Попередній перегляд. Перед друкуванням робочого листа варто перейти в режим попереднього перегляду (кнопка Попередній перегляд на стандартній панелі інструментів). Режим попереднього перегляду не допускає редагування документа, але дозволяє побачити його на екрані точно в такому вигляді, у якому він буде надрукований. Крім того, режим попереднього перегляду дозволяє змінити властивості друкованої сторінки і параметри друкування.

Керування в режимі попереднього перегляду здійснюється за допомогою кнопок, розташованих уздовж верхнього краю вікна. Кнопка Сторінка відкриває діалогове вікно Параметри сторінки, що слугує для завдання параметрів сторінки: орієнтації листа, масштабу сторінки (зміна масштабу дозволяє керувати числом друкованих сторінок, необхідних для документа), розмірами полів документа. Тут же можна задати верхні і нижні колонтитули для сторінки. На вкладці Лист включається або відключається друкування сітки і номерів рядків і стовпців, а також вибирається послідовність розбивки на сторінки робочого листа, що перевершує розміри друкованої сторінки як по довжині, так і по ширині.

Змінити величину полів сторінки, а також ширину комірок при друкуванні можна також безпосередньо в режимі попереднього перегляду, за допомогою кнопки Поля. При клацанні на цій кнопці на сторінці з'являються маркери, що вказують границі полів сторінки й комірок. Змінити положення цих границь можна методом перетягування.

Завершити роботу в режимі попереднього перегляду можна трьома способами, у залежності від того, що планується робити далі. Клацання по кнопці Закрити дозволяє повернутися до редагування документа. Клацання по кнопці Розмітка сторінки дозволяє повернутися до редагування документа, але в режимі розмітки сторінки. У цьому режимі документ відображається таким чином, щоб найбільше зручно показати не вміст комірок таблиці, а область друкування і границі сторінок документа. Переключення між режимом розмітки і звичайним режимом можна також здійснювати через меню Вид (команди Вид - Звичайний і Вид - Розмітка сторінки). Третій спосіб — почати друкування документа.

Друкування документа. Клацання по кнопці Друкування відкриває діалогове вікно Друкування, яке використовується для роздрукування документа (його можна відкрити і без попереднього перегляду — за допомогою команди Файл - Друкування). Це вікно містить стандартні засоби керування, які застосовуються для друкування документів у будь-яких додатках.

Вибір області друкування. Область друкування - це частина робочого листа, що повинна бути виведена на друк. За замовчуванням область друкування збігається з заповненою частиною робочого листа і являє собою прямокутник, що примикає до верхнього лівого кута робочого листа і охоплює усі заповнені комірки. Якщо частина даних не повинна виводитися на папір, область друкування можна задати вручну. Для цього треба виділити комірки, що повинні бути включені в область друкування, і дати команду Файл - Область друкування - Завдати. Якщо поточною є одна-єдина комірка, то програма припускає, що область друкування просто не виділена, і видає попереджуюче повідомлення.

Якщо область друкування задана, то програма відображає в режимі попереднього перегляду і роздруковує тільки її. Границі області друкування виділяються на робочому листі великим пунктиром (суцільною лінією в режимі розмітки). Для зміни області друкування можна задати нову область або за допомогою команди Файл - Область друкування - Забрати повернутися до параметрів, використовуваним за замовчуванням.

Границі окремих друкованих сторінок відображаються на робочому листі дрібним пунктиром. У деяких випадках потрібно, щоб визначені комірки розташовувалися разом на одній і тій же друкованій сторінці або, навпаки, поділ друкованих сторінок відбувався у визначеному місці робочого листа. Така можливість реалізується шляхом завдання границь друкованих сторінок вручну. Щоб уставити розрив сторінки, треба виділити поточну комірку, що буде розташовуватися в лівому верхньому куті друкованої сторінки, і дати команду Вставка - Розрив сторінки. Програма Excel вставить примусові розриви сторінки перед рядком і стовпцем, у яких розташовується дана комірка. Якщо обрана комірка знаходиться в першому рядку або стовпці А, то розрив сторінки задається тільки по одному напрямку.

Інтерфейс програми Microsoft Excel. Структура документа в Excel.

Елементи таблиці: стовпець, рядок, осередок, діапазон осередків.

Типи даних: текст, число, формула, функція.

Абсолютна і відносна адресація осередків.

Створення таблиць. Редагування вмісту осередків і структури таблиць. Операції: копіювання, перенос, виправлення, вставка, видалення, очищення.

Відображення таблиць за допомогою форматів (загальний, числовий, грошовий та процентний, дати і часу, вирівнювання, границі, заливання).

Застосування табличного процесора для автоматизації розрахунків, моделювання варіантів при зміні вихідних даних. Основні математичні, логічні та фінансові функції. Майстер функцій. Обчислення сум, середніх, мінімальних і максимальних значень.

Діаграми і графіки на основі табличних даних. Основні типи діаграм, координати, умовні позначки. Майстер діаграм. Автоматизація роботи на основі використання макросів.