Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Управление организационными изменениями поведенческий и информационный аспекты. Монография
.pdf
После выполнения четвертого этапа вновь осуществляется проверка ра-
Общее
количество
документов
(элемент
матрицы С')
=
Общее
количество
документов
опорных пар
(элемент
матрицы А)
+
Общее количество
документов
присоединенного
к опорной паре
управленческого
решения (УР) (элемент
матрицы А')
-
Общее количество
одинаковых
документов
в опорной паре и
присоединенного УР
(элемент матрицы В')
венства выбранного числа пар (lв) и допустимого (lд).
Если lв < lд, то выбор опорных пар повторяется; выбор опорных пар за-
вершается, когда lв = lд.
На пятом этапе производится формирование матрицы соответствия
управленческих решений, выбранных опорных пар решений и документов. Такая матрица (назовем ее матрица А' ) получается путем присоединения к матрице А выбранных опорных пар и вычеркиваемых из нее управленческих решений, сгруппированных в опорные пары.
На шестом этапе строится матрица (В' ) совпадающих документов в не-
распределенных управленческих решениях и выбранных опорных парах.
На седьмом этапе строится матрица (С') суммарного количества докумен-
тов в опорных парах и присоединенному к ним управленческому решению. При
этом общее количество документов в опорной паре и присоединенном управленческом решении выбирается из матриц А', а количество одинаковых документов — из матрицы В'.
На восьмом этапе осуществляется присоединение одного управленческо-
го решения к каждой опорной паре. Для этого в матрице выбирается минимальный элемент, определяющий новый состав опорной группы; операция присоединения повторяется столько раз, сколько опорных пар выбрано на всех предшествующих этапах.
В том случае, если присоединение выбранного управленческого решения
к выбранным опорным парам однозначно не обосновано (например, минимальное количество разных документов одинаково в случае присоединения конкретного управленческого решения к выбранным опорным парам), для решения
этого вопроса необходимо обратиться к матрице соответствия опорных групп
документов и присоединить управленческое решение к группе, имеющей
меньшее количество разных документов.
111
На девятом этапе производится формирование матрицы соответствия
оставшихся нераспределенными управленческих решений и выбранных на
восьмом этапе новых опорных пар и осуществляется проверка числа распределенных управленческих решений (пр) и общего числа управленческих решений
N; если пр < N, то осуществляется возврат к шестому этапу и производится
дальнейшее распределение управленческих решений. Если пр = N, то опорная
группировка функциональных групп решений прекращается.
Распределение решений по уровням управления и выбор организационной структуры.
Разделение и кооперация управленческого труда способствует однозначному закреплению управленческих решений (процедур) за определенными
уровнями управления с учетом компетенции аппарата управления, т.е. обоснованному распределению ответственности по подготовке и утверждению управленческих решений, что (в конечном итоге) влияет на эффективность и результативность управленческого труда.
Целью распределения решений по уровням управления является такое
формирование групп решений на каждом уровне управления, при котором каждый сотрудник принимает решения, соответствующие своей компетенции, и
обеспечивает такой режим работы сотрудника, при котором все решения принимаются в требуемые сроки.
Для наглядного представления содержания и последовательности этапов
распределения решений по уровням управления на рис. 3.5 приведена блоксхема процесса. Ниже следует подробное описание этапов.
Блок 1. Выбор уровня управления. Выбираются все уровни управления,
число которых регламентировано вышестоящими организациями. Это, например, уровни директора, заместителей директора, начальников отделов и прочие
уровни, число которых определено заранее. В результате выполнения этапа составляется список уровней управления, в котором на первом месте стоит директор предприятия, далее — его заместители и прочие уровни в соответствии с
действующей иерархией, и допустимое количество должностей.
Распределение решений по уровням управления ведется последовательно,
начиная с высшего уровня управления.
Блок 2. Расчет загрузки выбранного уровня управления. Начинается с
определения уровня загрузки высшего уровня управления по формуле:
112
где ПРi — наименование процедуры, утверждаемой на выбранном уровне
Выбор уровня управления
Расчет полезного фонда времени
уровня управления
Расчет загрузки выдранного
уровня
Определение требуемого количества руководителей
Проверка соответствия расчетного (Cp)
и допустимого (Сд) количества руководителей
Ср соответ-
ствует Сд?
