4. Формули, функції, майстер функцій.

Обчислення у таблицях Excel здійснюється за допомогою формул. Формула може містити числові константи, посилання на комірки та функції Excel, які з'єднанні знаками математичних операцій. Дужки дозволяють змінювати стандартний порядок виконання дій.

Якщо комірка містить формулу, то у робочому листі відображається поточний результат обчислень цієї формули. Якщо зробити комірку поточною, то сама формула відображається у рядку формул.

Правило використання формул у програмі Excel полягає у тому, що, якщо значення комірки дійсно залежить від інших комірок таблиці, завжди слід використовувати формулу, навіть якщо операцію легко можна виконати усно. Це гарантує, що наступне редагування таблиці не порушить її цілісність та правильність обчислень.

Посилання на комірки.

Формула може містити посилання , тобто адреси комірок, міст яких використовується в обчисленнях. Це означає, що результат обчислення формули залежить від числа, яке знаходиться в іншій комірці. Комірка, яка містить формулу, таким чином є залежною. Значення, яке відображається у комірці з формулою, перераховується при змінюванні значення комірки, на яку вказує посилання.

Посилання на комірку можна задати різними способами.

1. Адресу комірки можна ввести вручну.

2. Другий спосіб полягає у клацанні на потрібній комірці чи виборі діапазону, адресу якого потрібно ввести. Комірка чи діапазон при цьому виділяється пунктирною рамкою.

Усі діалогові вікна програми Excel, які потребують зазначення номерів чи діапазонів комірок, містять кнопки, які приєднані до відповідних полів. При клацанні по такій кнопці діалогове вікно згортається до мінімального можливого розміру, що полегшує вибір потрібної комірки (діапазону) за допомогою клацання чи протягування.

Для редагування формули слід двічі клацнути на відповідній комірці. При цьому комірки (діапазони), від яких залежить значення формули, виділяються на робочому листі кольоровими рамками, а самі посилання відображаються у комірці і у рядку формул тим самим кольором. Це полегшує редагування та перевірку вірності формул.

Відносні та абсолютні посилання.

За умовчуванням, посилання на комірки у формулах розглядаються як відносні. Це означає, що при копіюванні формули адреси у посиланнях автоматично змінюються у відповідності з відносним розташуванням вихідної комірки та створюваної копії.

Нехай, наприклад, у комірці B2 є посилання на комірку А2. То при копіюванні формули у комірку В3 посилання буде вказувати на А3 і таке інше. Тобто у формулі буде вказуватися комірка, яка поруч з тією, у яку копіюється формула.

При абсолютній адресації адреси комірок при копіюванні не змінюються, так що комірка на яку вказує посилання, розглядається як нетаблична.

Для змінювання способу адресації необхідно:

1. Або на введеному адресі комірки натиснути кнопку F4.

2. Або при введені біля назви стовпця та номера рядка вказати знак долару.

Наприклад, при послідовному натискуванні клавіші F4 номер комірки А1 буде записуватися як А1, $A$1, A$1 та $A1. У двох останніх випадках один з компонентів номера комірки розглядається як абсолютний, а інший – як відносний. Така адресація називається змішаною.

Копіювання умісту комірок

1. Метод перетягування.

Для того щоб методом перетягування скопіювати чи перемістити поточну комірку (виділений діапазон) разом з умістом, слід навести вказівник миші на рамку поточної комірки (він прийме вигляд стрілки). Тепер комірку можна перемістити у будь-яке місце робочого листа (точка вставляння позначиться спливаючою підказкою). Якщо при такому перетаскуванні скористатися кнопкою Ctrl, то уміст комірки можна скопіювати у іншу.

Або для більш надійного контролю над цією операцією можна використати спеціальне перетягування за допомогою правої кнопки миші. У цьому випадку при відпусканні кнопки миші з’являється спеціальне меню, у якому можна вибрати конкретну виконувану операцію, а саме: перемістити, копіювати, копіювати тільки значення, копіювати тільки формати.

2. Використання буфера обміну.

Передача інформації через буфер обміну має у програмі Excel певні особливості, які пов’язані зі складністю контролю над цією операцією. Спочатку необхідно виділити копійований діапазон та дати команду на його розміщення у буфер обміну: Правка – Копіювати чи Правка – Вирізати. Вставляння даних у робочий лист можливе лише негайно після їх занесення у буфер обміну. Спроба виконати будь-яку іншу операцію призводить до відмінювання початого процесу копіювання чи переміщення. Однак втрати даних не відбувається, оскільки «вирізанні» дані видаляються з місця їх вихідного розміщення тільки у момент виконання вставляння.

