Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Управление информационными ресурсами. Методическое пособие для бакалавров по специальности 6.030502 «Экономическая кибернетика»
.pdf
81
5) При регистрации входящих документов в позицию 5 последо-
вательно вносится результат распределения (например: 30.09.2011 директору) и перераспределения, т.е. резолюция руководителя. Записи
датируются. При регистрации внутренних документов указывают фамилии тех должностных лиц, кому даны поручения. (Информация из
текста документа).
6) В позиции 6 указывают срок (сроки) исполнения на основании
резолюции, анализа содержания (для входящих документов) или текста (для внутренних документов).
7) В позиции 7 последовательно отражается информация о дейст-
виях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса
(как оформленных документально, так и бездокументных), и номер
дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения соответствуют реквизиту.
8) Фонд №, Опись №, Дело № — позиции для фиксации отметок о
хранении исполненного документа.
3. Создать маршрутные схемы для каждого из типов документов:
1) Маршрут входящего документа (рис. 5.9).
С входными документами выполняют следующие операции:
– экспедиционное прорабатывание;
– регистрация;
– рассмотрение руководством и выдача резолюций;
– ознакомление в структурном подразделении и выполнение;
– контроль за выполнением, который включает постановку доку-
ментов на контроль;
– отслеживание поэтапного выполнения;
– формирование делопроизводственных отчетов для руководства;
Рис. 5.9. Маршрут входящего документа
82
– снятие выполненных документов с контроля.
2) Маршрут исходящего документа (рис. 5.10).
Рис. 5.10. Маршрут исходящего документа
Основные процедуры обработки исходящих документов:
разработка проекта документа в структурном подразделении;
согласование проекта документа в структурных подразделени-
ях организации;
утверждение документа руководством;
регистрация документа;
экспедиционное прорабатывание документа.
3) Маршрут внутреннего документа (рис. 5.11):
Рис. 5.11. Маршрут внутреннего документа
При создании внутренних документов выполняются такие опера-
ции:
83
– подготовка проекта внутреннего документа:
– обеспечение согласования документа;
– утверждение;
– регистрация;
– рассылка в подразделения;
– контроль выполнения документа.
Общая схема документооборота предприятия представлена на рис.
5.12.
Рис. 5.12. Общая схема документооборота предприятия
5.4.4. Практическая работа № 14. Создание и обработка документов в OPTiMA-WorkFlow
1. Для индивидуального предприятия в модуле «Клиент» в долж-
ности секретаря создать новые документы (по одному входящему, исходящему и внутреннему) на основании ранее построенных схем маршрутов. Образцы документов взять из папки УИР 14. Практика. Заполнить для каждого документа регистрационную карточку. Продумать необходимость вынесения резолюции.
2. Зайти в модуль «Клиент» под именами других пользователей
(участвующих в маршрутной схеме) и убедиться в поступлении уведомления о работе с документом в системе электронного документооборота.
84
5.4.5. Практическая работа № 15. Работа с меню Схема процесса модуля «Диспетчер процессов» в OPTiMA-WorkFlow
I. Знакомство с интерфейсом модуля «Диспетчер процессов».
1. Запустить модуль «Диспетчер процессов» (работать в приложе-
нии «Диспетчер техпроцессов» могут только те пользователи, которые
имеют на это соответствующие права).
Основными элементами главного окна приложения являются:
Главное меню приложения;
Настраиваемая панель инструментов;
Опись схем и техпроцессов (слева) – если перед наименовани-
ем маршрутной схемы отсутствует значок «+», по данной схеме еще
не было запущено ни одного техпроцесса;
Рабочая область приложения (справа);
Строка статуса (внизу).
Главное меню состоит из семи пунктов: Работа, Анализ процесса,
Схема процесса, Документы, Вид, Окно, Справка.
2. Меню Работа – обеспечивает доступ к следующим режимам ра-
боты приложения:
Календарь рабочих дней... – создание и ведение календаря ра-
бочих дней;
Отчёты – работа с описью системных отчётов (отчеты форми-
руются внешним приложением Crystal Reports Designer 9.0);
Запрос по образцу – поиск документов по значениям полей их
регистрационных карточек;
Регистрация – смена рабочей базы данных;
Выход – выход из приложения.