Да
Нет
Фиксация управленческих
решений на выбранном
уровне управления
Перераспределение
решений между
уровнями
Фиксация
оставшихся
управленчес-
ких решений
на выбранном уровне
управления
Закрепление управленческих решений в документации,
регламентирующей деятельность уровня управления
Все уровни
загружены?
Переход к следующему
уровню
Окончание расчетов
Распределение решений
Да
Нет
управления; Тi — трудоемкость акта принятия решения, определенная экспертным путем; ki — число реализаций процедуры в течение выбранного периода;
n — номер процедуры.
Рис. 3.5. Блок-схема последовательности этапов распределения решений
по уровням управления
113
Блок 3. Расчет полезного фонда времени уровня управления. Производит-
Ср
= Q =
Ф
п
Фп(1-𝞰)
ся по формуле:
где Фк — календарный фонд времени, мин; ŋ — коэффициент потерь времени,
связанных с выполнением прочих обязанностей, не учтенных действующими
процедурами принятия решения, ŋ = О÷1; Фп — полезный фонд времени, мин.
Блок 4. Определение требуемого количества руководителей на уровне
управления. Производится путем сопоставления загрузки уровня управления
(Q) и его полезного фонда времени по формуле:
Блок 5. Проверка соответствия расчетного и допустимого количества ру-
ководителей. Производится путем сопоставления расчетной величины количества руководителей (Ср) и допустимой величины (Сд), указанных в списке действующих должностей.
Блок 6. В зависимости от отношения Сд ≥ Ср или Сд < Ср выполняются
этапы, указанные в блоке 7 или 10.
Блок 7. Фиксация управленческих решений на выбранном уровне управления. Данный этап выполняется при наличии соотношения Ср ≤ Ся. В этом
случае за выбранным уровнем управления закрепляются все управленческие
решения, участвующие в расчетах на этапе 2.
Блок 8. Закрепление управленческих решений в документации, регламен-
тирующей деятельность уровня управления.
Блок 9. Переход к следующему уровню осуществляется, если не все уров-
ни загружены.
Блок 10. Перераспределение решений между уровнями управления. Про-
изводится при наличии соотношения Ср > Сд. В этом случае часть управленческих решений, которые, по мнению исследователя, могут приниматься на
уровне ниже (на уровне заместителя директора, например), из списка решений,
принимаемых на исследуемом уровне, вычеркивается, а с оставшимся списком
решений производятся повторные расчеты (выполняются блоки 10, 11 и далее
2, 4, 5) до получения соотношения Ср <. Сд.
114
Блок 11. Окончание расчетов, оформление таблицы, распределение
1. Выбор типовой схемы управления
2. Распределение решений по уровням управления
3. Расчет загрузки уровня управления
4. Выбор варианта структуры
5. Формирование схемы управления и состава подразделений
в пределах выбранной структуры
6. Корректировка и утверждение схемы управления
7. Проектирование процедур принятия решений в новой структуре
8. Разработка с корректировкой документации, регламентирующей
деятельность подразделении
9. Разработка с корректировкой положения об организации
решений.
Проектирование структуры управления для конкретной системы может
основываться на использовании типовых структур управления, в которых фиксированы количество и наименование уровней управления, численность и
наименования функциональных подразделений и т. д. Поэтому первостепенной
задачей проектирования структуры управления является научно обоснованный
выбор типовой схемы управления в качестве теоретической модели структуры.
В результате такого анализа выяснилось, что производственная система как
объект управления представляет собой сложную систему, которая нуждается в
четком и оперативном управлении в целях повышения эффективности функционирования, что долгое время с этой задачей вполне справлялась система
управления, в основе которой была линейно-функциональная структура.
Рис. 3.6. Алгоритм проектирования вариантов оргструктуры
115
Однако в настоящее время широкое распространение получает сочетание
программно-целевых и линейно-функциональных принципов в различных пропорциях в матричных структурах. Поэтому возможно формирование различных
вариантов оргструктуры с целью выбора наилучшего для конкретных условий.