Місце вставляння визначається шляхом зазначення комірки, яка відповідає верхньому лівому куту діапазону, який занесений у буфер обміну, чи шляхом виділення діапазону, який за розмірами у точності дорівнює копійованому (переміщуваному). Вставляння виконується командою Правка – Вставити. Для керування засобом вставляння можна використати команду Правка – Спеціальна вставка. У цьому випадку правила вставляння даних з буфера обміну задаються у діалоговому вікні, що відкривається. Це вікно дозволяє: вставити все, формули, значення, формати, примітки тощо.

Таким чином, при копіюванні комірок з формулами треба звертати увагу на вид адресації комірок: абсолютні посилання – це адреси комірок, які не змінюються при копіюванні та переміщенні формули та які містять вихідні дані. В якості ознаки абсолютного посилання в адресі використовується знак $. Розрізняють: 1) відносне посилання – А8; 2) абсолютне - $A$8; 3) змішане – A$8 чи $A8.

Використання стандартних функцій

Стандартні функції використовуються у програмі Excel тільки у формулах. Виклик функції полягає у зазначенні в формулі імені функції, після якого у дужках вказується список параметрів. Окремі параметри розділяються у списку крапкою з комою. У якості параметра може використовуватися число, адреса комірки чи будь-який вираз, для обчислення якого також можуть використовуватися функції.

Стандартних функцій є декілька категорій: математичні, статистичні (середнє значення, максимальне, мінімальне значення), логічні, фінансові, для роботи з текстами – текстові, для роботи з датами – дата та час тощо.

Функції можуть бути визначені над числами, адресами комірок, адресами (назвами) діапазонів і їхніми списками. Наприклад, так

=СУММ (А1; В6:С8; 20)

Оскільки суми обчислюють найчастіше, тому на стандартній панелі інструментів є кнопка Автосума . Нею користуються так: виокремлюють комірку під стовпцем чи праворуч від рядка з даними і клацають на кнопці Автосума – отримують потрібну суму (числових даних з відповідного стовпця чи рядка).

Функцію можна вводити у комірку за допомогою клавіатури, а можна за допомогою майстра функцій. Майстер функцій викликається командою меню ВставкаФункції або за допомогою кнопки . З’явиться діалогове вікно, в якому необхідно вибратифункцію, а потім натиснути кнопку Далі. Друге діалогове вікно (другий крок Майстра функцій) дозволяє задати аргументи обраної функції.

Розгалуження в електронних таблицях реалізують за допомогою функції ЕСЛИ, яка використовується у формулах і має таку структуру:

ЕСЛИ (<логическое выражение>; <выражение 1>; <выражение 2>).

Логічний вираз– це форма запису умови: простої або складеної.

Якщо умова істинна, то функція набуває значення першого виразу, інакше - другого.

Вираз 1 чи вираз 2 також може бути функцією ЕСЛИ – так утворюють вкладені розгалуження. Часто виразом 1 чи виразом 2 є лише адреса клітинки, яка містить деяке значення або конкретне число.

Простіумови записують як в алгоритмічних мовах – за допомогою операцій порівняння =, >, <, <=, >=, <>, визначених над виразами, наприклад, 7>5, A5<=20 тощо.

Складні умови записують за допомогою логічних функцій И(<условие 1>;<условие 2>; …) та ИЛИ(<условие 1>; <условие 2>, …).

Функція И істинна, якщо всі умови в її списку істинні.

Функція ИЛИ істинна, якщо хоч би одна умова в її списку істинна.

Наприклад, функція ЕСЛИ(ИЛИ(5>7; 5<7); 5; 7) отримує значення 5, а функція ЕСЛИ(И(5>7; 5<7;); 5; 7) – значення 7.

Функція ДАТА (2001; 2;18) повертає у комірку дату у вигляді 18.02.2001.

Як вже зазначалося, що у комірці з формулою відображається тільки результат обчислення формули, але можливо задати режим відображення формул у Excel, коли у комірках з формулами відображаються саме формули. Цей режим можна встановити за допомогою команди Сервіс – Параметри на вкладинці Вигляд та встановити галочку у Параметрах вікна навпроти слова формули.