3. Меню Анализ процесса – позволяет оценить ход и степень вы-
полнения технологического процесса по конкретной маршрутной схеме:
Схема – просмотр маршрутной схемы, по которой выполняется
тот или иной техпроцесс;
Этапы обработки - просмотр перечня этапов обработки, вхо-
дящих в состав того или иного технологического процесса;
Ход процесса – построение диаграммы хода процесса;
Документы – просмотр всех документов, относящихся к како-
му-либо технологическому процессу;
Экспорт в MS Project – экспорт результатов выполнения тех-
нологического процесса в формат MS Project;
85
Обновить – обновление информации о ходе технологических
процессов.
4. Меню Схема процесса – позволяет проанализировать движение
документов по технологической схеме обработки:
Критический путь – определение самого продолжительного
пути между документами по маршрутной схеме;
Вероятное время поступления – определение вероятного вре-
мени поступления документа на этап;
Этап обработки - просмотр перечня документов, обрабатывае-
мых на этапе вероятного времени их поступления и свойств самого
этапа.
5. Меню Документы позволяет просматривать регистрационную
карточку документа и построить историю документа – хронологическое дерево истории обработки документа.
6. Меню Вид позволяет осуществлять настройки отражения маршрутных схем и технологических процессов в описи:
Фильтр – настройка пользовательских фильтров;
Сортировка техпроцессов – сортировка технологических про-
цессов по названию или по времени создания;
Отстающие техпроцессы - настройка описи схем и техпроцес-
сов для отображения только отстающих техпроцессов;
Цвета – изменение цветов элементов рабочей области окна;
Шрифт – выбор шрифта в рабочей области окна и установка
его параметров;
Ортогональные линии – изменение представления связующих
линий в окне со схемой;
По умолчанию – восстановление настроек по умолчанию;
Обновить – обновление информации о ходе технологических
процессов.
7. Меню Окно позволяет управлять окнами, открытыми в рабочей
области главного окна.
8. Меню Справка активирует стандартную справочную систему.
II. Работа с модулем «Диспетчер процессов».
1. В приложении «Диспетчер процессов» провести разные способы
настройки описи схем и техпроцессов:
– отражать только отстающие технологические процессы – Вид →
Отстающие технологические процессы;
– отменить настройку выше, повторно выбрав соответствующий
пункт меню;
86
– для упорядочения техпроцессов меню Вид выбрать команду
Сортировка техпроцессов и затем выбрать порядок сортировки: По
времени создания и По названию.
2. В рабочей области приложения размещаются все окна, открываемые при работе. Для переключения между открытыми окнами
пользователь может воспользоваться списком открытых окон, находящимся в меню Окно, или воспользоваться стандартной комбинацией
клавиш Ctrl+TAB.
3. Настройка Календаря рабочих дней.
Время обработки входящих версий объектов отсчитывается в системе по абсолютной временной шкале. В связи с этим возникает задача синхронизации этого времени с реальным временем работы персонала, длительностью рабочего дня, с наличием сокращённых рабочих
дней или выходных и т.д. Для решения этой задачи в системе предусмотрен режим формирования Календаря рабочих дней:
1) выполнить команду Календарь рабочих дней в меню Работа.
При первом запуске режима в рабочем окне приложения выводится текущая дата, месяц, год, а также сообщение о том, что календарь
на выбранный (текущий) месяц не сформирован (рис. 5.13);
Рис. 5.13. Календарь
2) открыть вкладку Настройка, нажать кнопку Вызов Мастера, за-
пустится мастер формирования шаблона рабочей недели;
3) задать на свое усмотрение (учитывая специфику вашего пред-
87
приятия) следующие параметры шаблона:
длительность рабочей недели (предлагается 3 варианта: 5
дней, 6 дней или другая);
начало и длительность рабочего дня;
выходные дни недели;
информацию о наличии нестандартных дней в рабочей не-
деле (задать 1 неполный рабочий день);
начало и длительность нестандартных дней;
какие дни рабочей недели нестандартные (рис. 5.14).