Алгоритм проектирования вариантов оргструктуры с использованием расчетноаналитического метода приведен на рис. 3.6.
На первом этапе происходит выбор вида организационной структуры, которая является основой для выполнения последующих этапов. В качестве типовой первоначальной структуры управления целесообразно выбрать матричную,
так как она является наиболее универсальной, сочетает различные варианты
иерархической соподчиненности, может быть трансформирована в линейную,
линейно-функциональную и другие виды оргструктур.
Далее осуществляется распределение управленческих решений по уровням управления. При этом необходимо обеспечить такое распределение, при
котором в наибольшей степени достигается оперативность и гибкость управления, четкое распределение функций и ответственности в действиях взаимосвязанных подразделений с целью исключения их дублирования, параллелизма в
работе отдельных руководителей и исполнителей. Для этого необходимо выявить: а) решения, которые имеет право принимать только высший руководитель; б) решения, для реализации которых руководитель предоставляет часть
полномочий своим подчиненным, оставляя за собой право координации и контроля за их действиями; в) решения, которые целиком уполномочены принимать руководители более низших уровней. Распределение управленческих решений начинается с самого высшего уровня иерархии управления и выполняется для всех уровней, количество которых регламентировано.
На следующем шаге исследования осуществляется расчет загрузки уровня управления. Процесс управления основан на исследовании загрузки и пропускной способности выбранного объекта управления. Формирование структуры управления будет зависеть от того, насколько целесообразно присутствие в
ней функционального, тематического либо координирующего уровней. Целесообразность в данном случае определится степенью загрузки руководителя, принимающего решения.
Полученное число руководителей сравнивается с допустимым значением.
Если расчетное число руководителей равно либо больше допустимого значения, то это свидетельствует о том, что загрузка каждого руководителя находится в заданных пределах или завышена.
116
В любом случае здесь фиксируется уровень управления и, если загрузка
завышена, решается вопрос о формировании дополнительного подразделения
на данном уровне. Если же расчетная величина руководителей меньше допустимого значения, следовательно, степень загрузки чрезвычайно мала и не достигает даже минимальной границы установленного предела. В таком случае
правомерно говорить об исключении данного уровня путем либо передачи полномочий руководителю другого уровня, либо путем их объединения. Такое исследование загрузки проводится поэтапно на линейном, функциональном, тематическом и координирующем уровнях. Результаты исследования позволяют
судить о возможности проектирования варианта структуры.
Получаемое значение численности работников уровней по подразделениям и уровням структуры используется далее для проектирования процедур принятия решений, распределения процедур по исполнителю, что позволяет (в конечном итоге) разработать (или откорректировать) документы организационного регламентирования (положения о подразделениях управления, должностные
инструкции и т. п.).
Моделирование организационных процедур принятия решений.
Этап 1. Построение информационной модели процедуры. Для выполне-
ния первого этапа необходимы: перечень документов, действующих в процедуре; список исполнителей и руководителей, принимающих участие в подготовке
и принятии управленческого решения; описание стандартной информационной
модели и ее схемы, выбранной в качестве аналога для реализации процесса
подготовки и утверждения управленческого решения.
Построение информационной модели процедуры осуществляется в определенном порядке. Блок-схема процесса построения информационной модели
процедуры приведена на рис. 3.7.
117
1. Определение документов, необходимых для начала подготовки
управленческого решения, и источников их поступления
2. Определение результирующих документов, фиксирующих принятое решение,
и наименования адресатов направления этих документов
3. Изучение исходных данных с целью выбора типа стандартной информационной
модели реализации решении на заданном уровне
4. Определение соответствия функций руководителей и исполнителей при подготовке решения функциям блоков стандартной информационной модели
5. Определение документов, необходимых для подготовки решения на всех этапа,
регламентированных выбранным типом стандартной информационной модели
6. Построение информационной модели процедуры
Рис. 3.7. Блок-схема процесса построения информационной модели
Прежде всего, необходимо определить общие характеристики управленческого решения, такие, как точное наименование процедуры, количество
уровней принятия решений в процедуре, тип стандартной информационной модели, пригодной для реализации управленческого решения на каждом организационном уровне.