Засоби структуризації і первинної обробки даних

Раніше уже відзначалося, що до принципових переваг електронних таблиць як форми організації даних відноситься гнучке сполучення можливостей, що дає прив'язка інформації до комірок таблиці, з волею прийняття рішень про те, яку саме комірку вибрати для розміщення інформації. Однак дана «воля» має і зворотну сторону: найчастіше за неї приходиться платити на подальших етапах роботи, коли виникають проблеми з виконанням тих або інших операцій по автоматизованій обробці даних. Не секрет, що логіка таких операцій припускає наявність твердо формалізованої структури у вихідної інформації. Одним зі способів рішення цієї проблеми в Excel є списки.

Список — це таблиця, яка міститься на робочому листі Excel, дані в рядках якої мають однорідну структуру, тобто в кожнім стовпці списку розташовуються дані одного типу (число, текст, дата і т.п.). Для найменування комірки, що відноситься до деякого рядка списку й утримуючі дані відповідного типу, використовується термін поле. Поля списку можуть мати імена, що повинні розташовуватися в першому рядку таблиці.

До традиційних задач первинної (попередньої) логічної обробки даних відносяться сортування і вибірка за заданим критерієм (фільтрація).

У Excel можливе сортування по одному або декільком ключовим полям, у тому числі з підведенням загальних підсумків і проміжних підсумків по групах записів. Для того щоб відсортувати дані, слід:

• виконати команду меню Дані - Сортування;

• у діалоговому вікні, що з'явилося, вибрати параметри сортування. З їхньою допомогою можна задати три рівні ключів, що будуть використовуватися при упорядкуванні даних, напрямку упорядкування для кожного рівня (зростання/спадання), а також указати наявність (відсутність) у полів списку імен.

Якщо з загального списку необхідно вибрати лише частину інформації, що відповідає деяким умовам, то варто провести фільтрацію даних. Для простих умов фільтрації часто буває досить засобів Автофільтру.

Обмежимося коротким описом послідовності дій:

1. Виділити всю область списку (включаючи заголовок).

2. Виконати команду меню Дані - Фільтр - Автофільтр, після чого в рядку заголовків з'являться кнопки зі списками значень, що розкриваються.

3. За допомогою елементів керування, що з'явилися, кнопок можуть бути задані стандартні критерії добору (Усі, Перші 10..., усі рядки з конкретним значенням).

Для добору рядків списку за складними критеріями, наприклад таким, котрі містять вираження, що обчислюються, а також для розміщення результатів фільтрації в довільному місці робочого листа служить команда меню Дані - Розширений фільтр.

Зведені таблиці — засіб обробки і представлення даних, що набагато перевершує по можливостях і зручності використання традиційні списки з проміжними підсумками. Це інтерактивна таблиця на робочому листі, що дозволяє підсумувати великі обсяги даних, вибравши підходящий метод обчислень (а не тільки підсумовування!). Для побудови зведеної таблиці використовуються запити до зовнішніх баз даних. Для цього застосовується техніка запитів за зразком, і в даному випадку списки обов'язково повинні містити імена полів у першому рядку.

Зведена таблиця створюється за допомогою Майстра зведених таблиць (команда меню Дані - Зведена таблиця...). Режим майстра складається з чотирьох послідовних етапів, у ході яких користувач у режимі діалогу задає параметри побудови зведеної таблиці:

1. перший і другий кроки — вибір джерела даних,

2. третій — створення макета зведеної таблиці визначення полів зведеної таблиці і їхньої орієнтації, вибір функції підсумовування (зведення) для полів даних;

3. четвертий — визначення розміщення зведеної таблиці.

Підсумки в таблицях. Підсумки підводять з метою визначення кращих, гірших, сумарних, середніх показників діяльності фірми в деяких країнах, містах, підрозділах тощо. Для цього спочатку рядки в таблиці сортують з метою групування (розташування поруч) даних, що стосуються кожної країни, міста чи підрозділу. Для отримання підсумків до впорядкованої таблиці застосовують команду Дані – Підсумки, де задають: 1) назву поля, що містить об’єкти, для яких створюють підсумки, наприклад, Країна; 2) операцію підсумовування і 3) назву поля, що містить дані, які підлягають підсумовуванню (наприклад, Всього або/і Березень). Операції підсумовування є різні: сума, максимум, мінімум, середнє значення, відхилення від норми тощо.