Рис. 5.14. Шаблон рабочей недели
4) эти данные используются для формирования шаблона рабочей
недели, на основании которого затем производится непосредственно
«разметка» календаря – вкладка Разметка – указать свой период разметки и нажать кнопку Разметить;
5) информация о рабочих, праздничных и нерабочих днях форми-
руется на вкладке Календарь – для этого нужно выбрать необходимую
дату (например, 22 апреля 2010) и нажать на один из маркеров: рабочий, нестандартный, выходной, другой;
Самостоятельно задать для разных дат все четыре типа дней.
88
6) закрыть Календарь рабочих дней;
4. Создание Запроса по образцу– поиск документов по значениям
полей их регистрационных карточек.
Необходимым условием для организации поиска документов и их
версий в режиме Запрос по образцу является наличие запроса, на основании которого будет производиться поиск. Пользователь может
выбрать запрос из описи уже существующих или сформировать новый.
1) выполнить команду Запрос по образцу в меню Работа.
В левой части окна режима – опись регистрационных карточек
системы (распределённых по типам карточек или по категориям документов). В правой – кнопки, с помощью которых добавляются новые
запросы, редактируются и удаляются уже существующие.
2) создать три типа запросов (для каждой из категорий по одному),
используя кнопку Добавить запрос (рис. 5.15).
Рис. 5.15. Запросы по образцу
5. Работа с меню Документы позволяет просматривать регистрационную карточку документа и построить историю документа – хронологическое дерево истории обработки документа.
Просмотреть регистрационную карточку и историю доступных для
вашего предприятия документов.
6. Изменение цветовой схемы рабочего окна и элементов мар-
89
шрутной схемы с использованием меню Вид.
Модуль «Диспетчер процессов» обладает гибкой системой настро-
ек, позволяющих изменять цветовую схему рабочего окна и элементов
маршрутной схемы, тип, начертание, размер шрифта в названиях этапов, а также формат связующих линий в маршрутной схеме.
1) изменение цветовой гаммы элементов маршрутной схемы: меню
Вид команда Цвета – самостоятельно измените цвет всех элементов;
2) изменение параметров шрифта: меню Вид команда Шрифт – са-
мостоятельно измените шрифт;
3) изменение формата связующих линий: меню Вид команда Орто-
гональные линии – проследите произошедшие изменения с маршрутной схемой.
5.4.6. Практическая работа № 16. Контроль за технологиче-
скими процессами в модуле «Диспетчер процессов» OPTiMA-
WorkFlow
1. Просмотр маршрутной схемы.
Для просмотра маршрутной схемы, по которой выполняется тот
или иной техпроцесс, необходимо дважды щелкнуть по этому процессу или в меню Анализ процесса выбрать соответствующую команду.
В правой части окна появляется маршрутная схема выбранного
процесса, отражающая этапы и взаимосвязи между ними (работы).
Каждый этап схемы отображается в виде прямоугольника, содержащего наименование этапа и его номер. Помимо этого, каждый этап содержит информацию о находящихся на данном этапе обработки версиях документов. О наличии на этапе неактуальных версий свидетельствует значок руки с крандашом, актуальных версий значок красный
флажок, а их отсутствие свидетельствует о том, что никакие версии
документов на данном этапе не создавались и в обработку не поступали.
Технологические процессы, созданные в рамках свободной маршрутизации, не могут быть отражены в рабочей области, так как не
существует возможности представить их в виде чётко определённой и
структурированной схемы.
Открыв для просмотра маршрутную схему, пользователь получает
возможность просмотра свойств этапов схемы, документов, обрабатываемых на этапе; возможность определения вероятного времени поступления документа на этап (рис. 5.16).
90
Рис. 5.16. Просмотр маршрутной схемы
2. Просмотр свойств этапа.
1) Для просмотра свойств этапа открытой в рабочем окне мар-
шрутной схемы выбрать следующую последовательность команд:
Схема процесса → Этап обработки → Свойства.
Свойствами этапа являются:
– название технологического этапа обработки документа;
– место обработки и хранения документов;
– инструкция исполнителю;
– категория создаваемого документа (для стартовых этапов) (рис.
5.17).
Рис. 5.17. Свойства этапа обработки
2) Если выбранный этап не является конечным, то в правом ниж-
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]