В соответствии со схемой, прежде всего, определяются документы, необходимые для начала подготовки управленческого решения, и источники их поступления (этап 1). Такими источниками могут быть либо другие подразделения, либо другие процедуры данного организационного подразделения.
На этапе 2 определяются результирующие документы, фиксирующие
принятое решение и наименования адресатов направления этих документов.
Такими адресатами могут быть либо другие подразделения, либо другие процедуры данного организационного подразделения.
Уточнение выбора типа стандартной информационной модели реализации решения производится на этапе 3. В качестве стандартной информационной модели реализации решения могут быть приняты модель с управлением на
уровне адаптации и разновидности моделей с управлением на уровне самоорганизации, описанные ранее.
118
Определение соответствия функций руководителей и исполнителей при
подготовке решения функциям блоков стандартной информационной модели
производится на этапе 4. Результаты этого этапа заносятся в табл. 6.5 соответствия функций исполнителей.
Системная характеристика процедуры принятия решения.
1. Наименования процедуры «Утверждение штатного расписания пред-
приятия».
2. Количество уровней принятия решений в процедуре.
3. Источник получения документов в процедуре.
4. Наименования адресата выходных документов.
5. Таблица соответствия (табл. 3.5).
Определение документов, необходимых для подготовки решения на этапах, регламентированных выбранным типом стандартной информационной модели, производится на этапе 5. Результаты этого этапа заносятся в таблицу соответствия. На заключительном этапе (6) строится информационная модель
процедуры.
Проиллюстрируем этапы построения информационной модели процедуры утверждения штатного расписания промышленного предприятия. Управленческое решение «Утверждение штатного расписания предприятия» готовится на трех уровнях управления — на уровне планового отдела, в бухгалтерии и
утверждается директором. Исполнителями работ являются: экономист планового отдела (1), начальник планового отдела ПО (2), бухгалтер (3), главный бухгалтер (4), заместитель директора по кадрам (5), директор (6).
Этап 1. Для подготовки штатного расписания требуются следующие до-
кументы: служебная записка (док. № 1), штатное расписание за прошлый год
(док. № 2), выписка из плана по труду (док. № 3), выписка со сметы расходов
(док. № 4), план по труду (док. № 5), смета расходов (док. № 6).
Итоговым документом процедуры является штатное расписание на плановый период (док. № 7).
Системная характеристика процедуры «Утверждение штатного расписания предприятия» приведена в табл. 3.5.
Этап заканчивается построением информационной модели процедуры.
119
Таблица 3.5
Номер этапа
Этап
подготовки
решений
Исполнители
Шифр
исполните-
ля
Шифр
документов,
необходи-
мых для
выполне-
ния этапа
Уровень
I
II
III
I
II
III I II
III
1
Прием
документов
Эконо-
мист
Бухгал-
тер
-
1 3 - 1 7
-
2
Подготовка
То же
То же
-
1 3 -
2,
3,
4
7,
5, 6 -
3
Согласование
Началь-
ник ПО
Бухгал-
тер,
главный
бухгал-
тер
-
2 4
1,
2,
3,
4,
7
7,
5, 6 -
4
Предваритель-
ное утверж-
дение
-
-
Замести-
тель ди-
ректора
- - 5 - - 7 5
Окончательное
утверждение
-
-
Директор
- - 6 - -
7
6
Проверка
и регистрация
Эконо-
мист
Бухгал-
тер
-
1 3 -
1,
2,
3,
4,
7
7,
5, 6 -
7
Отправление
То же
То же
-
- 3 - - 7
-
Правила работы процедуры разрабатываются с целью фиксирования порядка
работы блоков информационной модели процедуры. Правила работы процедуры записываются в алгоритмической форме в следующем виде:
ЛИ), затем (НАИМЕНОВАНИЕ КАНАЛА), (ШИФР ДОКУМЕНТА, следующего по каналу) или
Этап 2. Разработка правил работы информационной модели процедуры.
Если (НАИМЕНОВАНИЕ КАНАЛА), то (ОПЕРАТОР БЛОКА МОДЕ-
120
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]